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Ventajas del archivado electrónico

Todos los beneficios que un archivado electrónico ofrece

Ventajas del archivado electrónico:

  • Acceso rápido y desde diferentes lugares y terminales
  • Almacenamiento seguro de la información de acuerdo a las garantías técnicas vigentes
  • trazabilidad garantizada gracias a la protocolización de cada una de las instancias y procesos
  • Derechos de acceso de acuerdo a las áreas de trabajo y tipo de documentos

 

El archivado electrónico en resumen

En un archivo electrónico los documentos son almacenados de manera segura de acuerdo a las garantías técnicas y de trazabilidad, quedando a disposición del usuario de manera permanente e inalterable.  Con tan sólo un clic usted puede acceder a documentos digitales en cuestión de segundos independientemente de su ubicación. Tiempos de acceso más rápidos y la posibilidad de almacenar los documentos cumpliendo con los plazos de trazabilidad de manera más ecológica, hacen del archivo electrónico una pieza fundamental para cualquier empresa.

Las ventajas principales del archivado electrónico

Además de documentos digitales ya existentes que ingresen por medio de e-mails o que sean creados desde un principio en este formato, también pueden archivarse de manera electrónica archivos en formato papel digitalizándolos por medio de un escáner de buen desempeño y calidad.   El traspaso al archivo electrónico se realiza independientemente del tamaño y del número de los diferentes tipos de documentos, donde toda la información quedará a disposición del usuario de manera permanente en formato digital. Las ventajas principales del archivado electrónico son:

  • Almacenamiento seguro de documentos de acuerdo a las garantías técnicas vigentes
  • Acceso rápido a la información
  • Solución a los datos redundantes y duplicados
  • Base de datos más transparente y centralizada
  • Trazabilidad de cada detalle de la gestión
  • Ahorro en los costos y lugares de almacenamiento

Almacenamiento seguro de documentos de acuerdo a las garantías técnicas vigentes

Los archivos electrónicos de Doxis4 cumplen con cada uno de los requisitos para el almacenamiento de documentos de acuerdo a las garantías técnicas vigentes y su posterior búsqueda en la base de datos electrónica. A partir de su archivado en el archivo electrónico, los documentos quedan a disposición del usuario a largo plazo. Un sistema que almacene los documentos en un archivo electrónico de acuerdo a las garantías técnicas y de trazabilidad vigentes, debe cumplir con varios requisitos, entre ellos, que la información sea encontrada rápidamente, que se puedan rastrear cada uno de los pasos de la gestión y administración de los documentos desde el momento de su ingreso al sistema, y que los mismos permanezcan inalterables y no puedan ser corrompidos y/o falsificados. Todo esto forma una parte importante de la compliance del sistema informativo de la empresa.

Acceso rápido a la información

Según un estudio de la Corporación de análisis de mercado IDC, los trabajadores dedican en promedio 42 por ciento de sus horas laborales a la administración y procesamiento de documentos. Un archivo digital ofrece a sus usuarios múltiples posibilidades de búsqueda de documentos, combinados con una disminución en los tiempos de acceso a la información, facilitando así su trabajo en relación al manejo y uso de datos. Esto se traduce en un aumento de la productividad en cada área y/ sector en el largo plazo, ya que la transferencia de información, los procesos de trabajo y los proyectos individuales y grupales se encuentran centralizados en este archivo. Asimismo, el acceso a documentos que resulten necesarios puede realizarse en cuestión de minutos, independientemente del horario y del lugar.

Solución a los datos redundantes y duplicados

Tanto las múltiples copias de un mismo documento para diferentes usuarios, así como también las diferentes versiones del mismo constituyen, gracias al uso de un archivo digital, problemas del pasado. El almacenamiento de un documento único en el archivo electrónico impide que múltiples versiones de un archivo sean guardadas en diferentes bases de datos de manera desordenada e ineficiente, contribuyendo así a la desaparición de documentos o archivos duplicados. Gracias a una función de gestión de versiones, los usuarios pueden acceder de forma automática siempre a la última versión, independientemente de la cantidad de veces que el documento haya sido editado.

Base de datos más transparente y centralizada

Todos los documentos archivados electrónicamente son almacenados de manera centralizada y quedan a disposición de los trabajadores del conocimiento a todo momento, convirtiéndose en su base de datos informativa. Todos los documentos pueden clasificarse según sus metadatos en diferentes grupos, teniendo en cuenta el tipo de documento, su pertenencia, y la fecha de emisión o ingreso al sistema. Estos datos son tomados posteriormente como criterios de búsqueda a fin de facilitar el trabajo con los documentos y archivos. Gracias a que los datos pueden ser estructurados de manera clara en actas electrónicas, el archivo digital se presenta como una base de datos estructurada, ordenada y transparente.

Trazabilidad de cada detalle de la gestión

La protocolización de cada uno de los procesos garantiza la trazabilidad de los diferentes accesos, ediciones, agregados y cambios en los documentos archivados en la base de datos. El acceso a esta información resulta indispensable en casos en que los procedimientos deseen ser evaluados o en el marco de una auditoría.

Ahorro en los costos y lugares de almacenamiento

La centralización de la información en un archivo electrónico se traduce en un ahorro de espacio en las oficinas, archivos y depósitos. Asimismo, los materiales de oficina se reducen, a la vez que los tiempos y dificultades del procesamiento de archivos en formato papel, generando una disminución de costos de alquiler, personal y materiales de oficina, entre otros.

Randstad Deutschland

Randstad, la empresa de selección de personal líder en Alemania, se ha decidido por el archivo Doxis4 para el archivado de sus más de 27 millones de documentos de personal desde el sistema SAP Folder Management.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive establece internacionalmente, tanto para DMS como para soluciones de archivado, una infraestructura de almacenamiento con una red internacional de alta disponibilidad, así como otras soluciones de SER para mejorar los procesos.

LBS

En el sistema Doxis4 de LBS ya se encuentran hoy en día 43 millones de documentos. 300 empleados de LBS trabajan con expedientes electrónicos como, p. ej., el expediente de ahorro para viviendas, de crédito y el jurídico.

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DER Touristik

Con ayuda de la solución de Doxis4, el grupo empresarial procesa automáticamente más de medio millón de facturas recibidas año tras año y archiva todos sus recibos con garantía de integridad en el archivo SER.

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

En Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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Stadtwerke Bielefeld

Como fundamento para un archivado de documentos unificado y estructurado, un acceso permanente y la mejora anhelada de los procesos, se introdujo el expediente electrónico de construcción (EBA).

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BAUHAUS AG

En 2007 BAUHAUS AG introdujo el expediente electrónico jurídico en el Departamento Jurídico. Hoy en día, el sistema de gestión de bufete basado en Doxis4 controla toda la comunicación dentro del Departamento Jurídico.

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Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe apuesta por Doxis4 como plataforma ECM para toda la empresa. El sistema Doxis4 de SER se ha desarrollado progresivamente durante los últimos 15 años.

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Mancomunidad de municipios Westfalia-Lippe

LWL apuesta por el ECM integrado de SER en todos sus departamentos. Se emplean expedientes electrónicos, archivado, comprobación de facturas y el manual KTQ.

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Los beneficios de Doxis4 como archivo electrónico

Los beneficios de Doxis4 como archivo electrónico

Múltiples posibilidades de búsqueda: Doxis4 garantiza con sus flexibles filtros, la combinación de metadatos como criterios de búsqueda y su función de búsqueda de texto completo, el acceso a cada uno de los archivos y búsqueda en tiempo real en cuestión de segundos desde cualquier lugar.

Transparencia en cada detalle: Trazabilidad de todos los documentos a partir de la protocolización de cada uno de los procedimientos y versiones de cada archivo.

Escalabilidad: Doxis4 se presenta como un software estándar escalable de manera flexible ya sea que se requiera debido al aumento de usuarios, volumen de información, etc. Las empresas pueden entonces variar y adecuar el uso de Doxis4 a sus necesidades corporativas presentes y futuras.

Versatilidad: Doxis4 gestiona y almacena diferentes tipos de información, ya se encuentren estos en formato digital o puedan ser transformados en tal, como por ejemplo, documentos, correos electrónico, imágenes, objetos multimedia y datos, entre otros.

Fiabilidad: Doxis4 no sólo es compatible con los sistemas de almacenamiento más conocidos y utilizados del mercado, sino que también reúne todos los datos y archivos en un sistema de almacenamiento único e integral. De esta manera, los archivos son almacenados de manera permanente e inalterable de acuerdo a las garantías técnicas y de trazabilidad vigentes.  

Uso óptimo de recursos: de acuerdo al ciclo de vida en que se encuentre cada documento de acuerdo al Lifecycle Management, los datos y documentos son trasladados de un sistema de almacenamiento a otro, con el objetivo de utilizar los recursos de manera óptima y más eficiente posible.

Eficiencia: Doxis4 ofrece la posibilidad de importar grandes bases de datos gracias a la función „File Import Service” (FIPS), sin por ello obstruir el funcionamiento de las demás herramientas del sistema.

Consolidación: Doxis4 ofrece la posibilidad de integrarse con sistemas y softwares de terceros como por ejemplo SAP, Share Point, Microsoft Exchange y Domino. Documentos provenientes de diferentes fuentes, son aunados con Doxis4 a fin de evitar el almacenamiento en base de datos diferentes.

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