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¿Qué es ECM (Enterprise Content Management) o gestión de contenido empresarial?

¿Qué es ECM?

Origen de la gestión de contenido empresarial

El término gestión de contenido empresarial (ECM – Enterprise content management – por sus siglas en inglés) surgió a finales de 1990 en Estados Unidos de los sistemas de gestión de documentos y archivos (DMS). Mientras que un DMS denota la gestión de documentos electrónicos en una base de datos, el ECM es más bien un concepto de gestión y estrategia, que engloba procesos, procedimientos, productos y soluciones en su totalidad.

Significado de ECM

Enterprise – aplicaciones para toda la organización
La letra „E“ de ECM proviene de „Enterprise“ y hace referencia a “empresarial”, abarcando todos los aspectos y departamentos de una organización independientemente de su tamaño o sector en el que se desarrolle. El ECM une el entorno corporativo y sus diferentes idiomas, interconecta las cooperaciones basadas en información y contribuye a la generación de un valor añadido a las actividades de la empresa. Trabajadores de diferentes áreas, socios y proveedores poseen acceso a los procesos empresariales, las tareas y la información más relevante desde diferentes lugares y localizaciones en el mundo.

Content (contenido) – información y todo tipo de formatos
“Content” se refiere a cualquier tipo de archivo multimedia y a los diferentes formatos y/o soportes de información como documentos, datos, tareas, procedimientos y procesos. El ECM abarca todos los datos, ya sean estos estructurados (como asientos contables) o desestructurados (documentos y correos electrónicos, por ejemplo). Independientemente de su fuente y formato, estos archivos son agrupados evitando redundancias y quedando a disposición del usuario a todas horas.

Management (gestión) – registrar, administrar, procesar, etc.
“Management” significa registrar todo tipo de información relevante, administrarla de manera estructurada en un contexto empresarial, procesarla, editarla y archivarla, cumpliendo con las garantías técnicas y de trazabilidad exigidas por la normativa vigente. El ECM importa todo tipo de datos e información en una sala digital de información o espacio digital de trabajo, y la pone a disposición en el contexto pertinente de manera consistente, fiable y segura. De esta manera, la información siempre se encuentra en el momento, lugar y en la calidad adecuados.

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Enterprise Content Management (ECM) pone a disposición la información pertinente en tiempo y forma a lo largo de los procesos administrativos y la cadena de valor.

¿Qué es ECM?

ECM - Conceptos principales

La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM por sus siglas en inglés), de la cual SER Solutions es miembro activo y forma parte de las más de 85.000 personas y entidades que adhieren a su comunidad, define 5 conceptos o categorías principales de gestión de contenido empresarial:

  • Capture (Captura): registro de información

    La gestión de contenido empresarial une el mundo digital con el analógico. Información y datos provenientes de diferentes canales (ya sea por fax, correo convencional o electrónico, EDI, PDF + XML / ZUGFeRD) pueden registrarse y administrarse en su totalidad sin problema alguno. Es así, como los períodos de espera y transporte de datos desaparecen y toda la información se encuentra a disposición de la empresa, libre de interferencias y directamente después de su recepción.

  • Manage (Gestión): procesamiento, edición y uso de información

    La gestión de contenido empresarial conecta la información con tareas, procedimientos y aplicaciones. Con un ECM las empresas “manejan” (crean, controlan, sincronizan y supervisan) toda la información relevante que queda a disposición de los procesos organizacionales sin interferencias para su debido procesamiento.

  • Store (Almacenaje): archivado de información

    Un ECM ofrece una fuente de información para toda la empresa. Todos los datos y archivos se encuentran disponibles para los diferentes niveles de la organización en un repositorio de contenido, posibilitando el acceso en todo momento y desde cualquier ubicación, de manera consistente, fiable y segura.

  • Preserve (Preservación): archivado de información y almacenaje a largo plazo de acuerdo a garantías técnicas y de trazabilidad

    La gestión de contenido empresarial almacena información por largos períodos de tiempo. Con un ECM las empresas pueden archivar toda la información que estén obligados a conservar, ya sea por motivos legales, internos de la organización o por conformidad con las garantías técnicas y de trazabilidad exigidas por la normativa de su actividad empresarial.

  • Deliver (Distribución): Facilitación de información y su suministro en los procesos empresariales

    La gestión de contenido empresarial se ocupa de ofrecer a las empresas la información correcta en el momento, lugar, contexto técnico y proceso empresarial adecuados. Los usuarios pueden acceder a información relevante y modificarla desde un vasto número de terminales como por ejemplo ordenadores de sobremesa o portátiles, tablets y Smartphones. Esto posibilita que usted, sus proveedores y sus clientes puedan trabajar contando con información al día.

Gestión de contenido empresarial: potencial de valor añadido para organizaciones

El ámbito de aplicación y el potencial de valor añadido de la gestión de contenido empresarial se puede describir a partir de las 5 “C”: Content (contenido), Compliance (cumplimiento o conformidad), Collaboration (colaboración), Consolidation (consolidación) y Continuity (continuidad)

Content – Contenido

La utilidad central de una solución moderna de ECM y BPM es el manejo eficaz y eficiente de toda la información organizacional relevante y su facilitación inmediata en los procesos de negocio de toda la empresa. Una vez que el contenido sea utilizado como conocimiento en los procesos empresariales, se contribuirá a alcanzar los objetivos de la empresa.

Compliance - Cumplimiento

El cumplimiento de los requerimientos a los que las empresas deben hacer frente a la hora de registrar documentos y comprobantes, son enormes y precisan de un sinnúmero de medidas organizadoras, procesales y tecnológicas. Una solución moderna de gestión de contenido empresarial y de gestión de procesos de negocio (ECM & BPM ) incluye la información y procesos de auditoría necesarios en la concepción, implementación e inspección de la información. Asimismo, estos sistemas contribuyen a que sus usuarios estén preparados y cuenten con comprobantes y la información necesaria demandada por terceros.

Collaboration - Colaboración

La gestión de contenido empresarial o ECM colabora con la cooperación y ofrece tanto a los empleados como a proveedores y socios externos una base informacional de uso conjunto. Una solución moderna de gestión de contenido empresarial y de gestión de procesos de negocio (ECM & BPM) en combinación con flujos de trabajo colaborativos, posibilita la edición y procesamiento en forma conjunta y controlada de toda las tareas e información relevante para los diferentes niveles de la organización.

Consolidation - Consolidación

El aumento año a año en la cantidad de aplicaciones para archivos como DMS, BPM, etc. exigen de las áreas de informática de las empresas cada vez más recursos y conocimientos especializados. Un sistema moderno ECM une la gestión de contenido empresarial, gestión de procesos de negocio, gestión adaptativa de casos y colaboración en una sola plataforma tecnológica. En combinación con un concepto de migración, posibilita la reducción de complejidad y la consolidación de sistemas de aplicaciones heterogéneos y de las versiones antiguas. De esta manera, las organizaciones ahorran gastos de mantenimiento y operacionales.

Continuity - Continuidad

Un ECM garantiza a largo plazo la seguridad del conocimiento de la organización. Con un moderno sistema de gestión de contenidos empresariales y de gestión de procesos de negocio es posible almacenar información estructurada o desestructurada conforme a las garantías técnicas y de trazabilidad. La información es captada durante todo su ciclo de vida y queda disponible a todo momento. Con ayuda de conceptos de autorización y de tecnologías de almacenamiento seguras que imposibilitan la modificación del documento, las empresas pueden protegerse de la pérdida de datos y cuentan con una protección contra el acceso no autorizado a la información.

ECM con Doxis4

ECM con Doxis4 permite que toda la información a nivel organizacional, independientemente de su fuente o formato, pueda en todo momento ser:

  • concebida
  • gestionada
  • editada
  • administrada
  • encontrada
  • almacenada
  • archivada conforme a garantías de trazabilidad
  • distribuida

 

ECM con Doxis4

Tecnología de gestión de contenido empresarial con Doxis4

Como moderna solución ECM y BPM, Doxis4 une capturas, archivado electrónico, sistemas de  gestión documental (DMS), actas electrónicas, procesos colaborativos, flujos de trabajo y gestión de procesos de negocios (BPM) modular, en una plataforma de gestión de contenido integral y orientada a servicios.

Archivado electrónico como parte de la gestión de contenido empresarial

Dentro de la gestión de contenido empresarial (ECM), el archivado electrónico representa la compleja memoria de la empresa, que tiene que estar preparada en todo momento a proporcionar los conocimientos requeridos en cuestión de segundos y en el formato y calidad adecuados. Las empresas pueden insertar en el archivo electrónico de Doxis4 no sólo toda la información que deba ser archivada de manera permanente, sino también otros datos o documentos que sólo sean necesarios de manera temporal para su edición o por un breve período de tiempo.

Gracias a la gestión automática de reglas de almacenaje y plazos de eliminación de documentos, las empresas cuentan con mayor espacio para el archivado, evitando así tener que deshacerse de comprobantes y datos que todavía sean necesarios.

Archivado electrónico como parte de la gestión de contenido empresarial

El beneficio de Doxis4 como archivo electrónico para su empresa

  • Protección y archivado a largo plazo de la información de la empresa
  • Desprendimiento de los caóticos directorios de datos y archivos
  • Gestión integral de información estructurada y desestructurada durante sus diferentes ciclos de vida
  • Detección rápida de la información por medio de diferentes métodos de búsqueda que exploran la base de datos en su totalidad
  • Cumplimiento de todos los requisitos legales y normativos a través de garantías técnicas y de trazabilidad (Certificación IDW PS 880 y GoBD)
ECM & DMS

DMS como parte de ECM

La gestión documental es una de las funciones principales de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM). Las funciones de gestión de documentos en Doxis4 posibilitan la edición y procesamiento de documentos durante todo su ciclo de vida conforme a las garantías técnicas y de trazabilidad. Algunas de sus funciones principales son las anotaciones, check-in y check out y la gestión de versiones.

El beneficio para las empresas de las funciones de gestión documental en Doxis4

  • Prevención de la existencia de archivos duplicados debido a la gestión de versiones y los diferentes ingresos y egresos (check in y check out) durante el trabajo con documentos.
  • Disminución en los plazos de espera y transporte de documentos
  • Disminución de los tiempos de búsqueda gracias a la función de Enterprise Search
  • Transparencia como resultado de la garantía de trazabilidad de documentos, que permite observar e identificar los cambios realizados en cada uno de los pasos del proceso de trabajo.

Gestión de procesos de negocio y Adaptive Case Management como parte de ECM

La gestión de contenido de negocio (ECM) engloba también a la gestión de procesos de negocio. Una solución de software moderna como lo es Doxis4, une ambas tecnologías en una plataforma conjunta, colaborando a que toda la información pertinente se encuentre a disposición durante el proceso de negocio.

Con Doxis4, todas las tareas y procedimientos de rutina pueden estandarizarse de manera flexible. Las empresas pueden proyectar sus diferentes procedimientos de trabajo, automatizarlos en su totalidad y/o combinarlos con algunos procesos más flexibles y adaptativos.

Manejo flexible y dinámico de transacciones

El Adaptive Case Management (ACM) considera posibles cambios durante los tiempos de procesamiento de un determinado caso (Case). Con Doxis4 , las empresas reciben una infraestructura flexible de gestión de casos adaptativos (Adaptive Case Management), con la cual estos casos pueden concluirse con mejores resultados y a la vez más eficientes. Asimismo, se pueden reglar y definir las diferentes actividades en el procesamiento de los casos, con la opción de agregar, de manera flexible, procesos de trabajo adicionales.

Con una solución moderna de ECM & BPM, las empresas obtienen mayor transparencia en sus procesos de trabajo y se aseguran que sus empleados cuenten con la información necesaria en todo momento.

 

ECM & Business Process Management

El Beneficio de ECM & BPM con Doxis4 para su empresa

  • Procesos adaptativos y normativos en una sola plataforma
  • Acceso a la información en toda la organización de acuerdo al contexto de procesamiento de caso.
  • Disponibilidad directa de información dentro de los procesos empresariales
  • Capacidad rápida de reacción ante cambios en los procesos
  • El conocimiento derivado de los procesos puede reproducirse y volver a utilizarse
Actas electrónicas como parate de ECM

Actas electrónicas como parate de ECM

Como parte de la gestión de contenido empresarial, las actas electrónicas posibilitan en Doxis4 el acceso a la información de manera eficiente y segura, desde diferente ubicaciones.  En cuanto a la seguridad y protección al acceso de documentos, las actas electrónicas son inigualables, ya que las empresas pueden definir con precisión quienes estarán autorizados a acceder a determinadas actas, procedimientos y documentos y quienes no. 

El beneficio de actas electrónicas en Doxis4 para las empresas:

  • Información completa y sin interferencias en contexto de proyectos y procesos de negocio.
  • Acceso global y desde diferentes ubicaciones a toda la información organizacional.
  • Trabajo conjunto de los procedimientos basándose en información actualizada
  • Transparencia y seguridad debido a trazabilidad y documentación de los diferentes procesos y etapas.

¿Tiene preguntas sobre ECM o Doxis4?

Con gusto lo asesoraremos personalmente acerca de estos temas. A través de nuestro formulario de contacto le enviaremos sin compromiso información sobre nuestros productos.

 

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