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Gestión documental

Administración efectiva de documentos

Gestión documental: definición

El término gestión de documentos o gestión documental se refiere a la administración, edición, organización, almacenamiento y archivado de documentos en una empresa u organización.

¿Qué significa exactamente el término “gestión de documentos“?

Se entiende por administración de documentos o gestión documental a todos aquellos procesos que contribuyan al manejo, administración, organización y almacenamiento de los mismos. En las empresas todos estos procesos de creación, gestión y archivado de documentos son llevados a cabo con la ayuda de sistemas especializados modernos de gestión documental (DMS) y de gestión de contenido empresarial (ECM).

Obstáculos en la administración de documentos

La gestión transparente y sin fallas de datos y documentos se presenta como uno de los desafíos operativos más grandes que tienen las empresas. Día a día las organizaciones se ven confrontadas con altos flujos de información que ingresan a través de diferentes canales como correo, e-mails, redes sociales, fax, etc. y en los más diversos formatos y soportes. Adicionalmente, las empresas también deben documentar grandes cantidades de documentos producidos de manera interna como resultado de los procedimientos y el trabajo propio de la organización. Estos documentos pueden diferenciarse en el soporte (digital o papel), el formato, la importancia de su contenido, así como en los requisitos con los que debe cumplir al ser gestionados por la empresa. Documentos como contratos, cartas de renuncias, facturas, etc. resultan importantes para los diferentes departamentos y su creación y almacenamiento deben ser documentados conforme lo indican las normativas vigentes conforme las garantías técnicas y de trazabilidad que apliquen.

Estos complicados e inevitables procesos resultan muchas veces ineficientes, y presentan algunas complicaciones. La existencia de varias versiones de diferentes archivos que se terminan extraviando en las grandes bases de datos haciendo muchas veces imposible encontrarlos a tiempo, les cuestan a las empresas tiempo y dinero. Conforme un estudio de la Corporación de análisis de mercado IDC estas complicaciones afectan de manera negativa no sólo a la productividad y la actividad de la empresa, sino que también se ven reflejados en los índices de conformidad de clientes y los empleados.

Gestión de documentos con sistemas DMS y ECM

Mediante la función de un moderno sistema de gestión documental (DMS) como parte de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM), los documentos son administrados de manera estructurada, eficiente y conforme a la normativa vigente. Estos programas profesionales ofrecen funciones para la modificación, gestión, organización y archivado de cada documento. Los beneficios que aportan para las empresas son siguientes múltiples y variados:

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Beneficios de un sistema de gestión documental

Mayor capacidad informativa

Incluso en grandes bancos de información, los documentos o partes de ellos pueden encontrarse con la ayuda de una potente función de búsqueda dentro del sistema de gestión documental. Es así como los usuarios pueden encontrar la información necesaria y datos certeros en cuestión de segundos.

Sin copias innecesarias

Versiones repetidas e innecesarias de documentos según los diferentes sectores y departamentos de la organización, desaparecen con el uso e implementación de un sistema de gestión documental (DMS). Cada documento generado queda archivado de manera automática en el sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) para poder ser visto y utilizado por otros miembros autorizados que formen parte del proyecto. De esta manera, la transmisión y envío de documentos a través de correo electrónico resulta superflua y puede ser fácilmente reemplazada.

Cumplimiento con las normas de compliance y trazabilidad

Las garantías técnicas y de trazabilidad a las que la mayoría de las empresas normalmente adhieren, vienen acompañadas de un sinfín de requisitos que estas deben cumplir. Parte de estos requerimientos es la conservación de documentos por largos períodos de tiempo y en formatos específicos, algo fácilmente aplicable con la ayuda de un sistema de gestión documental.

Espacio para el trabajo en equipo

Los documentos se pueden gestionar y compartir con otros usuarios y departamentos de la empresa independientemente del lugar de acceso. El trabajo en equipo se ve así simplificado, ya que todos los implicados cuentan con la información necesaria actualizada, evitando problemas de distribución y versionado.

Automatización de los procesos

Procesos administrativos como el almacenamiento y distribución de algunos documentos, gestión de facturas y recibos, etc., pueden automatizarse fácilmente con un sistema de gestión documental como Doxis4.

Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

En Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive establece internacionalmente, tanto para DMS como para soluciones de archivado, una infraestructura de almacenamiento con una red internacional de alta disponibilidad, así como otras soluciones de SER para mejorar los procesos.

ikw

ikw introdujo un desarrollo de procesos con acceso a los documentos para todas las sedes de la empresa con la finalidad de colaborar con un gran cliente. Aquí entran en acción Doxis4 BPM y el expediente electrónico de deudor.

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Gestión de documentos con Doxis4

Gestión de documentos con Doxis4

Las ventajas del uso de un programa de gestión documental integrado al sistema de gestión de contenido empresarial se hacen visibles desde el momento en que se crea un documento. Los datos y documentos pueden ser extraídos directamente desde cualquiera de las aplicaciones de Microsoft Office, resultando este uno de los primeros beneficios: los archivos pueden ser almacenados en Doxis4 independientemente de su formato y/o programa de creación, y en versiones finales que no puedan ser modificadas (PDF; TIFF, etc.). Asimismo, se puede establecer que algunos documentos sirvan como plantillas para la creación y reproducción de documentos futuros. 

Copia de documentos en diversas versiones se vuelve innecesaria

La función de gestión de versiones de Doxis4 sabe diferenciar entre la versión principal y las versiones de trabajo de un documento. De esta manera, el usuario siempre encuentra a su disposición la última versión del archivo, aunque también tiene la posibilidad de acceder y volver a variantes anteriores del documento. De esta manera, los archivos que se encuentren siendo modificados por algún usuario, lejos de permanecer bloqueados para el resto de los miembros del equipo, están disponibles para su lectura. Tantos los cambios que se realicen en un documento como los datos del usuario, serán guardados y podrán encontrarse en el historial de búsqueda. De esta manera, se evita la producción de copias y versiones poco claras e innecesarias.

Colaboraciones y trabajo en equipo posible desde diferentes lugares y puntos de acceso

Mediante la creación de una sala de proyectos virtual los usuarios pueden acceder, modificar y compartir documentos, independientemente del lugar de acceso. Doxis4 ofrece la posibilidad de crear un acta de proyecto temporaria, a través de la cual diferentes documentos, archivos y procesos pueden ser vistos, modificados y gestionados por usuarios habilitados. Mediante funciones de aviso y notificaciones, los diferentes miembros de un equipo son informados por correo electrónico en cuanto nuevas versiones de un documento se encuentren disponibles, procurando así que todos los implicados estén al tanto de los avances del proyecto. Tras su finalización, los archivos son almacenados en sus versiones finales en formatos inalterables (PDF, TIFF, etc.).

Gestión eficiente de documentos

En combinación con el archivo electrónico, Doxis4 cubre por completo el ciclo de vida de la gestión documental: desde su creación, edición y versionado hasta su finalización y archivado conforme a las garantías técnicas y de trazabilidad. La información queda estructurada en actas electrónicas que sirven de base para la gestión de documentos y actas, aplicables en diferentes áreas y niveles de la organización. A través de la gestión de documentos con Doxis4 las empresas reciben los siguientes beneficios:

  • Acceso a documentos, actas y procesos a toda hora y desde cualquier lugar
  • Gestión documental sin fallas independientemente de su formato y soporte
  • Acceso desde cuentas de Windows online y/o móvil
  • Integración con aplicaciones de Microsoft Office
  • Creación de documentos ágil y rápida gracias a la función de administración e implementación de plantillas
  • Documentación minuciosa de todos los procesos de trabajo gracias a la gestión de versiones
  • Espacios de trabajo conjunto
  • Derechos de acceso definibles y diferenciales
  • Notificaciones automáticas sobre nuevas modificaciones y avances en los proyectos
  • Archivado seguro de documentos
  • Documentos, actas y procesos se encuentran disponibles en el contexto adecuado
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