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Gestión de contenido empresarial

Gestión de contenido empresarial con Doxis4

Gestión de contenido empresarial con Doxis4

Todos las funciones y beneficios de un ECM se aúnan en softwares o programas creados para facilitar el flujo de documentos e información (se encuentren estos en formato digital o no), colaboraciones, trabajo en equipo y almacenamiento de diferentes tipos de datos conforme a las garantías técnicas y de trazabilidad del campo de trabajo de las diferentes empresas.

¿Cómo beneficia la introducción de un sistema de gestión de contenido empresarial a su empresa?

Para aquellas empresas u organizaciones que no estén muy familiarizadas con el uso de ordenadores en el trabajo diario, la introducción de un sistema de gestión de contenido empresarial puede parecer algo engorrosa y hasta prescindible. De la misma manera, otras empresas acostumbradas a trabajar de manera modular con diferentes programas y softwares para cada departamento o área, pueden pensar que la evaluación de los procesos de trabajo para la integración de un ECM de forma inteligente con el consiguiente entrenamiento y seminarios necesarios para que los empleados puedan usarlo de manera correcta y fluida, conllevaría altos costos en licencias informáticas y tiempo laboral.

Si bien esto puede ser considerado como una desventaja inicial o motivo de procrastinación, la introducción de un sistema de gestión de contenido empresarial ofrece demasiadas ventajas, que deben ser tomadas en cuenta, antes de descartar su uso. Mayor eficiencia en los procesos de trabajo, digitalización rápida de información de diferentes formatos, agilización en tiempos de búsqueda y revisión de documentos, base de datos y ficheros únicos, mayor trazabilidad en los procesos, colaboraciones y facilidad para que diferentes departamentos trabajen en un mismo proyecto, son sólo algunos de los beneficios que presentan estos sistemas.

¿Qué inconvenientes principales debe sortear una empresa para la integración de un ECM en los procesos de trabajo?

Como todo cambio en una organización, un sistema que integre y aúne la información, workflow y procesos de trabajo de una empresa, puede generar algunas reticencias a nivel interdepartamental, si los diferentes sectores de la organización no están acostumbrados a trabajar en conjunto con el resto. Este recelo inicial que pueda llegar a mostrarse en algunas empresas, puede ser contrarrestado al presentar los beneficios que la introducción de este sistema tendrá para cada miembro y sector de la organización.

Asimismo, un análisis costo-beneficio será de gran ayuda a la hora de convencer a los directivos de la implementación de un sistema de gestión de contenido empresarial inteligente e integral que abarque a todos los sectores de la empresa y aumente la productividad y eficiencia de los procesos de trabajo.

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Kurzdefinition

ECM (en inglés, Enterprise Content Management) es una disciplina conocida en español con el nombre de gestión de contenido empresarial. Esta disciplina resulta de suma importancia para todas aquellas organizaciones que trabajen con un gran volumen de datos y documentaciones en formato digital o que deseen ser digitalizadas.

Beneficios de la integración de ECM Doxis4 para su empresa

Beneficios de la integración de ECM Doxis4 para su empresa

Cumplimiento con las garantías técnicas y de trazabilidad

La utilización de un sistema de gestión de contenido empresarial ofrece una solución inteligente en cuanto al ingreso y procesamiento de información y documentos organizacionales. Las garantías técnicas a las que se encuentran sujetas las empresas son cada vez más exigentes y su implementación puede resultar muchas veces confusa para sus empleados.

ECM Doxis4 facilita la gestión de los documentos y actas electrónicas al acompañarlos en todo su ciclo de vida: desde su ingreso, captura y/o digitalización hasta su archivado por el período de tiempo requerido por la normativa vigente y su consiguiente destrucción, cuando estos caduquen. Asimismo, un sistema de gestión de contenidos empresariales protocola cada uno de los procesos, proveyendo la trazabilidad exigida por las autoridades de aplicación.

Procesos de trabajo dinámicos y flexibles

La aplicación de un sistema de gestión de contenido empresarial en conjunto con otras aplicaciones integradas en Doxis4, conlleva a una mejora y, de ser necesario, reestructuración de los procesos de trabajo, de manera flexible y dinámica. Es así, que el ECM puede ofrecer métodos de trabajo estructurados paso a paso, a la vez que procura un marco de flexibilidad para aquellos procesos no repetitivos y susceptibles de cambio.

Además, un ECM común e integrado al workflow de la totalidad de la empresa, facilita el trabajo en equipo y colaboraciones entre diferentes departamentos de la organización.

Información precisa, estructurada y organizada para toda la organización

Una de las funciones vitales de un ECM, es la gestión de la información, documentos y actas electrónicas de la organización. Gracias a un sistema de gestión de contenidos empresariales, las empresas pueden disponer de manera ágil e inteligente de su información. ECM Doxis4 no sólo almacena los documentos conforme a las garantías de trazabilidad, sino que estos se encuentran disponibles en un repositorio de contenidos, al que cada miembro de la empresa puede acceder. Asimismo, un sistema de permisos de acceso a documentos y actas otorga mayor seguridad y garantiza que la información más sensible sea accesible a sólo aquellos usuarios que estén autorizados.

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Ventajas de ECM Doxis4 para su organización

El sistema de gestión de contenido empresarial Doxis4 ofrece numerosas ventajas para su organización:

  • Integración de un sistema de gestión de contenido empresarial con otras aplicaciones como DMS (sistema de gestión documental), BPM (sistema de gestión de procesos de procesos de negocio) y la gestión adaptativa de casos (Adaptive Case Management), ofreciendo una solución integral para su empresa.
  • Mayor eficiencia en lo concerniente al ingreso, edición, gestión y trazabilidad de la información de relevancia para la empresa.
  • Mayor productividad en proyectos interdepartamentales y colaboraciones.
  • Gestión adaptativa de procesos de trabajo.
  • Información actualizada y accesible desde diferentes terminales para todos los miembros de la organización.
  • Administración inteligente de documentos para Microsoft Word, Excel y PowerPoint.
  • Ahorro de costes de almacenaje de información en servidores externos y en licencias de softwares que no ofrezcan una solución integral para toda la empresa.

¿Tiene preguntas sobre ECM o Doxis4?

Con gusto lo asesoraremos personalmente acerca de estos temas. A través de nuestro formulario de contacto le enviaremos sin compromiso información sobre nuestros productos.

 

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