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Una aplicación ECM precisa (la mía) para documentos, expedientes & instancias de procesos

El cliente universal ECM para puestos de trabajo con Windows
Doxis4 winCube

Para conseguir la aceptación y fomentar la productividad entre los usuarios, la ergonomía del software y su funcionalidad son imprescindibles. Dosix4 winCube aúna los conceptos más actuales del diseño GUI y se asienta sobre el principio de la facilidad de manejo. No es necesario que se adapte al software, Doxis4 hace lo que usted quiera. Los menús dependen del contexto facilitando enormemente la búsqueda de las funciones deseadas. Doxis4 sabe lo que se necesita en cada paso del trabajo y puede prever lo que desea hacer a continuación.

Doxis4 winCube es el cliente universal para Windows del paquete de Doxis4 iECM. Abarca la más diversas funciones para la información del día a día: desde el registro de documentos, expedientes e instancias de procesos, pasando por la indexación y el procesamiento, la búsqueda y la visualización, hasta el procesamiento de tareas y procesos. Gracias a las interfaces personalizadas siguiendo el conocido diseño de Microsoft Office, la variedad funcional junto con la comodidad del manejo individualizado distinguen a Doxis4 winCube como el cliente ergonómico ECM por excelencia para puestos de trabajo con Windows..

El fundamento del trabajo con Doxis4 winCube se sustenta sobre la potente infraestructura ECM del paquete de Doxis4 iECM con el repositorio central de contenido Doxis4. Junto con el cliente de Windows de Doxis4, están disponibles un cliente basado en web y uno móvil que pueden emplearse simultáneamente en una única solución. De tal forma que todos los empleados y los interlocutores externos, en caso de haberlos, pueden trabajar con la misma información actualizada y utilizar PC, portátil, tableta o teléfono inteligente dependiendo de la situación de trabajo.

Al desarrollar Doxis4 winCube, se ha dado especial importancia a un concepto de manejo moderno y, sobre todo, adaptable. Si está habituado a trabajar con Microsoft Office, se acostumbrará igual de rápido a la interfaz de Doxis4 winCube. Gracias a la cinta dependiente del contexto y a la barra de navegación diseñada al estilo de Outlook, el cliente ECM de SER se integra armoniosamente en el mundo de Microsoft Windows. Las interfaces de usuario se pueden adaptar tanto a las necesidades de la empresa como también a los requisitos de los usuarios, incluyendo sus favoritos, vistas y plantillas de búsqueda personalizados. De esa forma se pueden administrar y utilizar de manera eficaz documentos, expedientes e instancias de procesos en una interfaz de usuario unificada y actual. Las funciones se completan con plantillas de documentos, anotaciones y modo de trabajo fuera de línea, así como con las funciones integradas de escaneado, OCR y código de barras para el registro de puestos de trabajo.

Búsqueda & visualización

Con Doxis4 winCube los usuarios acceden a todos los recursos de información, teniendo siempre en cuenta los derechos de acceso. Las cómodas funciones de búsqueda como la búsqueda rápida, búsqueda de índices y búsqueda inteligente de texto completo, así como la navegación jerárquica para expedientes, hacen que la información necesaria pueda encontrarse con rapidez y precisión.

El visor integrado muestra más de 300 formatos de archivo diferentes aunque no esté instalada la respectiva aplicación.

Archivado, procesamiento & workflows

Con el cliente universal para Windows del paquete de Doxis4 iECM, los usuarios pueden archivar documentos, así como encontrar y procesar documentos, expedientes, instancias de procesos y tareas con un único cliente. De tal forma que con Doxis4 winCube se puede realizar el checkin o checkout de los llamados documentos "vivos", crear versiones de trabajo, añadir diversas anotaciones y reenviar documentos de manera controlada. Doxis4 winCube archiva los documentos finalizados en el archivo Doxis4 con garantía de integridad.

Leer más acerca de Doxis4 winCube

Sus ventajas

  • Aplicación universal de Windows para documentos, expedientes, instancias de procesos y tareas
  • Certificada para Windows 7 y Windows 8
  • Información actual y unificada disponible en todo momento, también en modo fuera de línea con el repositorio central de contenido Doxis4
  • Utilización simultánea de los clientes de Windows, web y móviles en una única solución

Cualidades & puntos fuertes

  • Aplicación universal ECM con apariencia adaptable

    Doxis4 winCube pone a disposición un cliente universal ECM basado en Windows para el trabajo diario con documentos, expedientes, instancias de procesos y tareas. Dependiendo del escenario de aplicación y del tipo de usuario, desde usuarios ocasionales hasta avanzados, las funciones e interfaces pueden visualizarse de forma muy diferente. Además, es posible utilizar vistas, derechos y autorizaciones que se pueden configurar individualmente. La cinta se adapta automáticamente al contexto de aplicación actual, tal y como es habitual en Microsoft Office.

  • Puesto de trabajo personalizado con Windows

    Con Doxis4 winCube cada usuario dispone de un puesto de trabajo ECM completo con acceso directo a información relevante del repositorio de contenido. Aquí se incluyen las tareas pendientes actualmente en la bandeja de correo personal, en las bandejas de correo de grupo y en el resto de bandejas de correo a las que pueden acceder los usuarios registrados de Doxis4. Con un solo clic se puede volver a acceder a los documentos, expedientes, instancias de procesos, tareas y resultados de búsqueda utilizados por última vez o marcados como favoritos. Cuando se inicia el cliente winCube de Doxis4, las funciones y sinopsis que se utilizan con frecuencia están disponibles de inmediato gracias al autoinicio. Otras opciones de personalización son la barra de acceso rápido personalizada, formatos propios para listas de resultados y elementos de navegación, así como configuraciones individuales de visualización, exportación o impresión.

  • Funcionamiento en modo fuera de línea

    Con Doxis4 winCube también puede visualizar o procesar información del repositorio de contenido Doxis4 sin una conexión de red. Por ejemplo, antes de visitar al cliente con su portátil, cargue los documentos deseados o expedientes completos en la memoria intermedia (caché). A continuación los contenidos estarán disponibles en todo momento en el modo fuera de línea para su visualización o procesamiento. Para guardar e incorporar posteriormente los cambios de forma simplificada, Doxis4 winCube posee un gestor de descargas integrado que sincroniza los contenidos en segundo plano.

  • Vista integrada del documento

    Los formatos especiales de documento (p. ej., planos de Autocad, diagramas de Visio o similares) que normalmente solo pueden visualizarse si se tiene la aplicación original instalada, están disponibles con Doxis4 winCube aun si no se cuenta con esta. Esta característica cobra especial relevancia en cuanto a la garantía de integridad, por ejemplo, cuando deben visualizarse documentos que se archivaron hace años y la aplicación original ya no está disponible. Con el visor integrado en Doxis4 winCube se pueden mostrar y realizar anotaciones en documentos en más de 300 formatos. Entre ellos se encuentran los formatos habituales como imágenes o documentos de Office. Solo es necesario que la aplicación original esté instalada en el equipo durante el procesamiento. En el modo de lectura compacto es posible visualizar y desplazarse por documentos de muchas páginas de manera aún más clara. 

  • Uso paralelo con otros clientes y equipos

    Doxis4 winCube es una de las muchas posibilidades de acceso a documentos, expedientes, instancias de procesos y tareas en Doxis4. Dependiendo de la situación de trabajo, de la funcionalidad necesaria y de la frecuencia de uso, los empleados pueden utilizar el cliente adecuado de Doxis4 en PC, portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes, también como versión basada en navegador o móvil. De este modo las versiones actuales de documentos, así como los expedientes, instancias de procesos y tareas necesarios, están siempre disponibles sin importar el lugar y pueden utilizarse conjuntamente. Con independencia del cliente o equipo que corresponda, los roles y los derechos en Doxis4 cubeDesigner se pueden gestionar de forma central, universal y unificada.

Como de costumbre, un trabajo eficaz

Doxis4 winCube combina en su interfaz adaptable los elementos de control de una aplicación de Office (cinta con opciones en función del contexto, área de navegación de Outlook, etc.) con características de confort para la web de gran utilidad (pestañas como en un navegador, valores de propuesta al introducir palabras clave, etc.). De manera que los usuarios se acostumbran rápidamente a una interfaz unificada que les resulta familiar y pueden acceder a diálogos de búsqueda y de archivado, así como a bandejas de correo y favoritos. 

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Búsquedas exactas

Doxis4 winCube también ofrece una vista y unos resultados precisos, en el caso de buscar en grandes cantidades de información dentro del repositorio de contenido Doxis4, con funciones de búsqueda y listas de resultados que también pueden abrirse desde otras aplicaciones de Windows mediante teclas de acceso directo. Las listas de resultados en forma de tabla se pueden ajustar rápidamente con funciones de filtrado, agrupación y clasificación. Además, se pueden visualizar gráficamente las listas de resultados con la indicación de fecha como vistas de calendario o comparar y evaluar determinados valores índice en vistas compactas. 

Resumiendo

Todo lo que hay que saber o destacar sobre el contenido de un documento, se puede indicar en forma de anotaciones directamente en el documento. Las anotaciones creadas con Doxis4 winCube son visibles para todos los empleados que cuenten con los derechos para ello, independientemente de que accedan al documento a través del cliente de Windows, web o móvil. También se pueden hacer anotaciones personales o confidenciales de forma rápida y segura directamente en el lugar que corresponda, pero sin tener que modificar el documento o tener que realizar una copia innecesaria para uso personal.

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En resumen: Doxis4 winCube

Cliente de Windows

  • Trabajo con documentos, expedientes, instancias de procesos y tareas en una aplicación universal para Windows
  • Interfaces de usuario con la apariencia & funcionalidad de Windows y Outlook (cintas de opciones, exploración por pestañas, barra de navegación virtual y mucho más)
  • Funciones e interfaces configurables para diferentes escenarios de aplicación y tipos de usuario
  • Con ajustes personales e individuales: favoritos, vistas, formatos, posiciones, etc.
  • Certificado para Windows 7 y Windows 8
  • Single Sign-on mediante la autentificación de Windows (Kerberos) 

Búsqueda & visualización

  • Búsqueda en todo el repositorio de contenido Doxis4 mediante diversos diálogos de búsqueda o búsqueda rápida según el caso de aplicación
  • Búsqueda de índice en atributos de documento
  • Búsqueda de texto completo en contenidos de documento
  • Búsqueda combinada en atributos y contenidos de documento
  • Búsqueda rápida en cualquier aplicación mediante teclas de acceso directo
  • Listas de resultados dinámicas con funciones de clasificación, agrupación y filtrado
  • Visor para más de 300 formatos de archivo, función de vista previa rápida con miniaturas, nuevo modo de lectura y vista previa original
  • Modo fuera de línea para visualizar documentos sin conexión a Doxis4

Importación, archivado & indexación

  • Importación de documentos individuales, carpetas y estructuras de directorio
  • Archivado y asignación (p. ej., en expedientes/registros) mediante la función arrastrar & soltar
  • Indexación manual y automática a través de atributos o contenido de documentos
  • Ayuda de contexto para introducir valores índice gracias a la función de valores de propuesta
  • Acceso directo desde aplicaciones de Office con plantillas de documento y mapeo de metadatos
  • Firma electrónica mediante tarjeta inteligente

Procesamiento & colaboración

  • Gestión de versiones y mecanismo de checkin y checkout
  • Procesamiento de documentos "vivos" en equipo (colaboración)
  • Función de suscripción para notificación de cambios en documentos y expedientes, así como en búsquedas
  • Completas herramientas de anotación para indicaciones de procesamiento, marcas y comentarios
  • Procesamiento en modo fuera de línea (también sin checkout)

Escaneado

  • Potente control del escáner local
  • Gestión de perfiles de escáner
  • Asistente de escáner ISIS
  • Compatible con OCR & códigos de barras

Administración

  • Con tenencia múltiple y función de multiservidor
  • Entorno de desarrollo integrado y personalización multilingüe: Doxis4 cubeDesigner
  • Máscaras de archivado, máscaras de búsqueda y listas de resultados personalizables
  • Vistas, derechos y autorizaciones configurables individualmente
  • Numerosas opciones de script
  • Administración centralizada o descentralizada (diagramas de usuarios, grupos o roles)
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