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Fuera de la oficina: ECM móvil para trabajar de manera flexible en cualquier lugar

El maletín digital para teléfonos inteligentes y tabletas: Doxis4 mobileCube

Los empleados no siempre están sentados en su mesa de trabajo cuando necesitan acceso rápido a documentos, expedientes, instancias de procesos y tareas. Tanto si se encuentra de viaje de negocios o en una cita o reunión con un cliente como si trabaja en distintas sedes de la empresa, la documentación empresarial relevante debe estar disponible en todo momento y los procesos empresariales han de impulsarse con la toma inmediata de decisiones. Los negocios digitales no avanzan sin movilidad.

El cliente móvil de ECM, Doxis4 mobileCube, completa el paquete de Doxis4 iECM con sus posibilidades de aplicación para documentos, expedientes, instancias de procesos y tareas desde cualquier lugar donde haya a mano un teléfono inteligente o una tableta (sin importar que sea Apple iOS o Google Android). El foco de Doxis4 mobileCube se ha dirigido intencionadamente a los casos de aplicación típicos de los usuarios móviles.

La potente infraestructura ECM del paquete de Doxis4 iECM con el repositorio central de contenido Doxis4 constituye la base para trabajar en cualquier lugar con Doxis4 mobileCube. Junto con las opciones de acceso flexibles vía teléfono inteligente y tableta, están disponibles otros clientes basados en Windows o web. De tal forma que todos los empleados y los interlocutores externos, en caso de haberlos, pueden trabajar con la misma información actualizada y utilizar PC, portátil, tableta o teléfono inteligente dependiendo de la situación de trabajo. 

Con Doxis4 mobileCube los usuarios pueden acceder a todos los recursos de información según su rol y derechos cuando no se encuentren en la oficina. Así pueden recibir información, tomar decisiones, resolver tareas diarias y problemas inesperados en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Búsqueda móvil & visualización

El cliente móvil ofrece en principio las mismas opciones de búsqueda que los demás clientes de Doxis4, por supuesto, de manera optimizada para el uso móvil. La búsqueda se realiza por medio de los metadatos guardados (búsqueda de índices), del contenido completo del documento (búsqueda de texto completo) o de la combinación de ambos métodos. Los resultados de búsqueda se muestran en una lista de resultados adaptada al tamaño de la pantalla del terminal.

Para acceder rápidamente a los documentos frecuentes, estos se pueden almacenar como favoritos y transferirse al dispositivo móvil final. De este modo el usuario también puede acceder a ellos sin una conexión directa a Doxis4, p. ej., durante un viaje en avión.

Para visualizar documentos de imágenes y TIFF, Doxis4 mobileCube crea representaciones PDF instantáneas con anotaciones incluidas. Todos los formatos de documento, compatibles con el sistema operativo utilizado pueden visualizarse directamente en la aplicación. Entre ellos se encuentran los documentos PDF y Office, así como los formatos de imagen habituales. En combinación con Doxis4 Imaging Service para visualizar documentos independientemente de la aplicación original, se pueden cargar y mostrar por páginas más de 300 formatos en el dispositivo móvil.

Archivado móvil & workflows

Los documentos creados en el dispositivo móvil, recibidos por correo electrónico o descargados desde otras fuentes se pueden archivar en el repositorio de contenido mediante Doxis4 mobileCube: tan fácil como compartir contenidos en sus aplicaciones favoritas.

Con Doxis4 mobileCube los usuarios pueden tomar parte en las instancias de procesos cuando aunque no se encuentren en la oficina: pueden recibir tareas, procesarlas y reenviarlas. Disponen de acceso a todas las bandejas de correo, tanto personales como compartidas, así como también a las bandejas de correo de grupo.

Leer más acerca de Doxis4 mobileCube

Sus ventajas

  • Acceso móvil a documentos, expedientes, instancias de procesos y tareas desde cualquier lugar
  • Información actual y unificada disponible en todo momento en el repositorio central de contenido Doxis4, también en modo fuera de línea
  • Compatibilidad con diferentes plataformas móviles (Apple iOS, Google Android)
  • Opción de utilizar simultáneamente clientes de Windows o web para PC y portátiles en una única solución

Cualidades & puntos fuertes

  • Acceso a documentos y autorizaciones en cualquier lugar

    Desde la pantalla de inicio de la aplicación de Doxis4 mobileCube es posible acceder a documentos, instancias de procesos y tareas en Doxis4 simplemente deslizando el dedo: búsquedas, bandejas de correo, directorios y favoritos. Gracias a los perfiles preconfigurados puede establecerse rápidamente una conexión con distintos repositorios de contenido en Doxis4. De este modo puede autorizar "desde cualquier lugar del mundo" solicitudes, facturas, etc., así como acceder a documentos empresariales importantes. Puede aprovechar las esperas y los transbordos durante los viajes de negocios para trabajar. Cuando se encuentre en una reunión o una cita con un cliente puede disponer igualmente de todos los expedientes y documentos importantes.

  • Puesto de trabajo personalizado

    Tras iniciar sesión en el bus de servicios de contenido Doxis4, cada usuario dispone con Doxis4 mobileCube de un puesto de trabajo móvil con acceso directo a la información relevante del repositorio de contenido. Aquí se incluyen las tareas pendientes actualmente en la bandeja de correo personal, en las bandejas de correo de grupo y en el resto de bandejas de correo a las que pueden acceder los usuarios registrados de Doxis4. Se pueden definir directorios propios para acceder rápidamente a determinados documentos o a las configuraciones de búsqueda utilizadas con más frecuencia.

  • Sin estrecheces que entorpezcan el flujo de datos móviles

    Cuando se trabaja de forma móvil con el teléfono inteligente o la tableta, es frecuente que surjan problemas a causa de una conexión de red limitada o inexistente. Doxis4 mobileCube está preparado para enfrentarse a estos cuellos de botella: en lugar de cargar documentos completos, mobileCube los carga y muestra por páginas en el visor móvil. De esa manera se pueden abrir documentos de gran volumen con rapidez, sin sufrir tiempos de carga prolongados y con una transmisión de datos mínima. Cuando no se cuente con conexión a Doxis4, los favoritos personales y los directorios preconfigurados están también disponibles en modo fuera de línea. 

  • Cumplimiento y protección de datos

    Con Doxis4 mobileCube los empleados pueden transferir documentos de manera eficaz y segura también desde fuera de la oficina sin infringir las normativas sobre cumplimiento y protección de datos. Desde el caso de espionaje de la NSA todos deberíamos reflexionar sobre dónde guardamos información confidencial y con qué aplicaciones la intercambiamos. En el repositorio central de contenido Doxis4 los documentos están a buen recaudo y así deberían permanecer, independientemente de dónde se trabaje con ellos. Aunque perdiera su teléfono inteligente o tableta, los datos se encuentran seguros porque se almacenan en Doxis4 y no directamente en el dispositivo.

  • Tenencia múltiple

    La tenencia múltiple es indispensable para grupos empresariales y medianas empresas con un gran número de unidades legales independientes. Doxis4 mobileCube es compatible con el trabajo en todos los mandantes. Para ello se configuran los mandantes disponibles en la gateway de Doxis4 mobileCube. Aquellos mandantes que no están previstos para un uso móvil, no pueden utilizarse de forma no planificada.

  • Uso paralelo con otros clientes y equipos

    Doxis4 mobileCube es una de las muchas posibilidades de acceso a documentos, expedientes, instancias de procesos y tareas en Doxis4. Dependiendo de la situación de trabajo, de la funcionalidad necesaria y de la frecuencia de uso, los empleados pueden utilizar el cliente adecuado de Doxis4 en PC, portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes, también como versión basada en Windows o en web. Así las versiones de documentos y tareas actuales están siempre disponibles independientemente del lugar y pueden utilizarse conjuntamente. Con independencia del cliente o equipo que corresponda, los roles y los derechos en Doxis4 cubeDesigner se pueden gestionar de forma central, universal y unificada.

Encontrarlo todo esté donde esté

Doxis4 mobileCube es compatible con la búsqueda de todos los documentos del repositorio de contenido a los que tenga acceso el usuario registrado. Se pueden establecer diálogos de búsqueda adecuados para diferentes casos de aplicación con el fin de encontrar documentos mediante sus metadatos y contenidos. Las listas de resultados se ajustan automáticamente al tamaño de la pantalla en el dispositivo móvil. Las agrupaciones y los filtros ayudan a obtener una rápida visión de conjunto de los resultados de la búsqueda, incluso en el caso de listas de resultados de gran extensión.

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Archivar documentos si no se encuentra en la oficina

Con Doxis4 mobileCube puede archivar de forma segura en el repositorio de contenido los documentos creados en el terminal móvil, recibidos por correo electrónico o descargados desde otras fuentes, así como también puede "compartirlos" con sus compañeros. Al archivar documentos se puede, en función de la configuración, seleccionar la clase de documento deseada (p. ej., oferta, encargo, factura o similar) y asignar de manera automatizada o manual otros criterios índice al documento que se quiere archivar. De este modo tanto usted como el resto de participantes externos pueden encontrar el documento posteriormente y sin complicaciones.

Libertad de decisión en cualquier momento

Con el cliente Doxis4 mobileCube resulta realmente sencillo participar en la toma de decisiones de la empresa en cualquier momento y desde cualquier lugar. Doxis4 mobileCube pone a disposición del usuario todas las bandejas de correo a las que este tenga acceso en Doxis4 para su uso móvil. Para poder acceder rápida y fácilmente a una nueva tarea, estas se muestran en la bandeja de correo con una disposición clara y la indicación del número. Así se puede decidir con prontitud e independientemente del lugar si, por ejemplo, debe autorizarse o delegarse una factura.

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En resumen: Doxis4 mobileCube

Cliente móvil

  • Compatibilidad con diferentes plataformas móviles (Apple iOS, Google Android)
  • Instalación mediante Apple App Store o Google Play Store
  • Acceso a varios mandantes y sistemas Doxis4

Búsqueda

  • Utilización de diferentes diálogos de búsqueda según el caso de aplicación
  • Valores de propuesta del sistema para campos de entrada (proposals)
  • Visualización estructurada de resultados con vistas configurables para las listas (descriptores seleccionados, agrupaciones predefinidas)
  • Mejora del rendimiento mediante paginación: transmisión por paquetes al dispositivo móvil

Directorios, favoritos & acceso en modo fuera de línea

  • Guardar como favoritos personales documentos y búsquedas utilizados con frecuencia
  • Página de inicio que permite el acceso directo a favoritos y directorios
  • Acceso en modo fuera de línea a favoritos personales y directorios preconfigurados
  • Numerosas opciones de configuración para el modo fuera de línea (p. ej., calidad de la imagen, número de páginas)

Vista

  • Renderizado instantáneo de formatos de imagen en PDF
  • Utilización de aplicaciones instaladas para visualizar documentos
  • Intercalado de anotaciones en la vista PDF
  • Utilización opcional de Doxis4 Imaging Service para visualizar documentos en más de 300 formatos sin importar la aplicación original
  • "Compartir" los comprobantes mostrados con otras aplicaciones

Archivado & indexación

  • Archivado de documentos de otras aplicaciones a través de la función "compartir"
  • Diálogos de archivado configurables para diferentes clases de documento
  • Valores de propuesta del sistema para campos de entrada (proposals)
  • Funciones de visualización y procesamiento para los descriptores de documento
  • Enviar y procesar "enlaces iecm" sobre tareas y/o documentos

BPM y la gestión de tareas

  • Integración de trabajadores móviles en procesos empresariales en curso
  • Utilización de bandejas de correo digitales (personales, compartidas, externas y bandejas de correo de grupo)
  • Funciones para el control de procesos (autorizar, delegar)
  • Visualización de toda la información de proceso (metadatos y documentos)

Administración

  • Administración central, p. ej., para la distribución de diálogos y definiciones de listas de resultados
  • Compatibilidad de conceptos de rol
  • Compatibilidad con la capacidad de personalización del servidor
  • Compatibilidad con modelos de proceso predefinidos
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