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Diseñar fácilmente
aplicaciones especializadas ECM

Administración especializada de las aplicaciones de Doxis4

El dinamismo es un factor relevante para la competitividad. En el ámbito de ECM este concepto se traduce en transparencia y capacidad para realizar adaptaciones en la gestión de documentos y procesos de manera rápida, eficaz y efectiva. Esto requiere una infraestructura moderna y digital, al mismo tiempo que dinámica, como la que ofrece el paquete de Doxis4 iECM.

Una de las mayores ventajas del paquete de Doxis4 iECM es su sencilla y flexible capacidad de adaptación. Por un parte, esa capacidad tiene que ver con la escalabilidad (p. ej., usuarios, objetos de información, etc.) y la estructura modular de la arquitectura y los servicios tecnológicos de Doxis4. Por la otra, se constata en la flexible capacidad de personalización que permite diseñar cualquier aplicación ECM y adaptarla a los requisitos organizativos y del mercado de manera individual. La flexibilidad también tiene que ver con la libertad de decidir si SER diseña las aplicaciones ECM con Doxis4 cubeDesigner y/o si lo hace uno mismo ("made by yourself").

Un diseñador para todas las aplicaciones ECM

Con Doxis4 cubeDesigner usted solo recibe, al contrario que en el caso de muchos otros sistemas DMS, un cliente de administración especializada para todos los servicios ECM del paquete de Doxis4 iECM (archivado, DMS, expedientes electrónicos, bandejas de correo, workflows, etc.). De la misma manera se llevan a cabo el diseño de aplicaciones y la administración para los clientes de Windows, web y móviles en un único cliente de administración especializada. Así muchos de los ajustes deben realizarse una sola vez, únicamente resulta necesario realizar ajustes específicos para los dispositivos, p. ej., el diseño de los diálogos ajustados al tamaño de pantalla correspondiente.

Doxis4 cubeDesigner aprovecha una característica de diseño de la arquitectura de Doxis4: la base de metadatos unificada y las funciones universales especializadas (seguridad, audit trail, etc.) para todos los servicios ECM. Una vez se ha definido, es posible integrar y utilizar los datos y servicios en todas las aplicaciones ECM.

Las amplias opciones de configuración de Doxis4 cubeDesigner comprenden la creación y administración de estructuras para archivado electrónico, expedientes electrónicos, así como la gestión de documentos y la modelación de procesos empresariales (tipos de proceso, modelos de proceso), el diseño y la adaptación de diálogos, listas de resultados, máscaras de búsqueda y archivado y mucho más, la administración de usuarios, incl. la definición de grupos y de roles, así como los derechos de acceso correspondientes. Además, mediante la administración especializada se puede llevar a cabo la administración y el mantenimiento de las traducciones para las aplicaciones especializadas de creación propia.

Cómoda interfaz gráfica de usuario

Gracias a esta interfaz gráfica, los usuarios especializados y los administradores pueden diseñar, modificar y administrar sus aplicaciones especializadas ECM de manera rápida y sencilla. Especialmente pensado para departamentos especializados contamos con Doxis4 cubeDesigner Light con el que se pueden hacer cambios de configuración sencillos sin ayuda del departamento de TI. Esto supone una ventaja particularmente importante allí donde se organizan y administran datos empresariales muy sensibles, como es el caso de los expedientes personales. Doxis4 separa consecuentemente la administración del sistema de la administración especializada. Esto también supone una gran ventaja en lo que respecta a la protección de datos, p. ej., en el ámbito de personal y de la contratación, ya que así se limita el acceso de los usuarios y de la administración especializada a la información sensible.

Con Doxis4 cubeDesigner se pueden definir plantillas que facilitan la posterior implementación de las aplicaciones ECM en la empresa. Frente a las soluciones únicas especializadas, mediante plantillas se pueden definir las funciones y características fundamentales que deben surtir efecto en todas las demás aplicaciones ECM. De este modo el trabajo de configuración se reduce exclusivamente a la representación de las diferencias en las aplicaciones. Donde en un principio se utilizaba, por ejemplo, un expediente de suministro, puede crearse un expediente de encargo o de cliente partiendo de la misma base en el plazo más breve.

Más acerca de la administración especializada con Doxis4 cubeDesigner

Funciones centrales

  • Diseño, configuración y mantenimiento de aplicaciones de Doxis4 iECM con Doxis4 cubeDesigner
  • Personalización flexible para todos los servicios y clientes de Doxis4 con un solo cliente de administración especializada
  • Especial para departamentos especializados: configuración sencilla mediante Doxis4 cubeDesigner Light
  • Traducción de aplicaciones específicas del cliente a diferentes idiomas

Cualidades & puntos fuertes

  • Cliente universal de administración especializada

    Doxis4 cubeDesigner es el cliente central para diseño de aplicaciones y administración especializada de todo el paquete de Doxis4 iECM (archivado, DMS, expedientes electrónicos, bandejas de correo, workflows, etc.). En Doxis4 cubeDesigner se ejecuta el diseño, la definición, la configuración y la personalización de todas las aplicaciones ECM. La base de metadatos unificada y los servicios universales especializados (seguridad, audit trail, etc.) integran datos y servicios en todas las aplicaciones ECM sin redundancias. Una vez definidos y configurados, el diseño y el funcionamiento de las interfaces de usuario están disponibles para todos los clientes (Windows, web, móviles). Las aplicaciones y funciones específicas de un usuario se pueden desarrollar con un motor de script integrado. Entre otras cosas, Doxis4 ofrece un diccionario central para localizar el software en diferentes idiomas.

  • Crear, administrar y diseñar

    Entre las funciones esenciales de Doxis4 cubeDesigner se encuentran la creación y administración de estructuras para archivado electrónico y expedientes electrónicos, así como la gestión de tareas y procesos (bandejas de correo y workflow). Aquí se llevan a cabo la definición y el diseño de diálogos, por ejemplo, para listas de resultados, máscaras de búsqueda y archivado, así como para procesos empresariales (ad-hoc y estandarizados). Sobre esta base se definen y mantienen los permisos y derechos de acceso de usuarios, grupos y roles.

  • Ergonomía del software y diseño de la interacción

    La interfaz de usuario de los clientes de Doxis4 se puede adaptar de manera flexible a las capacidades y a la forma de trabajar de los usuarios. De modo que, por ejemplo, los diálogos de búsqueda y archivado se pueden ajustar a las particularidades del caso de aplicación correspondiente. Los campos de entrada innecesarios y las interfaces de usuario saturadas pertenecen ahora al pasado. La funcionalidad ECM se puede seleccionar, configurar y disponerse ergonómicamente en función de los requerimientos y tareas. Doxis4 proporciona herramientas variadas, listas de valores y bibliotecas para diseñar y adaptar los diálogos, las listas de resultados, las máscaras de búsqueda y de archivado, etc. Esto también puede aplicarse a la apariencia: pueden adaptarse los colores y la letra (tamaño, tipo) de las aplicaciones ECM, así como asignarse iconos y símbolos a diálogos y botones dependiendo del diseño corporativo de la empresa. Además de utilizar elementos gráficos, es posible integrar datos de sistemas de terceros, p. ej., datos maestros de clientes de CRM o información de personal del sistema HR. 

  • La mejor facilidad de manejo

    Gracias a la interfaz gráfica de usuario con apariencia & funcionalidad de Microsoft, los usuarios especializados y los administradores pueden diseñar, modificar y administrar sus aplicaciones especializadas ECM de manera rápida y sencilla. Doxis4 cubeDesigner light sirve para que los departamentos especializados puedan realizar cambios en la configuración de manera flexible y autónoma sin poseer conocimientos de programación ni necesitar la ayuda del departamento de TI. Las funciones se circunscriben a las necesidades de los departamentos especializados por lo que se facilita el manejo y se simplifica la configuración.

  • Aplicaciones ECM propias del cliente y administración específica de los departamentos especializados

    Tanto para SER como para los clientes, Doxis4 cubeDesigner supone un mismo punto de partida administrativo para la comodidad en el diseño, la configuración y el mantenimiento de aplicaciones ECM de Doxis4. Esto es de especial utilidad al desarrollar un proyecto ECM, en el caso de que el cliente, por ejemplo, se encargue por sí mismo de la implementación y del perfeccionamiento del proyecto inicial (piloto) en diferentes áreas de la empresa. La separación fundamental entre la administración del sistema y la especializada dentro del paquete de Doxis4 iECM permite a los departamentos de organización y a los especializados diseñar y mantener aplicaciones por su cuenta, mientras que la administración técnica corresponde a la administración del sistema de TI. Esta separación constituye una gran ventaja en lo que respecta a la protección de datos, p. ej., en el ámbito de personal y de la contratación,.

  • Entornos de sistema con varios niveles

    Doxis4 puede operar en un entorno de sistema ECM con varios niveles, por ejemplo, como sistema de desarrollo, de pruebas y de producción. La incorporación de aplicaciones completas, así como de desarrollos y configuraciones específicos, se realiza de manera automatizada mediante un mecanismo de transporte propio del sistema Doxis4.

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Desarrolle sus propios expedientes electrónicos

Una de las funciones más importantes de Doxis4 cubeDesigner dentro del ámbito de los expedientes electrónicos es la administración de clases de expedientes y sus correspondientes estructuras. Una estructura unificada del registro facilita encontrar los documentos empresariales. 

Modelar procesos empresariales

El cliente de administración especializada proporciona todas las herramientas necesarias para transferir de manera autónoma procesos empresariales completos al procesamiento digital. Por supuesto, entre estos se encuentra un gran número de opciones de diseño para los workflows correspondientes, que pueden modelarse fácilmente en un editor gráfico. Con Doxis4 cubeDesigner también los administradores especializados pueden diseñar cómodamente las máscaras de introducción y los diálogos correspondientes.

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Directo a la información con una combinación de teclas

Doxis4 cubeDesigner permite a los administradores especializados configurar búsquedas rápidas para los procesos de búsqueda que se utilizan con más frecuencia. De esta forma las búsquedas rápidas globales siempre están disponibles en los clientes. Las teclas de búsqueda rápida constituyen una característica especial que igualmente se gestiona en cubeDesigner. Gracias a estas combinaciones de teclas los usuarios pueden iniciar procesos de búsqueda en Doxis4 desde cualquier aplicación. ¡Marque el texto, pulse la combinación de teclas y encontrará la información que busca!

En resumen: la administración especializada de Doxis4

Administración funcional ECM (archivado, DMS, expedientes electrónicos, procesos)

  • Creación y administración de
    • clases de documentos
    • plantillas de documento para Microsoft Office
    • clases de expedientes, incl. cubierta de metadatos y estructuras de registro que se pueden definir libremente y volver a utilizar (modelos de expediente)
    • directorios privados y globales
    • reglas de conservación para documentos y expedientes
    • listas de resultados para un número de resultados abarcable en vistas de listas y calendarios
    • plantillas de notificación para el servicio de notificación
  • Diseño de planes de clasificación con diversas estructuras
  • Definición de amplios procesos con ramificaciones y enlces paralelos, así como lógicos
  • Determinación de plazos para pasos de proceso concretos
  • Determinación de reglas para saber quién debe procesar qué paso del proceso
  • Definición de descriptores (criterios de índice/metadatos)
  • Definición de un número indefinido de máscaras de búsqueda para un acceso flexible a todos los objetos de información
  • Diseño de máscaras con muchos y muy completos "controles" diferentes
  • Definición de sellos electrónicos
  • Creación de búsquedas rápidas para el registro de expedientes y también en el cliente
  • Integración de información de sistemas de terceros (p. ej., CRM, ERP, HR) en diálogos o expedientes
  • Traducción de los diálogos mediante diccionario y traducción directa de determinados elementos
  • Administración de usuarios, grupos, roles y derechos

Cliente de administración especializada

  • Un cliente central de administración especializada y de diseño para todas las aplicaciones ECM y clientes de Doxis4
  • Diseño de aplicaciones ECM independiente de los equipos con ajuste de la visualización si fuera necesario (p. ej., para dispositivos móviles)
  • Separación consecuente de administración especializada y del sistema
  • Facilidad de manejo con la apariencia & funcionalidad
  • habituales de Microsoft
  • Configuración incluso sin poseer profundos conocimientos sobre programación
  • Diseño y cambios en ECM/DMS durante el funcionamiento
  • Compatible con varias cuentas de administración de diseñadores con derechos definibles
  • Versión disponible con menor número de funciones para departamentos especializados "Doxis4 CubeDesigner Light"
  • Creación de paquetes de transporte para distribuir la personalización desde sistemas de prueba a sistemas de producción

Administración de usuarios y derechos

  • Establecer una organización con usuarios, roles, unidades y grupos
  • Autorización de determinadas funciones y clases por medio de una completa gestión de derechos
  • Elaboración de informes sobre organización y derechos en Doxis4 cubeDesigner
  • Establecimiento de directivas sobre contraseñas
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