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Manual QM:
gestionar la calidad es muy sencillo

Manual de calidad (QM): gestionar la calidad es muy sencillo

El manual de calidad (QM) de Doxis4 es un manual de gestión de la calidad digital conforme a ISO y KTQ con función integrada de auditoría. Una vez instalado, el paquete de soluciones preconfigurado puede emplearse inmediatamente. Gracias a un sistema de redacción de manejo sencillo se documenta y acelera todo el proceso: desde la estructuración de los manuales de calidad, pasando por la creación y asignación de documentos QM, hasta su publicación final. En el manual gestión de la calidad se pueden archivar y visualizar estructuradamente documentos QM en cualquier formato: documentos en papel escaneados, digitales, fotos y hasta vídeos.

La edición de documentos digitales del manual de calidad se realiza de la misma manera que con los documentos en papel. De modo que puede agregar sellos de aprobación o notas (post-its), así como marcar partes del texto en color. Una gestión de plantillas y versiones facilita la edición de documentos QM. Se garantiza a los autores una completa transparencia a lo largo de todo los procesos de edición, autorización y publicación, del mismo modo que a los usuarios en lo que respecta a las normativas importantes sobre QM.

  • Sistema de redacción para crear, administrar, mantener y publicar todos los documentos QM
  • Acceso más cómodo para empleados al portal de calidad basado en web
  • Estructuras de workflow y colaboración inteligentes para una edición conjunta
  • Documentación con garantía de integridad como medio probatorio en cuestiones de responsabilidad
  • Gestión de plazos automática y notificación vía correo electrónico
Manual de calidad de una empresa gestionado con Doxis4

El manual de calidad está disponible para los empleados, o bien basado en web, o bien integrado en el portal de la intranet, a cualquier hora y desde cualquier lugar. Los autores y empleados pueden encontrar la documentación QM estructurada en el contexto de la unidad organizativa (sede, departamento, etc.) y de la estructura del manual, así como sin estructura, mediante la búsqueda de palabras clave y de texto completo. Todos los empleados que participan en la documentación del manual de gestión de la calidad pueden hacerlo activamente mediante procesos de aprobación integrados. El estado actual del proceso ininterrumpido en la gestión de calidad se muestra de manera transparente y, al mismo tiempo, se documenta de forma segura desde el punto de vista legal. Además, el seguimiento de plazos automático envía un recordatorio por correo electrónico avisando de próximas actualizaciones.

Cualidades & puntos fuertes

  • Cualidades & puntos fuertes del manual de calidad de una empresa

    El manual de calidad de una empresa gestionado con Doxis4 es compatible con los continuos procesos de creación, actualización y publicación de documentos QM. Como sistema de redacción, Doxis4 dirige y controla de forma continuada y automática el cumplimiento de los estándares de calidad establecidos mediante procesos de comprobación y aprobación basados en workflows. Las tareas de redacción son más sencillas, seguras y eficaces gracias a la gestión de plantillas, versiones y plazos. Los documentos electrónicos se pueden editar como documentos en papel, p. ej., agregando anotaciones.

  • Acceso de empleados por medio del portal o el navegador

    Los empleados pueden acceder cómoda y fácilmente al manual QM multimedia de Doxis4 a través de un portal en la intranet o vía navegador web. Los autores y los empleados pueden buscar sin dificultad documentos QM utilizando la estructura de manual o de manera no estructurada mediante búsqueda de palabras clave o texto completo. En el marco de la estructura de la organización se pueden asignar a determinadas unidades organizativas (sede, departamento, etc.) manuales o estructuras QM dentro del manual QM.

  • Gestión de plazos con recordatorio por correo electrónico

    El gestor de plazos recuerda automáticamente al redactor responsable vía correo electrónico que debe actualizar o crear determinados documentos. De ese modo se evitan sorpresas desagradables a causa de una eventual inobservancia, por ejemplo, la retirada de la autorización de un proveedor, así como la pérdida de una autorización de actividad u operativa.

  • Archivado y documentación conforme a la ley

    Durante el proceso ininterrumpido en la gestión de calidad, el manual QM de Doxis4 registra íntegramente y de forma segura conforme a la legalidad cada paso de la creación, edición y autorización hasta publicación final. Dicho proceso puede resultar decisivo como medio probatorio en cuestiones críticas de responsabilidad.

  • Tenencia múltiple y derechos de acceso

    La tenencia múltiple es indispensable para grupos empresariales y medianas empresas con un gran número de unidades legales independientes. Esta es determinante para que cada sociedad o mandante únicamente pueda ver y modificar sus datos. Dentro de una gestión de calidad centralizada, un cambio entre mandantes solo puede realizarse por medio de nuevas autorizaciones y autentificaciones de usuario. Sin embargo, la separación de mandantes puede determinarse alternativamente mediante la concepción de derechos de acceso y un almacenamiento de datos separado (base de datos y medios de almacenamiento). En este caso no es necesario establecer nuevas autorizaciones y autentificaciones de usuario.

Sistema de redacción para el portal de calidad

El manual QM preconfigurado basado en Doxis4 contiene un sistema de redacción de manejo intuitivo en su versión estándar con funciones inteligentes y cómodas para workflow y la gestión de documentos respectivamente. Los documentos autorizados pueden publicarse con tan solo dos clics.

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Acceso a través del portal o cliente web

Los empleados pueden acceder al manual QM fácilmente y sin esfuerzo a través de un portal en la intranet o del cliente web Doxis4 webCube. La función "Novedades" atrae la atención sobre los últimos documentos agregados garantizando así una reacción rápida si se modifican reglamentos o condiciones marco.

Estructura de registros unificada

El manual de calidad digital garantiza transparencia y visibilidad gracias a una estructura de registros unificada que se puede adaptar de manera flexible de acuerdo a las necesidades. 

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En resumen: el manual de Calidad de Doxis4

Sistema de redacción del Manual de Calidad

  • Creación, administración, mantenimiento y publicación unificada de documentación QM incluidos los contenidos multimedia
  • Función checkin/checkout y versionado para una edición conjunta y segura de los documentos QM
  • Administración consistente de todos los documentos QM en todos los estados de edición (p. ej., Word + PDF)
  • Archivado con garantía de integridad de la documentación QM y de las versiones intermedias
  • Posibilidad de relacionar mediante referencias cruzadas/enlaces
  • Asignación lógica de documentos a varios procesos, sin redundancias físicas en el archivo

Gestión de la información en el Manual de Calidad

  • Acceso de empleados a la documentación QM mediante el portal o navegador web
  • Manejo fácil e intuitivo
  • Visualización unificada y jerárquica de la documentación QM ("estructura arborescente") con estructuras y registros/carpetas de libre configuración
  • Acceso mediante metadatos, texto completo o árboles de navegación
  • Función de tablón de anuncios (las "Novedades" muestran los últimos documentos agregados)
  • Manual QM conforme a ISO y KTQ

Procesos y workflows en el manual de calidad

  • Procesos de comprobación y autorización automáticos basados en workflows
  • Proceso de autorización por correo electrónico con funciones integradas de aceptación, rechazo, comentarios, etc.
  • Seguimiento regular y advertencia automática por correo electrónico en caso de vencimientos de plazos
  • Recordatorio automático para la presentación de títulos, permisos, etc.
  • Historial de edición exhaustivo con todos los pasos de elaboración y autorización
  • Función integrada de auditoría
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