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Resolver tareas e instancias de proceso ad hoc

Caso & de gestión de tareas

Las tareas puntuales basadas en conocimientos determinan el grueso de nuestro trabajo. Gartner pronostica actualmente que en 2017 el 70 % de los modelos empresariales se basarán en "procesos deliberadamente inestables". Estas tareas se orientan a casos prácticos y necesitan del conocimiento del empleado en la oficina. Estas no pueden predefinirse o, en todo caso, resulta muy laborioso. Con frecuencia es necesaria la colaboración de los compañeros y socios para llegar a la resolución necesaria. Para ello se emplean, en la mayoría de los casos, sistemas de software para grupos (Microsoft Exchange/Outlook, así como Lotus Domino/IBM Notes etc.). La gestión de documentos (incluidos los correos electrónicos) y de workflows no se tienen en cuenta a este respecto y es el usuario quien debe gestionarlos por sí mismo. Como consecuencia de lo anterior resultan instancias de proceso descoordinadas y poco transparentes, versiones heterogéneas de documentos y, por último, cumplimiento y eficiencia insuficientes.

Es precisamente en este punto donde la gestión de tareas de Doxis4 entra en acción. Con la gestión de tareas de Doxis4 pueden planificarse las tareas como una instancia de proceso ad hoc y puntual, así como se pueden establecer fechas, prioridades y editores de tareas.

Control agilizado con la gestión de tareas de Doxis4

La necesidad de flexibilidad y de un procedimiento basado en la práctica es de gran relevancia e indiscutible para la aceptación de un sistema de workflow. Sin embargo, una mayor flexibilidad no puede suponer que los procesos se tornen poco claros. En las empresas de hoy en día se "controlan" demasiados procesos vía correo electrónico y la flexibilidad es, sin duda alguna, un controlador importante. No obstante, de esta manera quedan sin respuesta preguntas tan simples como las siguientes:

  • ¿Quién está editando qué tarea en este momento?
  • ¿Qué tareas de una instancia de proceso deben llevarse a cabo y hasta qué fecha?
  • ¿Qué tareas tienen retraso?
  • ¿Cuántas instancias de proceso están editándose actualmente y para qué tipo de instancia de proceso?
  • etc.

La claridad no puede menoscabarse ni en el caso de "Design by Doing" ni en el de los simples workflows ad hoc. Es lo que nosotros denominamos "flexibilidad sin perder el control".

Las tareas pueden desglosarse (a cualquier nivel) en subtareas, opcionalmente con dependencia entre sí: sin conocimientos sobre BPMN2 o notaciones similares.

Así que estas pueden establecerse y controlarse de forma secuencial, paralela o con dependencias discrecionales de forma fácil y comprensible. Todas las tareas correspondientes a una instancia de proceso pueden visualizarse rápidamente junto con su estado. Las decisiones están registradas y son comprensibles.

Desde una instancia de proceso similar hasta la gestión de procesos

Las instancias de proceso creadas y llevadas a cabo pueden servir posteriormente como base para aplicar y adaptar tareas en forma de plantilla para la creación de una nueva instancia de proceso. Así funciona "Design by Doing" que prepara el camino para desarrollar un modelo de proceso general a partir de estos conocimientos.

Ahora no queda lejos el siguiente paso para la gestión de procesos en función de un modelo con el que también pueden automatizarse las tareas. Con Doxis4 este paso también se integra tecnológicamente interaccionando con la gestión de tareas de Doxis4 y la gestión de procesos de Doxis4

El software de BPM (gestión de procesos empresariales) habitual soporta los procesos adaptables y normativos solo en diferentes plataformas tecnológicas. Más tarde ya no se puede aportar un procedimiento adaptable basado en la práctica a un motor de BPM clásico y basado en el modelo.

Solo un software de BPM, que sirva para una modalidad de trabajo estructurada, así como orientada a la práctica; presenta la complejidad de la práctica del proceso. La nueva gestión de tareas de Doxis4 se ajusta a estas dos necesidades: flexibilidad y control: "flexibilidad sin perder el control".

Saber más sobre la gestión de tareas con Doxis4

Sus ventajas

  • Cómoda planificación de tareas en una instancia de proceso: ad hoc y puntual
  • Vista de conjunto y claridad en todo momento
  • Conocimiento reutilizable del proceso
  • Procesos adaptables y normativos en una plataforma

Propiedades & puntos fuertes

  • Workflow ad-hoc: Design by Doing

    Con la gestión de tareas de Doxis4 pueden planificarse las tareas en una instancia de proceso ad hoc y puntual, así como, al mismo tiempo, establecerse fechas, prioridades y editores de tareas. Las tareas pueden desglosarse (a cualquier nivel) en subtareas, opcionalmente con dependencia entre sí: sin conocimientos sobre BPMN2 o notaciones similares. De forma que estas se establezcan y controlen de forma secuencial, paralela o con dependencias discrecionales de forma fácil y comprensible, como en un diagrama de Gantt. Las instancias de proceso creadas y llevadas a cabo de este modo pueden servir posteriormente como base para aplicar y adaptar tareas en forma de plantilla para la creación de una nueva instancia de proceso. Cada instancia de proceso tiene así su propio modelo de proceso de hecho, incluso cuando esta únicamente se compone de un desglose de tareas. ¡Así funciona "Design by Doing"!

  • Capacidad funcional

    Se requiere una buena capacidad funcional para la aceptación y la eficiente aplicación de los procesos ad hoc planificados y predefinidos. De ahí que uno de los principios básicos durante el desarrollo de Doxis BPM fuese ofrecer al usuario final una interfaz de usuario inspirada en entornos conocidos, por ejemplo Microsoft Outlook, y cuyo manejo fuese sencillo.

  • Gestores de instancias de proceso y bandejas de correo

    A modo de gestor electrónico de contenidos, las bandejas de correo en Doxis4 contienen instancias de proceso y tareas destinadas a la edición, junto con su estado actual y metainformación relevante. Los "filtros" predefinidos facilitan no solo un acceso rápido, por ejemplo, a tareas resueltas o planificadas, sino que también muestran previamente el número de las mismas. Existen bandejas de correo personal y bandejas de correo de grupo. Las instancias de proceso pueden enviarse simultáneamente ad hoc entre las diferentes bandejas de correo, también de forma automática, por ejemplo, en caso de tener que regular suplencias. La función recordatorio y las notificaciones activas de correo electrónico se encargan de que ninguna tarea se pase por alto o se olvide.

  • Conocimiento reutilizable del proceso

    Una ventaja considerable de Doxis4 BPM es la reutilización del conocimiento del proceso. Cuando se repiten las instancias de proceso ad hoc planificadas con la gestión de tareas de Doxis4, estas pueden establecerse como estándar de forma fácil y rápida o utilizarse para instancias de proceso similares mediante la función "copiar y pegar". El conocimiento del proceso es reutilizable: también para los compañeros.

  • Flexibilidad e claridad

    La flexibilidad y un procedimiento basado en la práctica son factores decisivos para la aceptación de un sistema de workflow. Sin embargo, no puede desarrollarse un mayor flexibilidad en detrimento de la claridad de los procesos. Doxis4 BPM documenta todas las actividades, conocimientos y accesos a la información y proporciona la respuesta a la pregunta "¿quién está editando qué tarea en este momento?". De esta manera se garantiza la claridad de las tareas y los procesos, así como la supervisión del cumplimiento. Por el contrario, el control de tareas vía correo electrónico, como se realiza con frecuencia a modo de último recurso, origina irremisiblemente instancias de proceso descoordinadas y poco transparentes, versiones heterogéneas de documentos y, por último, cumplimiento y eficiencia insuficientes.

  • Una plataforma para una BPM normativa y adaptable

    Doxis4 BPM pone a disposición una BPM normativa y adaptable en un solo software. Así se consigue un "tanto esto-como aquello" a partir de un "o esto-o aquello". Gracias a una base tecnológica común, ambos procedimientos pueden combinarse entre sí incluso en un proceso. Allí donde determinadas partes en un modelo de proceso no pueden o no deben predefinirse, estas se efectúan ad hoc. Por ejemplo, para la creación de una oferta técnica compleja pueden necesitarse una y otra vez diferentes tareas con diferentes expertos que dependen de las situaciones concretas de dicha oferta. Estas partes siguen siendo flexibles. Sin embargo, para la comprobación tanto formal como jurídica y para la autorización de una oferta debe seguirse siempre un proceso fijado previamente.

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Completamente integradas en la plataforma Doxis4 ECM

ECM y BPM presentaban hasta ahora sistemas de software separados que debían integrarse laboriosamente en un nivel de aplicación, de software intermedio o de portal. El nuevo Doxis4 BPM completa el panorama al administrar todos los objetos de información y servicios en el contexto de ECM & BPM con un "núcleo de metadatos" común en una plataforma homogénea y, al mismo tiempo, orientada al servicio (SOA). La plataforma Doxis4 es el punto de partida para un repositorio de contenido con archivado electrónico, DMS (sistema de gestión documental), gestión de registros, colaboración y la nueva gestión de tareas y procesos. Todas estas soluciones pueden empelarse combinadas entre sí o también de forma separada e independiente. Por lo tanto, desaparece la tradicional disyuntiva respecto a qué sistema seleccionar: ECM o BPM.

Saber más sobre la integración de Doxis BPM

Sus ventajas

  • Administración unificada de metadatos
  • Totalmente apropiado para mandantes y Unicode
  • Uso unificado de servicios como las actividades y notificaciones automatizadas
  • Administración de usuarios y autorización generales

Vista de conjunto de la gestión de tareas con Doxis4

Instancias de proceso ad hoc y tareas

  • Planificar tareas en una instancia de proceso ad hoc y puntual
  • Establecer fechas, prioridades y editores de tareas
  • Desglosar tareas en subtareas (a cualquier nivel)
  • Establecer opcionalmente la dependencia entre tareas (de forma secuencial, paralela o con cualquier dependencia)
  • Buscar tareas y sus editores o fechas
  • Ver todas las tareas y su estados en una instancia de proceso
  • Definir y registrar las decisiones ad hoc para tareas
  • Vista de conjunto y claridad de las tareas en todo momento

BPM (gestión de procesos empresariales) y ECM (gestión del contenido empresarial) integradas

  • Seleccionar libremente "BPM basada en el contenido" o "ECM basada en el proceso"
  • Documentos e instancias de proceso como objetos de información
  • Búsqueda unificada de documentos, expedientes, tareas e instancias de proceso a través del servicio de búsqueda de Doxis4
  • Función unificada de comentarios
  • Servicio unificado de notificación/suscripción
  • Administración unificada de usuarios y derechos
  • Personalización unificada
  • Transporte común de una "aplicación empaquetada"
  • Agentes comunes
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