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Adaptive Case Management con Doxis4

Adaptive Case Management con Doxis4

Procesos flexibles gracias a la información adecuada

Los procesos y las tareas no siempre siguen una misma rutina establecida. Esto puede suponer un grave problema para muchos empleados en su trabajo diario. Si hay muchas personas dedicadas a trabajar en un proceso, o si el proceso que tiene entre manos está centrado en el cliente (y en sus exigencias cambiantes) necesitará flexibilidad, y no unas estructuras de proceso rígidas. Las decisiones deben tomarse en función de cada situación, lo cual influye en el curso del proceso, tal como se observa a menudo en las negociaciones con los clientes, en el procesamiento de solicitudes y en la gestión de reclamaciones. Por supuesto, puede predefinir las diferentes partes de un proceso. Pero en cuanto el cliente, por ejemplo, empieza a proponer peticiones específicas, como ajustes en el producto, los procesos que había definido con tanta precisión de repente son insuficientes. Por esta razón, los trabajadores del conocimiento deben poder decidir por sí mismos cuál debería ser el siguiente paso de un proceso. Para tomar las decisiones más acertadas, deben poder aprovechar la información de cada caso, como ofertas, contratos o datos del cliente. Los modelos de proceso de la gestión clásica de procesos empresariales (BPM) aquí se quedan cortos: son demasiado inflexibles y difíciles de adaptar. Necesitan una solución que les ayude a cumplir sus objetivos sin dejar de lado la necesaria libertad para tomar decisiones basadas en información fidedigna en un proceso flexible. La solución está en Adaptive Case Management.

Sus ventajas

  • La mejor solución posible a través de un modelo ascendente
  • Información contextual para tomar decisiones informadas
  • Acceso a la información y a los procesos a través de expedientes electrónicos
  • Máxima flexibilidad sin pérdida de control
  • Procesos de adaptación y normativos en una plataforma
  • Procesos reproducibles y adaptables
  • Informes completos de casos y tareas

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PVS Büdingen

En PVS Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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DB Systel

Con la gestión de contenidos sobre ferrocarril (BCM) basada en Doxis4, se implementan aplicaciones específicas para clientes en todo el grupo empresarial Deutsche Bahn que están a disposición de miles de usuarios.

12 razones para elegir BPM con Doxis4

Lleve la transformación del negocio digital al siguiente nivel. Descubra más detalles sobre el potencial innovador que proporciona Doxis4 en el proceso del negocio digital y en la gestión de la información. Hemos sido los primeros proveedores de ECM en fusionar ECM y BPM en una sola plataforma tecnológica orientada al servicio.

La agilidad de los procesos empresariales ha alterado drásticamente los requisitos de las compañías: una solución BPM moderna debe adaptarse de forma fácil e intuitiva a cada tarea. La nueva solución Doxis4 BPM convierte esta premisa en realidad y ofrece todo tipo de ventajas adicionales para sus procesos empresariales. Hemos elegido una docena de ellas para mostrárselas aquí.

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Tramitación de casos que trascienden los límites de los modelos de proceso predefinidos

El paquete Doxis4 iECM contiene Adaptive Case Management para flexibilizar el proceso de casos que van más allá de los rígidos modelos de procesos predefinidos. Mejor aún, permite definir procesos dinámicos (por ejemplo, en desarrollo de productos, ofertas o análisis de riesgos) de antemano o en el momento. La tramitación de casos en Doxis4 aprovecha todos los datos corporativos, documentos, expedientes, tareas y mucho más, y aporta a los trabajadores del conocimiento un flujo constante de información para tomar las mejores decisiones en función de cada situación. Supongamos que un cliente le pide un ajuste en un producto. Después de introducir el número de cliente en Doxis4, puede ver inmediatamente toda la información relacionada con el cliente (contratos, ofertas, socios de contacto, etc.) y los procesos (aprobación de facturas, presentación de ofertas, etc.), además de la información procedente de ERP y de CRM. El resultado es un mejor servicio al cliente y clientes más satisfechos.

Mediante Adaptive Case Management, pueden predefinirse actividades normativas (por ejemplo, procesos rutinarios), y combinarse y ampliarse con procesos opcionales y procesos dinámicos. De esta forma, los trabajadores del conocimiento pueden determinar con flexibilidad e individualmente los siguientes pasos de los procesos en cualquier momento. Esto les permite reaccionar a los requisitos del mercado y a las necesidades del cliente, así como resolver problemas mientras se trabaja en el proyecto.

Al combinar procesos lineales y flexibles con las ventajas que ofrece el sistema de gestión de documentos en todos los ámbitos de la empresa, Doxis4 revela uno de sus principales puntos fuertes: Adaptive Case Management. Centrado en procesos dinámicos y en facilitar el trabajo colaborativo, Adaptive Case Management constituye un apoyo para los administradores de casos con información adaptada a sus necesidades, ya sea para tomar decisiones o para cerrar un caso.

Flexibilidad y control total

Con tan solo una aplicación de software BPM es posible ejecutar el trabajo orientado al caso, ya que proporciona soporte para la toma de decisiones, ya sean estructuradas o en función de cada situación: Doxis4. No solo combina con eficacia los dos enfoques de proceso, sino que aporta un alto grado de flexibilidad y control. Los trabajadores del conocimiento tienen en todo momento una perspectiva clara del estado, los roles y las responsabilidades, así como las fechas, subtareas, decisiones y flujos de trabajo que tienen lugar a lo largo del proyecto, incluso cuando se trabaja con subprocesos modelados dinámicamente o cuando se producen desviaciones de los modelos de procesos predefinidos. Conocen en todo momento las tareas que se están procesando y quién las procesa, qué plazos han vencido y cuál es la situación actual. Doxis4 registra todas las modificaciones que se realizan en documentos, expedientes o procesos, lo que garantiza el cumplimiento de los términos sin perder flexibilidad.

Incorporar las mejores prácticas

Aunque por lo general los modelos de procesos en el BPM clásico ya están predefinidos, en Adaptive Case Management también pueden definirse desde la base. De acuerdo con este enfoque ascendente, el curso del proyecto es el que determina el modelo del proceso, y no al revés. De esta forma, los equipos pueden eludir los problemas que surgen durante un proyecto y los procesos no se ralentizan. Con Adaptive Case Management, los negocios desarrollan las prácticas idóneas para un proyecto y las aplican a otros proyectos. Los análisis y los informes de casos y tareas optimizan aquí la gestión de los casos.

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Case processing that goes beyond predefined process models

Cualidades y puntos fuertes de Adaptive Case Management con Doxis4

Adaptive case management with Doxis4
  • Conectar la información con los procesos

    Doxis4 enlaza datos, documentos, expedientes y procesos, y los proporciona en el contexto adecuado. Al hacerlo, los trabajadores del conocimiento tienen la información que necesitan para tomar buenas decisiones a lo largo de un proceso. Los trabajadores del conocimiento siempre deciden por sí mismos si el contenido (por ejemplo, el contenido de un documento) o el proceso debería ser el punto de partida para la tramitación de un caso.

  • Procesos repetibles

    ¿Por qué seguir reinventando la rueda cuando Doxis4 puede reproducir lo que funciona bien en los procesos actuales y aplicarlo a procesos completamente nuevos, o incluso estandarizarlo? Cada proceso tiene su propio modelo, aunque solo se componga de varias tareas. Se trata de «Diseñar mientras se actúa», donde el foco de atención está en el usuario, no en el proceso.

  • Flexibilidad y trazabilidad

    El mero hecho de elegir un enfoque flexible y basado en el caso no significa que deba sacrificar el cumplimiento de las normas, la transparencia y la trazabilidad, En Doxis4, todas las actividades, las decisiones, las comunicaciones, el acceso a las informaciones, los estados, las responsabilidades, las fechas, etc. están perfectamente conectados para garantizar la trazabilidad y el cumplimiento de las normas.

  • Facilidad de uso

    Sumamente práctico y mínimamente complejo; esta es la filosofía de Adaptive Case Management con Doxis4. Aunque no tenga experiencia en programación, puede realizar ajustes en el modelo de proceso y permitir desviaciones del proceso original. Todo ello puede hacerse desde una aplicación Windows, el teléfono móvil o la web. En otras palabras, los cambios que su cliente solicita en una reunión in situ pueden trasladarse directamente al equipo de proyecto para su ejecución inmediata.

  • Espacio para el trabajo colaborativo

    Con Doxis4, las empresas pueden planificar proyectos de colaboración flexible y en función de cada situación, teniendo en cuenta las fechas, las prioridades, los procesadores, los documentos y la información. Los trabajadores del conocimiento pueden diseñar un número indefinido de subprocesos y dependencias a través de subtareas, lo que les permite ejecutar procesos de forma secuencial o simultánea. También pueden integrar en el proceso de estas subtareas a socios y a expertos externos e internos.

Adaptive Case Management: ¿Qué significa?

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