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Business Process Management (BPM) con Doxis4: las ventajas de tener un software de gestión de procesos de negocio con ECM y BPM integrado

Al contrario de lo que sucede en los sectores de producción, la automatización del trabajo de oficina con un sistema de BPM (business process management) o software de gestión de procesos de negocio no implica necesariamente un incremento de la eficacia en las tareas diarias. Antes de adentrarse de lleno en la automatización de tareas y procesos, primero se debe reflexionar si esta tiene sentido y se adapta al flujo de trabajo de los diferentes sectores o departamentos de la empresa. La automatización funciona únicamente en casos en los que se puede determinar detalladamente una sucesión rutinaria de tareas como ocurre, por ejemplo, durante la auditoría y autorización de facturas. Sin embargo, en aquellos casos en los que las personas deban tomar decisiones, resulta negativo restringir su trabajo con modelos de procesos que coarten su potencial y libertad de acción. Son precisamente los "trabajadores del conocimiento" los que deben imponerse con su experiencia, pericia y evaluación de competencias en la toma de decisiones y modos de proceder ante diferentes situaciones. El trabajo del conocimiento es una competencia humana y la automatización de sus procesos puede resultar demasiado rígida y costosa para la complejidad de la realidad que lo rodea. En los casos de manejo de quejas y reclamaciones, procesos de daños y siniestros o para procesos de selección de personal, las decisiones deben tomarse en función de cada caso concreto. En estas circunstancias, forzar a los trabajadores del conocimiento a que se apeguen a modelos de proceso inflexibles no resulta ni útil ni motivador y, mucho menos, conduce a una mejora de los resultados.

Es por ello, que resulta imprescindible la existencia de otro modelo de procesos que vaya más allá de la automatización, y que, en lugar de concentrarse en el proceso, haga hincapié en cada caso particular y tenga en cuenta los objetivos que se deban alcanzar. Según la situación, caso puede hacer referencia tanto a un cliente, como a un proyecto, un pedido o una reclamación.

Gestión de procesos de negocio (BPM) normativos y adaptativos

En la gestión de procesos de negocio o BPM se distingue entre BPM "normativo" y "adaptativo". Ambas subdisciplinas están presentes en igual medida en el ámbito de la práctica comercial. El BPM normativo, también llamado workflow de producción, hace referencia a procesos para los que previamente puede determinarse un curso, mientras que el BPM adaptativo, también llamado gestión de casos adaptativa, workflow ad hoc o "aplicaciones de procesos inteligentes" (según Forrester), hace referencia a todas las actividades realizadas por los trabajadores del conocimiento que estén procesando un caso. Así lo entiende también la EABPM (Asociación Europea de Gestión de Procesos Empresariales) según su definición: "La gestión de procesos empresariales es una aplicación sistemática que permite registrar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, supervisar y controlar procesos, automáticos o no, con el fin de alcanzar el objetivo final de un proceso de manera sostenible y de acuerdo con la estrategia empresarial. BPM abarca la consciente, común y cada vez mayor compatibilidad informática, así como la mejora, innovación y mantenimiento de los procesos 'end-to-end'".

Es por ello que, a la hora de decidirse por un software de gestión empresarial, debería valorar el hecho de que su futura solución de BPM combine ambas disciplinas en una única arquitectura. Por ejemplo, ¡con Doxis4 BPM! Mientras que la teoría empresarial habla de un BPM o gestión de procesos de negocio adaptativo y uno normativo, el paquete de Doxis4 iECM combina ambas subdisciplinas y se refiere a ellas como gestión de tareas y gestión de procesos empresariales.

Gestión de procesos de negocio como parte del paquete unificado de Doxis4 iECM

Doxis4 BPM es un sistema innovador y de reciente desarrollo para la gestión de procesos de negocio, que forma parte del paquete de gestión del contenido empresarial de Doxis4. Integrado en una arquitectura orientada a servicios (SOA) y basado en una plataforma ECM común (Doxis4 CSB), los documentos, expedientes, instancias de proceso y tareas utilizan una base de metadatos (RBDMS) unificada y servicios centrales comunes (seguridad, replicación, transporte, etc.). Utilizando un único cliente, se pueden realizar y gestionar archivados, documentos y tareas, así como procesos empresariales. Los documentos, expedientes, así como las instancias de proceso y tareas, también interactúan entre sí. Por ejemplo, los documentos y las instancias de proceso pasan a ser luego parte de los expedientes y, a su vez, desde estos expedientes pueden iniciarse instancias de proceso y tareas.

A diferencia de los sistemas BPM middleware y centrados en la integración, el software de gestión de procesos de negocio Doxis4 constituye un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) y BPM integrado. A diferencia de los sistemas BPM centrados en middleware, Doxis4 no necesita de una solución SOA adicional para integrar la opción de BPM en el entorno de la aplicación. El software de gestión de procesos de negocio Doxis4 puede emplearse en todas las áreas empresariales, desde el desarrollo corporativo y organizacional, los departamentos especializados hasta la TI a fin de modelar, administrar, mejorar y ejecutar de forma autónoma los procesos empresariales basados en documentos, ya sean estos ad hoc o estandarizados. Doxis4 BPM puede utilizarse tanto en unidades organizativas independientes como en empresas y dentro de grandes grupos empresariales. Una de las áreas de aplicación más conocidas y extendidas dentro de la unidad organizativa es la auditoría y autorización de facturas mediante la gestión de procesos de negocio. Por ejemplo, los workflows generales para toda la empresa se pueden encontrar en la edición de tareas.

Mayor margen de maniobra

El software de gestión de procesos de negocio Doxis4 no sólo funciona para la ejecución de procesos estándares ("doing by design") con workflows exhaustivamente detallados. En la mayoría de los casos, los procesos administrativos son, o bien, desestructurados ("design by doing") o sólo pueden ser estructurados de forma parcial. Esto se conoce como gestión de casos (case management) y concede a los empleados mayores responsabilidades y margen de maniobra, motivándolos positivamente. Resulta difícil prever el transcurso y resultado de estos procesos, ya que es la persona responsable, quien, basándose en su experiencia, debe decidir cómo proseguir y qué personas involucrar en el proceso.

Con frecuencia las empresas no suelen identificar de inmediato cuáles de sus procesos están estandarizados. Sólo con la práctica se hace visible, muchas veces, la repetición de patrones de conducta y ejecución de tareas en diferentes procesos. El software de gestión empresarial Doxis4 hace de estas secuencias, que antes se planeaban y se ejecutaban ad hoc, procedimientos estandarizados. De esta manera, Doxis4 combina ambos conceptos: permite modelar los procesos de manera comprensible y ofrece una concepción unificada para combinar el "tiempo de ejecución" y el "tiempo de construcción".

Más acerca de la gestión de procesos empresariales con Doxis4

Sus ventajas

  • Sistema ECM & BPM integrado
  • Trabajo rutinario (automatización) y trabajo del conocimiento (procesos ad hoc)
  • Tiempos de procesamiento y ejecución reducidos
  • Mayor transparencia en los procesos empresariales
  • Mayor nivel de servicio

Workflow ad hoc vs. workflow estándar

El concepto de la gestión de procesos de negocio abarca muchas facetas, existiendo muchos sinónimos para referirse a él: workflow, gestión de procesos empresariales, administración de procesos empresariales, tramitación de procesos o, de forma abreviada, gestión de procesos. La gestión de procesos empresariales distingue entre workflows estandarizados y no estandarizados. Entre los workflows no estandarizados se utiliza la denominación “gestión adaptativa de casos” para referirse a la gestión de casos, el término gestión de tareas hace alusión a los procesos ad hoc. A la derecha puede consultar las características distintivas de ambos conceptos.

Workflow ad hoc

  • design by doing
  • situativo
  • transcurso y resultado no previstos
  • no automatizable
  • el empleado decide qué actividades se realizan

Workflow estándar

  • doing by design
  • con regularidad
  • transcurso organizado y previsible
  • automatizable
  • las actividades dependen unas de las otras
Randstad Deutschland

Randstad, la empresa de selección de personal líder en Alemania, se ha decidido por el archivo Doxis4 para el archivado de sus más de 27 millones de documentos de personal desde el sistema SAP Folder Management.

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Eissmann Group Automotive

El Grupo Eissmann se ha decidido por el empleo del paquete de Doxis4 iECM de SER en toda la empresa.

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DHL Express

Desde 2010, DHL apuesta por una solución DMS unificada y basada en Doxis4 para toda la empresa con el fin de crear, junto con su socio HP, uno de los archivos comerciales de documentos más grandes del mundo.

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Mancomunidad de municipios Westfalia-Lippe

LWL apuesta por el ECM integrado de SER en todos sus departamentos. Se emplean expedientes electrónicos, archivado, comprobación de facturas y el manual KTQ.

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LBS

En el sistema Doxis4 de LBS ya se encuentran hoy en día 43 millones de documentos. 300 empleados de LBS trabajan con expedientes electrónicos como, p. ej., el expediente de ahorro para viviendas, de crédito y el jurídico.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord gestiona los planes, docu­men­tos para inspecciones y contratos, así como las facturas en curso, etc., de sus mercados en los llamados expedientes electrónicos de objetos, cuya finalidad es disponer rápidamente de los documentos.

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Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe apuesta por Doxis4 como plataforma ECM para toda la empresa. El sistema Doxis4 de SER se ha desarrollado progresivamente durante los últimos 15 años.

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BAUHAUS AG

En 2007 BAUHAUS AG introdujo el expediente electrónico jurídico en el Departamento Jurídico. Hoy en día, el sistema de gestión de bufete basado en Doxis4 controla toda la comunicación dentro del Departamento Jurídico.

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Stadtwerke Bielefeld

Como fundamento para un archivado de documentos unificado y estructurado, un acceso permanente y la mejora anhelada de los procesos, se introdujo el expediente electrónico de construcción (EBA).

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

En Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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Municipio de Gotinga

El municipio de Gotinga apuesta por la administración electrónica en el sector público y, con la ayuda de SER, ha implementado la gestión electrónica de expedientes en las primeras unidades organizativas.

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DER Touristik

Con ayuda de la solución de Doxis4, el grupo empresarial procesa automáticamente más de medio millón de facturas recibidas año tras año y archiva todos sus recibos con garantía de integridad en el archivo SER.

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Dürr Dental AG

Dürr Dental AG ha automatizado el procesamiento de sus albaranes y facturas recibidas, incluida la integración de la solución Doxis4 en el sistema ERP IFS principal.

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Doxis4 BPM y la gestión de tareas

El paquete de Doxis4 iECM es un sistema "ECM & BPM integrado" y es compatible con procesos empresariales tanto estructurados como no estructurados. Por lo general, los procesos estructurados se pueden estandarizar y automatizar con Doxis4 BPM. Asimismo, los procesos no estructurados, aquellos en los que no está claro desde el principio quién participa de él ni sus resultados, pueden llevarse a cabo de manera espontánea (ad hoc) con la gestión de tareas de Doxis4. De este modo, los workflows ad hoc pueden llegar a convertirse en procesos estandarizados gracias a la experiencia práctica. A continuación, le mostramos las diferencias entre ambas opciones básicas de Doxis4 para que le sea más sencillo distinguirlas.

Gestión de tareas

«Design by doing»/workflow ad hoc

  • Administra de manera situacional tareas ad hoc e instancias de proceso
  • Instancias de proceso incluso sin modelo de proceso
  • Planificación ad hoc de tareas
  • Depuración de tareas en subtareas
  • Recordatorios
  • Búsqueda flexible de tareas/listas de tareas en bandejas de correo e instancias de proceso
  • Instancias de proceso como carpetas de documentos/enrutamiento de documentos principales
  • Toma y registro de decisiones

Gestión de procesos empresariales

"Doing by design"/guiado por modelos

  • Definición y ejecución de modelos de proceso
  • Dos motores de proceso: «diagrama de estados» y «gráficos de dependencia» (dependencias entre tareas) como en la gestión de proyectos/diagrama de Gantt
  • Compatibilidad con actividades automáticas
  • Combinación de tareas «guiadas por modelos» y ad hoc a través de ajustes de precisión
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