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Procesamiento automático de facturas recibidas:
seguro, eficaz y rentable

Factura electrónica: procesamiento automático de facturas recibidas: seguro, eficaz y rentable

Las facturas en papel suponen un coste medio de 13 euros para la empresa. En esta cantidad se incluyen los costes laborales del registro manual, de la comprobación y contabilización, así como del archivado de las facturas entrantes. En primer lugar, lo habitual es fotocopiar las facturas en papel y enviarlas a los departamentos especializados para su comprobación. A continuación se introducen los datos importantes relativos a la facturación en los sistemas de contabilidad y pagos, sin olvidar que pueden cometerse errores que retrasan aún más el proceso.

Además, debe tenerse en cuenta la pérdida de tiempo que supone no poder acceder a la información para los emisores de la factura, compañeros y superiores. El largo camino que a menudo recorren las facturas, especialmente en empresas con varias sedes, repercute en la posibilidad de obtener descuentos y deducciones. No respetar los plazos de pago puede perjudicar para siempre la relación con el proveedor. También puede verse afectado el plan de liquidez, ya que no se sabe con exactitud a cuánto ascienden las deudas. En esas circunstancias resulta muy complicado, por no decir imposible, realizar una planificación precisa de la situación financiera.

Doxis4 InvoiceMaster procesa automática y diariamente todas las facturas recibidas, con o sin referencia a un pedido, así como las facturas parciales y colectivas. La extensión en páginas de una factura puede variar entre una y varios cientos (p. ej., las facturas en la construcción). Se engloban facturas en todos los soportes y recibidas por cualquier vía de entrada desde cartas, faxes y correos electrónicos hasta formatos de intercambio electrónicos (ZUGFeRD, guía central del usuario del foro alemán para la facturación electrónica). Dependiendo de la organización, la lectura y comprobación de facturas puede llevarse a cabo de manera descentralizada o centralizada como "servicios compartidos" en una sede para toda la empresa.

1, 2, 3, 4: más fácil imposible

El procesamiento de entrada de facturas se puede desglosar en 4 pasos:

  • escaneo de los documentos de entrada,
  • identificación de los proveedores y los datos contables relevantes,
  • comprobación de facturas regulada por workflow y
  • archivado de comprobantes con garantía de integridad.

La secuencia se inicia con el escaneado mediante Doxis4 Capture. Esta función es compatible con múltiples escenarios: desde un escaneado centralizado hasta el escaneado de documentos distribuido en diferentes sedes de la empresa. Una vez que se ha comprobado con éxito que la factura es correcta, esta se archiva debidamente en el repositorio de contenido Doxis4 al mismo tiempo que se procesa y, si se utilizan los expedientes electrónicos de Doxis4. se clasifica en el registro correspondiente del expediente de proveedor.

En el siguiente paso se identifica el texto mediante lectura OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Es ahora cuando pueden leerse (extraer) los datos necesarios para el procesamiento de la factura y comprobar su validez (validar). Para ello se emplea Doxis4 InvoiceMaster Read. Gracias a una combinación de procedimientos genéricos y de autoaprendizaje, el servicio de identificación se mejora continuamente. Los datos obligatorios, según el artículo 14 de la ley alemana relativa al impuesto sobre el volumen de ventas (UStG) y las disposiciones internas de la empresa, también se comprueban. Es aquí donde se rechazan aquellas facturas que contengan errores. Gracias a las plantillas de correspondencia empresarial disponibles, se pueden generar automáticamente textos escritos que se envían por correo electrónico, fax o carta.

Los datos de factura identificados mediante OCR se utilizan, entre otras cosas, para clasificar a los proveedores y se comparan automáticamente con los datos maestros del proveedor almacenados en el sistema ERP y de contabilidad. Las facturas de proveedores internacionales se procesan en el idioma y moneda que correspondan conforme a los tipos impositivos vigentes y, por supuesto, con compatibilidad SEPA.

Objetivo: asientos contables completamente automáticos

Una vez que las facturas se han comprobado con éxito, aquellas con referencia de pedido se comparan posición a posición con la información de pedido disponible en el sistema ERP que se emplee. Si todo concuerda (no hay divergencias en el precio, la cantidad, etc.), los datos contables relevantes se transfieren al departamento de contabilidad financiera. A continuación las facturas pueden contabilizarse de forma completamente automática e introducirse en los sistemas de pago.

En el caso de que sean necesarios procesamientos posteriores, hay disponible un puesto de trabajo especial para la validación que facilita notablemente la búsqueda y corrección de errores tanto a proveedores como a destinatarios mediante funciones de búsqueda y destacados en color. Una vez concluida satisfactoriamente la validación, las facturas pueden transferirse al workflow de comprobación. En función del sistema ERP empleado, el proceso de comprobación de facturas puede integrarse completamente, p. ej., mediante Doxis4 InvoiceMaster SAP Control si se usa SAP, o parcialmente gracias a la tecnología de Doxis4 InvoiceMaster Control.

Comprobación de facturas

Con el fin de satisfacer los requisitos fiscales, el proceso de comprobación de facturas abarca la comprobación de contenido y precio, con una aclaración en caso de darse divergencias en el precio o la cantidad, la contabilización de facturas sin referencia de pedido, así como la autorización, el rechazo y el archivado final de facturas.

El proceso de autorización subsiguiente puede adaptarse a las directivas de la empresa: desde el habitual principio de control por parte de dos personas hasta estructuras de aprobación de varios niveles y ramificadas con comprobación simultánea de posiciones. Naturalmente, Doxis4 InvoiceMaster Control cuenta con regulaciones para sustitutos y es compatible con bandejas de correo de grupo.

Registro de facturas recibidas

El registro de facturas recibidas es un elemento fijo de Doxis4 InvoiceMaster Control y ofrece "de un vistazo" una relación de todas las facturas que se están procesando, así como de aquellas que se han registrado y también de las que ya se encuentran en proceso de comprobación.

Autorización de facturas móvil

La autorización de facturas móvil contribuye acelerando aún más el proceso. Para ello, Doxis4 InvoiceMaster Control ofrece una aplicación de autorización basada en web que se puede utilizar en teléfonos inteligentes o tabletas con Windows, Apple iOS, Blackberry o Android.

Al concluir la comprobación de una factura, se guarda el historial de procesamiento de la misma, archivada previamente con garantía de integridad. Los datos relevantes para la contabilidad y las identificaciones de los documentos también se archivan junto con el asiento contable. De modo que todos los pasos del proceso de comprobación de facturas quedan reflejados de forma comprensible.

Ampliar el procesamiento automático de facturas

Doxis4 InvoiceMaster ofrece todas las funciones necesarias para ello en una única solución. Gracias a la estrecha integración en todos los sistemas ERP principales, como SAP ERP, Infor ERP, MS Dynamics NAV/AX u Oracle E-Business Suite, puede obtener una solución global en una sola pieza.

El procesamiento automático de facturas recibidas constituye el principio técnico que sustenta el procesamiento de todo el correo recibido en cualquier tipo de soporte. Si, además, se combina con los expedientes electrónicos, la gestión de tareas & procesos, así como con la gestión de documentos, puede llevarse a cabo una gestión del contenido empresarial para la totalidad de la empresa que perfeccione los procesos empresariales basados en cantidades ingentes de documentos.

Más acerca del procesamiento automático de facturas recibidas

Sus ventajas

  • Procesamiento rápido, de alta calidad y rentable de las facturas recibidas
  • Integración de todas las vías de entrada: correo postal, correo electrónico, fax
  • Compatible con SEPA y formatos ZUGFeRD
  • Vista de conjunto y transparencia gracias al registro de facturas recibidas
  • Comprobación de todos los datos obligatorios según el artículo 14 de la ley alemana relativa al impuesto sobre el volumen de ventas (UStG)
  • Autorización móvil vía teléfono inteligente o tableta
  • Integración sin fisuras en sistemas de contabilidad financiera (FiBu) y ERP
Representación esquemática del procesamiento automático de facturas recibidas
Representación esquemática del procesamiento automático de facturas recibidas

Doxis4 InvoiceMaster

Doxis4 InvoiceMaster se cimienta sobre tres módulos principales que pueden emplearse separados o combinados entre ellos:

  • Doxis4 InvoiceMaster Read
    Procedimiento de alta eficacia para leer y validar todos los datos de cabecera y posición (previamente entrenado y autoaprendido)
  • Doxis4 InvoiceMaster Control
    Comprobación y autorización de facturas de todos los sistemas y en toda la empresa
  • Doxis4 InvoiceMaster Control for SAP
    Comprobación y autorización de facturas integrada directamente en SAP (incl. cliente web para usuarios sin SAP)

Cualidades & puntos fuertes

  • Clases de comprobantes, vías de entrada e idiomas

    Doxis4 InvoiceMaster procesa facturas de costes y proveedores con y sin referencia de pedido, así como facturas parciales, colectivas y corregidas. Se incluyen facturas en cualquier soporte y recibidas por cualquier vía de entrada, ya sea por correo postal, fax o correo electrónicos. Doxis4 domina incluso el procesamiento del nuevo formato ZUGFeRD para facturas electrónicas. Por supuesto, la compatibilidad con SEPA también está incluida. Doxis4 InvoiceMaster está pensado para utilizarse en empresas que operan a nivel internacional y, por lo tanto, disponible en muchos idiomas.

  • Desde el procesamiento hasta asientos contables completamente automáticos

    Todo el proceso de lectura de facturas se lleva a cabo con Doxis4 InvoiceMaster de forma prácticamente automática: desde la clasificación e identificación del idioma de los comprobantes, pasando por la extracción de la información relevante para continuar con el procesamiento hasta llegar a la validación. La combinación de diferentes métodos de análisis, procedimientos de autoaprendizaje y la opción de "entrenar" facturas desconocidas mejoran el servicio de identificación de forma constante. Existen mecanismos de validación, como comprobar la integridad de los datos obligatorios conforme al artículo 14 o comprobar y comparar la consistencia de los datos maestros y de la factura con los del sistema ERP, que detectan a tiempo los errores reduciendo el trabajo durante la comprobación y autorización subsiguientes de la factura. Las facturas con referencia de pedido cuyos datos sean correctos pueden contabilizarse de manera completamente automática.

  • Comprobación y autorización de facturas

    Doxis4 InvoiceMaster es compatible con una gran número de escenarios de autorización, por lo que es posible adaptar estos procesos a cada empresa o estructura organizativa. Estos escenarios engloban desde el habitual principio de control por parte de dos personas hasta estructuras de aprobación de varios niveles y ramificadas con comprobación simultánea de posiciones. En caso de ser necesaria alguna aclaración, siempre pueden integrarse "ad hoc" otros gestores en el proceso de comprobación. Naturalmente, Doxis4 InvoiceMaster incluye regulaciones para sustitutos y la compatibilidad con bandejas de correo de grupo entre sus prestaciones. Gracias a una aplicación web universal o directamente por correo electrónico (Doxis4 Mobile Workflow Access), Doxis4 InvoiceMaster facilita la participación móvil en los procesos de autorización de facturas en cualquier momento y desde cualquier lugar.

  • Análisis gráficos

    Con solo pulsar un botón en Doxis4 InvoiceMaster puede crear informes especializados preconfigurados con gráficos de barras, circulares, lineales o diagramas de dispersión que proporcionan una vista actual de los procesos de facturación y muestran puntos susceptibles de mejora: ¿qué efectividad presenta el procesamiento de facturas recibidas?, ¿dónde se detectan puntos de congestión?, ¿en qué facturas puede producirse una pérdida del descuento?, ¿a cuánto asciende la cuota de asientos contables automáticos en facturas con referencia de pedido? De este modo, además del procesamiento optimizado de las facturas individuales, Doxis4 contribuye a una mejor gestión y un procesamiento más eficaz del total de facturas.

  • "Ready for eInvoicing" (preparado para la facturación electrónica)

    La conocida empresa auditora EBNER STOLZ ha confirmado que Doxis4 cumple los requisitos legales de facturación electrónica recogidos en el artículo 14, párrafo 1 de la ley alemana relativa al impuesto sobre el volumen de ventas (UStG). Los auditores certifican que el software auditado Doxis4 permite "un procesamiento y un archivado de facturas electrónicas, tanto recibidas como emitidas, conforme a lo requerido en el artículo 14, párrafo 1 de la ley alemana relativa al impuesto sobre el volumen de ventas (UStG), a los reglamentos de la ley alemana de simplificación de impuestos (StVereinfG) de 2011, así como a las aclaraciones adicionales del escrito del 2 de julio de 2012 del Ministerio Federal de Finanzas de Alemania (BMF) siempre que sea utilizado debidamente y en combinación con los controles organizativos específicos de los usuarios de Doxis4". EBNER STOLZ concluye que: "Por lo tanto, los módulos auditados del paquete de software Doxis4-iECM pueden considerarse adecuados y funcionales para unas buenas prácticas contables".

  • Archivado con garantía de integridad certificado

    Todo el proceso automático de captura, clasificación, comprobación y asiento de facturas entrantes se documenta de manera transparente y se archiva con garantía de integridad. Cuando se utiliza un archivo Doxis4 los períodos de conservación se administran automáticamente, de manera que los documentos con obligación de conservación se almacenan seguros conforme a las normativas legales, internas de la empresa y específicas del sector relativas al cumplimiento. Algo que también garantiza la certificación IDW PS 880 que la empresa auditora Deloitte & Touche, conocida internacionalmente, ha otorgado al paquete de Doxis4 iECM. En virtud de lo cual el archivado electrónico en Doxis4 se lleva a cabo con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre los sistemas contables informatizados (GoBS), del Código Fiscal alemán (AO), así como del Código de Comercio alemán (HGB) y del reglamento sobre el acceso a la información y la comprobación de datos digitales (GDPdU).

Sus ventajas con el procesamiento automático de facturas

Procesamiento de facturas completamente automático que incluye el asiento contable (en el caso de facturas con referencia de pedido).
DER Touristik

Con ayuda de la solución de Doxis4, el grupo empresarial procesa automáticamente más de medio millón de facturas recibidas año tras año y archiva todos sus recibos con garantía de integridad en el archivo SER.

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PVS Büdingen

En PVS Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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Dürr Dental AG

Dürr Dental AG ha automatizado el procesamiento de sus albaranes y facturas recibidas, incluida la integración de la solución Doxis4 en el sistema ERP IFS principal.

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Mancomunidad de municipios Westfalia-Lippe

LWL apuesta por el ECM integrado de SER en todos sus departamentos. Se emplean expedientes electrónicos, archivado, comprobación de facturas y el manual KTQ.

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Apúntese al procesamiento automático del correo recibido

El procesamiento de facturas recibidas es el punto de partida perfecto para introducir el procesamiento automático de correo recibido en toda la empresa. Doxis4 InvoiceMaster se cimienta sobre la tecnología de la solución universal Doxis4 Inbound Center.

Con Doxis4 Inbound Center es posible registrar y distribuir automáticamente toda la entrada de correo postal, correo electrónico y faxes de una empresa. Los documentos en papel escaneados y los electrónicos se funden en un solo proceso que acaba con la incompatibilidad de soportes. Esta solución no solo se implementa en empresas de gran tamaño, sino que cada vez es más popular entre las medianas empresas.

Las ventajas son contundentes: se eliminan los tiempos de transporte y de espera. Todos los documentos están disponibles para editarse tras su recepción sin incompatibilidad de soportes tanto en el contexto específico como en el de proceso, de forma que la tramitación de procesos se acelera considerablemente. Los documentos se asignan a una instancia de proceso a través de la que se puede acceder directamente a toda la información. 

Más acerca del procesamiento general de correo recibido con Doxis4

Sus ventajas

  • Procesamiento multicanal para evitar la incompatibilidad de soportes
  • Automatización mediante clasificación de contenidos
  • Asignación y distribución rápidas para acelerar la tramitación específica y de procesos, así como para aumentar la capacidad informativa
  • Integración directa en procesos empresariales

En resumen: el procesamiento automático de facturas con Doxis4

Lectura de facturas (Doxis4 InvoiceMaster Read)

  • Procesamiento de todas las facturas entrantes en cualquier soporte y por medio de las más diversas vías (papel, fax, correo electrónico, ZUGFeRD)
  • Procesamiento de los más diversos formatos de facturas (facturas con y sin referencia de pedido, facturas parciales o colectivas)
  • Compatible con captura previa y posterior
  • Reconocimiento OCR para documentos escaneados
  • Extracción de toda la información relevante para el procesamiento (p. ej., proveedor y destinatario de la factura, datos de cabecera y maestros, posiciones, etc.)
  • Mejora supervisada y completamente automática del proceso de identificación
  • Integración completa con SEPA (campos adicionales para IBAN y BIC, rutina de comprobación del número de cuenta del proveedor también para IBAN)
  • Validación y comprobación conforme al artículo 14 de la ley alemana relativa al impuesto sobre el volumen de ventas (UStG), así como conforme a otras normas relevantes
  • Cómodo cliente de validación para comprobar y corregir facturas
  • Función independiente del sistema ERP y sistema de archivo empleados
  • Compatible con numerosos idiomas, monedas y tipos impositivos
  • Comparación con datos maestros de los sistemas ERP (interfaz SAP certificada, interfaz universal para el resto de sistemas ERP)

Comprobación de facturas (Doxis4 InvoiceMaster Control)

  • Facturas con y sin referencia de pedido
  • Estrategias de autorización configurables
    • Un solo nivel/varios niveles
    • Determinación automática de gestores
    • Niveles de autorización y límites de importe
    • Identificación y comprobación de divergencias en precio y cantidad
    • Principio de control por parte de dos personas
  • Uso de bandejas de correo de grupo e individuales (entrega directa)
  • Ayuda para la contabilidad gracias a propuestas y diálogos de búsqueda
  • Listas de contabilidad divididas (datos contables propios/otros datos contables)
  • Controlling mediante informes e historiales
  • Mecanismos flexibles de escalabilidad
  • Comentarios individuales para cada paso del proceso
  • Creación de documentos para la correspondencia de proveedores
  • Autorización paralela mediante notificación del proceso a varios empleados
  • Regulación para sustituciones
  • Participación móvil en procesos con una moderna interfaz web
  • Integración en los clientes Doxis4 winCube y Doxis4 webCube
  • Compatible con SEPA: es compatible tanto con IBAN/BIC como con números de cuenta/códigos de identificación bancaria

Interfaces

  • Interfaz certificada para SAP
  • Interfaz universal para el resto de sistemas ERP (Universal ERP Connector)
  • Uso flexible incluso en el caso de archivos de terceros
  • Cómoda transferencia de datos de proceso a SAP GUI por medio de Doxis4 SAP Remote Control
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