www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Proceso automatizado: desde los documentos en papel hasta las bandejas de correo digitales

Digitalización de la correspondencia con Doxis4.

Digitalización de la correspondencia y procesado electrónico del correo: desde los documentos en papel hasta la bandeja del correo electrónico

Para garantizar la eficacia de los procesos de la empresa, es indispensable que los documentos recibidos, ya sea por carta, fax, etc., se distribuyan de forma rápida y directa para su procesamiento posterior. Para conseguir esto es fundamental que la digitalización de la correspondencia y procesado electrónico del correo se realice de forma eficaz. El proceso de recepción con Doxis4 asegura un procesamiento unificado y universal de todo el correo entrante por cualquier vía: desde el registro, pasando por el archivado, hasta la distribución a las personas pertinentes de la empresa.

El procesamiento electrónico universal y sin incompatibilidad de soportes de Doxis4 ahorra tiempo, acelera y mejora los procesos empresariales, aporta más transparencia desde el punto de vista de los desarrollos y los estados de edición, sin olvidar que aumenta la calidad de registro. Al no ser necesario distribuir documentos en papel ni realizar tareas repetitivas como la introducción manual de datos, la clasificación de cartas, etc., pueden reducirse considerablemente tanto los tiempos de ejecución como los costes.

Ventajas de la digitalización de la correspondencia y de un workflow sin papel

Los documentos entrantes junto con los metadatos están disponibles para procesarlos inmediatamente después de su digitalización. Es posible trabajar con un único soporte sin necesidad de oscilar constantemente entre el "mundo de papel" y el escritorio de su pantalla.

El curso automático del procesamiento de correo recibido transcurre de la siguiente manera: la secuencia se inicia con el escaneado mediante Doxis4 Capture. Esta función es compatible con múltiples escenarios: desde un escaneado centralizado hasta el escaneado de documentos distribuido en diferentes sedes de la empresa. Los documentos digitalizados se asignan automáticamente al destinatario o a la unidad organizativa correctos mediante una combinación de procedimientos basados en el contenido, el autoaprendizaje y manuales. La información relevante puede extraerse de los documentos estructurados y validarse. Para la clasificación y extracción se emplean tecnologías altamente precisas y extremadamente eficaces: procedimientos de autoaprendizaje basados en contenido en combinación con métodos basados en reglas.

En el contexto del proceso de recepción con Doxis4, el módulo Doxis4 Capture se encarga de la captura (escaneado) de los documentos en papel. Doxis4 Inbound Center integra los documentos y flujos de datos electrónicos en el módulo Doxis4 InputConnect. En Doxis4 InboundMaster los documentos se clasifican por contenidos y se extraen todos los datos necesarios automáticamente.

Más acerca del procesamiento de correo recibido con Doxis4

Sus ventajas

  • Procesamiento diario de todos los documentos entrantes
  • Clasificación, extracción y asignación automática a procesos empresariales, tareas y personas de contacto
  • Gran disposición de la información gracias al rápido acceso a la misma
  • Tiempos de tramitación y ejecución reducidos

Cualidades & puntos fuertes

  • Solución universal para la recepción de correo y de otros documentos

    El procesamiento de correo recibido y digitalización de correspondencia con Doxis4 se adecúa a múltiples áreas de aplicación a las que llegan documentos por correo postal, fax, correo electrónico, etc. Esta solución incluye la indexación automática de documentos para el archivado en el archivo electrónico o en el repositorio de contenido. Si se combinan con los expedientes electrónicos y la tramitación electrónica de procesos, los documentos entrantes pueden asignarse automáticamente a las instancias de proceso que correspondan (p. ej., procesamiento de solicitudes, pago de indemnizaciones, etc.) y a los respectivos expedientes (p. ej., expedientes de cliente, expedientes de proveedor, etc.). La recepción de correo relacionado con acreedores o deudores puede procesarse de manera completamente automática. Gracias a la clasificación y la extracción se realiza un análisis completo del contenido del documento que permite automatizar el procesamiento y la tramitación de pedidos de cada proceso empresarial. 

  • Clasificación automática

    La clasificación sirve para asignar automáticamente documentos a áreas empresariales, departamentos, destinatarios y categorías de producto, etc. según el contenido. La combinación de diferentes procedimientos (p. ej., clasificación de plantillas, clasificación por búsqueda asociativa, clasificación por identificación de forma, clasificación por tamaño de imagen y la categorización basada en frases) permite utilizar todas las propiedades relevantes de un documento para clasificarlo con precisión dentro del repertorio de documentos que abarca desde los formularios estructurados hasta el texto libre sin estructurar.

  • Procedimiento de extracción inteligente

    Doxis4 también utiliza potentes procedimientos de autoaprendizaje cuando se trata de seleccionar automáticamente datos relacionados con el contexto (extracción). Incluso si se ha modificado el diseño o el documento original presenta mala calidad, la extracción garantiza una alta precisión. Doxis4 InboundMaster emplea documentos de muestra para aprender acerca del contexto en el que se encuentra la información correspondiente y, basándose en ello, identifica la información relevante incluso en el caso de documentos desconocidos. Además, se emplean otros procedimientos de extracción inteligentes: uno de los más destacables es la extracción de tablas, con la que se pueden leer automáticamente tablas complejas de varias páginas. El innovador análisis de campos múltiples y el análisis de direcciones sirven para comparar conjuntos de datos estándar y/o datos específicos del cliente.

  • Validación fiable

    La comprobación (validación) automática de los datos leídos previamente se realiza a nivel local (p. ej., dominios de valores válidos, restricciones de formato, procedimientos de códigos de control, etc.), así como mediante la comparación con bases de datos y conjuntos de datos online. Gracias a la importación, p. ej., de datos maestros y a la integración dinámica de datos operativos específicos del cliente se garantiza siempre el mayor grado de actualidad y seguridad durante la validación. Si el sistema no es capaz de leer de manera completamente automática un comprobante, los datos leídos se pueden confirmar, ampliar o corregir en el puesto de trabajo con Doxis4 InboundMaster. 

  • Archivado con garantía de integridad certificado

    Todo el procesamiento de correo recibido se documenta de manera transparente y los documentos se archivan con garantía de integridad. Cuando se utiliza un archivo Doxis4 los períodos de conservación se administran automáticamente, de manera que los documentos con obligación de conservación se almacenan seguros conforme a las normativas legales, internas de la empresa y específicas del sector relativas al cumplimiento. Algo que también garantiza la certificación IDW PS 880 que la empresa auditora Deloitte & Touche, conocida internacionalmente, ha otorgado al paquete de Doxis4 iECM. En virtud de lo cual el archivado electrónico en Doxis4 se lleva a cabo con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre los sistemas contables informatizados (GoBS), del Código Fiscal alemán (AO), así como del Código de Comercio alemán (HGB) y del reglamento sobre el acceso a la información y la comprobación de datos digitales (GDPdU).

Posibles escenarios de aplicación

Doxis4 abarca los principales escenarios de aplicación en el contexto de un procesamiento moderno del correo recibido.

Aplicación en la empresa

Implementación en la empresa: centralizada (en una sede), descentralizada
(en varias sedes) o distribuida (en determinadas áreas/departamentos).

Externalización mediante un proveedor de servicios

Implementación mediante un proveedor de servicios (hosting): disponibilidad completa o parcial de todo el procesamiento del correo recibido para clientes/mandantes (en especial la "lectura").

Servicios compartidos/internalización

Consolidación y centralización de los servicios compartidos por parte de un área central de la empresa o del grupo empresarial. También es posible la internalización, es decir, poner procesos a disposición de mandantes externos.

Contact