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Administración inteligente de documentos para Word, Excel y PowerPoint

ECM Microsoft Office: administración inteligente de documentos para Word, Excel y PowerPoint

Microsoft Word, Excel y PowerPoint ofrecen múltiples opciones para editar documentos, pero carecen de importantes funciones que un ECM para Microsoft Office podría suplir, como un repositorio universal de contenido para todos los departamentos con versionado, gestión de plantillas y función de checkin/checkout. Es por ello que los documentos se duplican innecesariamente, así como se archivan de forma arbitraria y redundante en directorios de archivos sin que se registren los cambios en el documento. No se muestran las vinculaciones entre documentos ni queda claramente establecido qué documento es el original y cuál el actual.

La gestión del contenido empresarial con Doxis4 es mucho más que una mera alternativa a los directorios de archivos actuales. Además, ofrece muchas otras funciones relevantes para el trabajo diario con documentos, especialmente cuando se editan y utilizan documentos en equipo y entre varios departamentos. La aplicación integra a la perfección el ECM en Microsoft Office.

Doxis4 SmartOffice amplía el paquete de Microsoft Office con importantes funciones de archivado y de administración de documentos haciendo que estas estén disponibles directamente en las interfaces de Microsoft. Así, los nuevos documentos de Word, Excel y PowerPoint pueden archivarse sin rodeos en Microsoft Office al crearse en su contexto empresarial. El archivado de los documentos puede efectuarse con garantía de integridad aunque no sea obligatorio. Esto último se refiere, por ejemplo, a versiones anteriores o documentos que no tienen que conservarse obligatoriamente.

Sus ventajas

  • Potentes funciones ECM integradas en el cliente Microsoft Office
  • Archivado sin redundancias y con garantía de integridad en el contexto empresarial sin carpetas ni versiones caóticas
  • Acceso directo de los equipos y diferentes departamentos a los documentos necesarios de Office
  • Gestión de versiones incl. la documentación de los cambios

Cualidades & puntos fuertes

  • Integración sin fisuras en las interfaces de Microsoft Office

    Doxis4 SmartOffice se integra a la perfección en las interfaces de Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Si se trabaja habitualmente con Microsoft Office no hay por qué abandonar el entorno de trabajo ordinario solo para archivar nuevos documentos o buscar y editar los ya existentes. A los ojos del usuario el complemento para Office de Doxis4 tiene la apariencia de las funciones nativas de Microsoft, de modo que este pueden acceder de forma directa a las funciones DMS adicionales. Los diálogos de archivado y búsqueda pueden personalizarse de acuerdo con las necesidades individuales.

  • Información completa dentro del contexto empresarial

    La mayoría de los documentos se crea, edita y distribuye en Microsoft Word, Excel y PowerPoint. Estos documentos son parte de la gestión de contenidos o procesos y, como tal, deben también administrarse, guardarse y finalmente archivarse junto con documentos de otra procedencia y formato (PDF, correo electrónico, gráficos, etc.). Doxis4 SmartOffice completa a Microsoft Office con funciones importantes de administración de documentos. En lugar de guardarse en directorios de archivos, los documentos se archivan en su totalidad en el repositorio de contenido Doxis4 para toda la empresa dentro del contexto de la gestión de contenido y procesos, de modo que todos los empleados relevantes los tienen a su disposición para editarlos, comprobarlos y autorizarlos.

  • Integración con expedientes electrónicos y workflows

    Si se relacionan con expedientes electrónicos como expedientes de cliente o de proveedor en Doxis4, los documentos de Office se pueden archivar rápida y estructuradamente en los registros de expediente adecuados. Es decir, dotamos de funciones de ECM Office. Esto significa que todos los documentos y correos electrónicos de un cliente, junto con solicitudes, pedidos, consultas y otra información importante, están disponibles y agrupados en el contexto empresarial, también para otros colegas que participen en el trabajo diario o para los sustitutos durante las vacaciones. La búsqueda de la información deseada abarca tanto contenidos y metadatos de documentos y correos electrónicos como también de expedientes. 

  • Un mejor trabajo en equipo

    La colaboración y los procesos empresariales comprenden diferentes equipos y departamentos, lo que también puede aplicarse a la administración de documentos. Como soporte para las formas de trabajo orientadas a proyectos y basadas en procesos, Doxis4 ofrece un repositorio de contenido para toda la empresa que facilita el acceso directo de todos los usuarios a los documentos, siempre que estos cuenten con la autorización correspondiente. De esta forma se reduce notablemente la pérdida de tiempo que suponen las consultas a compañeros para saber dónde se encuentra un documento, quién está trabajando actualmente en él o cuál es la última versión. Este es el principio sobre el que se sustenta el complemento SmartOffice de Doxis4 facilitando la utilización y edición conjuntas de documentos de Office mediante funciones especiales de ECM como la búsqueda, checkin/checkout, el versionado, el archivado de representaciones en diversos formatos (documento de Word, PDF, etc.) y la conversión a formatos de conservación a largo plazo. 

  • Gestión unificada

    Los diálogos disponibles para el archivado y la búsqueda en Microsoft Office se administran centralizadamente en el paquete de Doxis4 iECM, así como se generan y actualizan mediante el cliente de diseño Doxis4 cubeDesigner. Gracias este cliente de Doxis4, los diálogos de SmartOffice pueden dotarse, entre otras cosas, con derechos de acceso para determinados roles, grupos y departamentos. Mediante este tipo de plataforma con una administración centralizada es posible implementar en la empresa los diferentes requisitos de manera sistemática, sencilla y eficaz en Microsoft Office.

ECM Microsoft Office para empresas con Doxis4

Cinta de menú dinámica a la imagen de Microsoft

Doxis4 SmartOffice se integra como una cinta de menú adicional en los productos compatibles de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint). De modo que las funciones de Doxis4 para archivar, buscar y editar documentos de Office están disponibles directamente en la aplicación habitual. La cinta de menú y las funciones disponibles se adaptan a la imagen de Microsoft en el contexto actual, ya se trate de editar, buscar o archivar documentos, al mismo tiempo que pueden configurarse individualmente. 

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Diálogos de archivado integrados

Con Doxis4 SmartOffice pueden transferirse documentos de Office al repositorio de contenido de Doxis4 en cualquier momento mediante el diálogo de archivado integrado, incluidos metadatos del contexto empresarial y del documento, y, si fuera necesario, también como versión de trabajo personal no accesible para el resto de usuarios. Gracias a la incorporación automática de las propiedades de documento y otros medios auxiliares de entrada, todo se lleva a cabo con más rapidez que mediante la opción "Guardar como" en las complejas estructuras de carpetas de Windows, al mismo tiempo que se garantiza una eficacia considerablemente superior de los procedimientos. 

Listas de coincidencias totales para búsquedas

Doxis4 SmartOffice examina todo el repositorio de contenido Doxis4 buscando la información o los documentos deseados mediante diálogos de búsqueda integrados y configurables en Microsoft Office. La búsqueda de texto completo, por índices, así como la búsqueda combinada, conducen rápidamente al contexto empresarial adecuado incluso en el caso de grandes conjuntos de documentos. La lista de resultados que se muestra en Microsoft Office con documentos de Office y de otros formatos ofrece una visión general rápida y completa de los resultados de la búsqueda y los contenidos de los documentos.

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Edición y versionado conjuntos

Doxis4 es compatible con el trabajo para documentos "vivos" en Microsoft Office desde la creación, pasando por el versionado, hasta el archivado con garantía de integridad. Con un clic en la cinta de menú de SmartOffice puede protegerse un documento por medio de la función de checkin/checkout para que otros compañeros no puedan editarlo simultáneamente. Seguidamente es posible guardar los cambios como versión de trabajo propia o, como versión de trabajo finalizada, puede ponerse a disposición de los demás usuarios del equipo o de toda la empresa.

En resumen: Microsoft Office & Doxis4

Archivado & indexación

  • Archivado de nuevos documentos de Office directamente desde Microsoft Word, Excel y PowerPoint
  • Archivado de documentos de Office con garantía de integridad, incl. la información descriptiva relevante para el contenido y el proceso (metadatos)
  • Diálogos de archivado, listas de selección y campos de introducción predefinidos en Office con listas de propuestas
  • Transferencia de las propiedades de documento de Office como valores índice con mapeo individual
  • Compatibilidad con atributos repetidos, campos de introducción enmascarados, campos obligatorios y campos bloqueados para diálogos de archivado

Búsqueda & visualización

  • Búsqueda en todo el repositorio de contenido Doxis4 directamente desde Word, Excel y PowerPoint
  • Búsqueda por índices en atributos de documento
  • Búsqueda de texto completo en contenidos de documento
  • Búsqueda combinada en atributos y contenidos de documento
  • Valores propuestos por el sistema para campos de búsqueda en Microsoft Office
  • Lista de resultados con clasificación, agrupado o filtrado seleccionables, así como con vista previa de los mejores resultados en texto completo directamente en Microsoft Office
  • Opción de abrir los documentos con Microsoft Office o con otra aplicación original (programa PDF, de edición de imágenes, etc.), así como con un cliente de Doxis4 (Windows, web, móvil) o el visor de Doxis4.

Procesamiento & colaboración

  • Procesamiento directo de documentos en Word, Excel y PowerPoint dentro del repositorio de contenido Doxis4 sin necesidad de un cliente adicional de Doxis4 o de cambiar de ventana
  • Administración de versiones con checkin/checkout para una utilización conjunta de documentos
  • Conversión de documentos de Office a PDF con la función Office, así como archivado como representación adicional
  • Conversión de documentos de Office a PDF, PDF/A y TIFF con la opción de Doxis4 PDF & TIFF Producer

Gestión & administración

  • Diálogos de archivado y búsqueda con libertad de configuración
  • Administración centralizada de diálogos, usuarios y derechos en el cliente de administración
  • Entorno de script para gestión de eventos y personalización adicional
ECM Office para empresas

Más ECM para Microsoft

SER, como Socio de Oro certificado de Microsoft que es desde hace mucho tiempo, puede ofrecer una profunda integración entre las soluciones de Microsoft y el paquete de Doxis4 iECM. Además de Microsoft Office, Doxis4 integra otras amplias compatibilidades de ECM directamente en las interfaces habituales de Microsoft: gracias a los complementos inteligentes para Microsoft Outlook, así como a los conectores para Microsoft SharePoint y Microsoft Dynamics NAV/AX, los usuarios de Microsoft tienen ante sí todo un mundo de posibilidades.

Integración de Doxis4 & Microsoft

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