www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Gestión inteligente de documentos y correo electrónico para Microsoft Outlook

ECM Outlook: Gestión inteligente de documentos y correo electrónico

La mayor parte de la correspondencia empresarial tiene lugar vía correo electrónico. Microsoft Outlook es el cliente de software colaborativo más utilizado para comunicarse por correo electrónico. Con Outlook se pueden configurar y administrar correos electrónicos, contactos y el calendario, pero sin relación con los procesos empresariales. La correspondencia empresarial recibida y enviada vía correo electrónico termina con frecuencia en bandejas de correo personales o de grupo, por lo que no está disponible para otros participantes del contexto empresarial en cuestión. Muchos empleados se las arreglan imprimiendo los correos electrónicos para archivarlos en carpetas de expedientes. En cambio, otros convierten los textos de los correos electrónicos para después archivarlos junto con los datos adjuntos en caóticos directorios de archivos. En definitiva, esta incompatibilidad de soportes resulta en más trabajo, poca transparencia y procesos empresariales que se interrumpen.

Doxis4 SmartOutlook amplía Microsoft Outlook con importantes funciones de archivado y de búsqueda haciendo que estén disponibles directamente en la bandeja de correo de Outlook. De modo que los correos electrónicos con o sin archivos adjuntos pueden guardarse y archivarse fácil y rápidamente en el repositorio de contenido para toda la empresa correspondientemente a su proceso y contexto empresariales. En lugar de estar distribuida en bandejas de correo personales, la correspondencia siempre se encuentra disponible donde se necesita, siempre que se cuente con los derechos de acceso correspondientes. 

Sus ventajas

  • Potentes funciones ECM integradas en Microsoft Outlook
  • Rápido archivado de correos electrónicos en el contexto empresarial
  • Acceso sistemático a correos electrónicos y documentos en lugar de silos de información aislados en bandejas de correo
  • Descongestión del servidor de Microsoft Exchange

Cualidades & puntos fuertes

  • Integración sin fisuras en las interfaces de Microsoft Outlook

    Doxis4 SmartOutlook se integra a la perfección en la interfaz de usuario de Microsoft Outlook. Si se trabaja habitualmente con Microsoft Outlook no hay por qué abandonar el entorno de trabajo ordinario y la bandeja de correo personal solo para archivar correos electrónicos o buscar información en el repositorio de contenido. El complemento de Outlook, que aparece en la barra de menú o en la cinta de menú (ribbon) como las opciones nativas de Microsoft, puede dotarse de diálogos individuales de archivado y búsqueda adaptados exactamente a su correspondencia empresarial y a sus necesidades. 

  • Plena comunicación vía correo electrónico en el contexto empresarial

    Los correos electrónicos son parte de la gestión de contenidos o procesos y, como tal, deben también administrarse, guardarse y finalmente archivarse junto con documentos de otra procedencia y formato (PDF, correo electrónico, gráficos, etc.). Doxis4 SmartOutlook amplía Microsoft Outlook con funciones importantes para la gestión de correo electrónico incluidos los metadatos. En lugar de guardarse en bandejas de correo personales, los correos electrónicos se archivan en el repositorio de contenido Doxis4 para toda la empresa dentro del contexto de la gestión de contenido y procesos, de modo que todos los empleados relevantes los tienen a su disposición. La comprobación de similitud garantiza al mismo tiempo que no se produzca un archivado doble por error incluso cuando varias personas participan en el proceso. 

  • Integración con expedientes electrónicos y workflows

    Si se relacionan con expedientes electrónicos como expedientes de cliente o de proveedor en Doxis4, los correos electrónicos de Outlook se pueden archivar rápida y estructuradamente en los registros de expediente adecuados. Esto significa que todos los correos electrónicos y documentos de un cliente, junto con solicitudes, pedidos, consultas y otra información importante, están disponibles y agrupados en el contexto empresarial, también para otros colegas que participen en el trabajo diario o para los sustitutos durante las vacaciones. La búsqueda de la información deseada abarca tanto contenidos y metadatos de correos electrónicos y documentos como también de expedientes. 

  • Descongestión de las bandejas de correo de Outlook

    Gracias al archivado en el repositorio de contenido Doxis4, los correos electrónicos o sus archivos adjuntos pueden borrarse de la bandeja de correo de Microsoft Outlook. En tal caso se incorpora una referencia al correo electrónico en Doxis4, de manera que se puede pasar del correo electrónico al documento de Doxis4 en cualquier momento.

  • Gestión unificada

    Los diálogos disponibles para el archivado y la búsqueda en Microsoft Outlook se administran centralizadamente en el paquete de Doxis4 iECM, así como se generan y actualizan mediante el cliente de diseño y administración especializada Doxis4 cubeDesigner. Gracias este cliente de Doxis4, los diálogos de SmartOffice pueden dotarse, entre otras cosas, con derechos de acceso para determinados roles, grupos y departamentos. Mediante este tipo de plataforma con una administración centralizada es posible implementar en la empresa los diferentes requisitos de manera sistemática, sencilla y eficaz en Microsoft Outlook.

Interfaces a la imagen de Microsoft

Doxis4 SmartOutlook se integra como cinta de menú (ribbon) y barra de tareas en Microsoft Outlook. De forma que las funciones de Doxis4 para el archivado de correos electrónicos entrantes y salientes, así como para la búsqueda de correos electrónicos y otros documentos, están directamente disponibles en la aplicación habitual. Además, los diálogos de búsqueda y archivado, junto con la configuración que presentan, pueden personalizarse. 

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Integración de diálogos y plantillas de archivado

Gracias al diálogo de archivado integrado de Doxis4 SmartOutlook, los correos electrónicos pueden transferirse en cualquier momento desde la propia bandeja de correo al repositorio de contenido, incluidos los metadatos del contexto empresarial. Si tiene muchos correos electrónicos que procesar, las plantillas de archivado y los medios auxiliares de entrada pueden resultar de gran ayuda. Ya no es necesario emplear tiempo en reenviar, en responder a todos o en "actualizaciones" manuales similares para todos los compañeros que participen en la instancia de proceso.

Archivos adjuntos y formatos seleccionados

Al archivar correos electrónicos con Doxis4 SmartOutlook puede seleccionarse para cada uno de ellos qué partes del correo electrónico deben guardarse y en qué formatos: el correo electrónico incluidos los archivos adjuntos, solo el texto del mensaje, el texto del mensaje con los archivos adjuntos seleccionados o solo los archivos adjuntos. Tanto los correos electrónicos como los archivos adjuntos pueden guardarse en su formato original o convertirse a PDF o PDF/A.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Búsqueda universal en la bandeja de correo electrónico

Doxis4 SmartOutlook recorre todo el repositorio de contenido Doxis4 en busca de correos electrónicos, archivos adjuntos u otros documentos mediante diálogos de búsqueda integrados y configurables en Microsoft Outlook. La búsqueda de texto completo, por índices, así como la búsqueda combinada, conducen rápidamente al contexto empresarial adecuado incluso en el caso de grandes conjuntos de correos electrónicos. La lista de resultados que se muestra con los correos electrónicos y otros formatos ofrece una visión general completa de los resultados de la búsqueda sin tener que abandonar la bandeja de correo.

En resumen: Microsoft Outlook & Doxis4

Archivado, indexación & contexto

  • Archivado de correos electrónicos con garantía de integridad directamente desde Outlook
  • Archivado de correos electrónicos con todos los archivos adjuntos, sin archivos adjuntos, con determinados archivos adjuntos o solo como archivo adjunto
  • Comprobación de similitud para evitar un archivado doble o redundancias
  • Diálogos de archivado, listas de selección y campos de introducción predefinidos en Outlook con listas de propuestas
  • Compatibilidad con atributos repetidos, campos de introducción enmascarados, campos obligatorios y campos bloqueados para diálogos de archivado
  • Plantillas de archivado para configuraciones utilizadas con frecuencia relativas a correos electrónicos y archivos adjuntos
  • Conversión de correos electrónicos y archivos adjuntos a PDF y PDF/A utilizando opcionalmente Doxis4 PDF & TIFF Producer o Doxis4 Rendition Server en el servidor

Búsqueda & visualización

  • Búsqueda en todo el repositorio de contenido Doxis4 directamente desde Microsoft Outlook
  • Búsqueda por índices en atributos de correo electrónico y de documento
  • Búsqueda de texto completo en contenidos de correo electrónico y de documento
  • Búsqueda combinada en atributos y contenidos
  • Valores de propuesta del sistema para campos de búsqueda en Microsoft Outlook
  • Lista de resultados con clasificación, agrupado o filtrado directamente en Outlook
  • Visualización de resultados de búsqueda con Microsoft Outlook u otra aplicación original, así como con los clientes de Doxis4 (Windows, web, móvil) o el visor de Doxis4
  • Plantillas de búsqueda para configuraciones de búsqueda utilizadas con frecuencia

Gestión & administración

  • Con tenencia múltiple
  • Inicio de sesión automático mediante inicio de sesión en el sistema operativo (SSO), clientes de Doxis4 o gestor de inicio de sesión
  • Diálogos de archivado y búsqueda con libertad de configuración
  • Administración centralizada de diálogos, usuarios y derechos en el cliente de administración
  • Entorno de script para gestión de eventos y personalización adicional

Proceso de recepción

El volumen diario de documentos recibidos, ya sea por de correo electrónico u otras vías de entrada (correo postal, fax, web), supone una carga para los procesos empresariales si no se transfieren rápidamente al destinatario correcto en la empresa. Es frecuente que los documentos entrantes deben ponerse en conocimiento de varias personas y departamentos, algo que resulta difícil por medio de la distribución convencional de correo postal y electrónico.  

El proceso de recepción con Doxis4

Gestión de correo electrónico

Doxis4 amplía su gestión de correo electrónico con funciones ECM con las que puede integrar completamente los correos electrónicos en los procesos empresariales y cumplir con las obligaciones de conservación. Los correos electrónicos entrantes y salientes se pueden asignar mediante Doxis4 Intelligent Context Control (ICC) al contexto empresarial correspondiente estando así disponibles en los respectivos expedientes e instancias de proceso. 

Archivado de correo electrónico

Para el archivado de correo electrónico Doxis4 ofrece amplias posibilidades incluso independientemente de Microsoft Outlook: archivado manual por parte del usuario, archivado automático basado en reglas, o bien completo mediante el archivado de diario. De forma que los correos electrónicos pueden utilizarse perfectamente como soporte de procesos, así como almacenarse de forma segura, al mismo tiempo que se descongestionan considerablemente los servidores de correo electrónico.

Más ECM para Microsoft

SER, como Socio de Oro certificado de Microsoft que es desde hace mucho tiempo, puede ofrecer una profunda integración entre las soluciones de Microsoft y el paquete de Doxis4 iECM. Además de Microsoft Outlook, Doxis4 integra otras amplias compatibilidades de ECM directamente en las interfaces habituales de Microsoft: con los complementos inteligentes paraMicrosoft Office, así como con los conectores para Microsoft SharePoint y Microsoft Dynamics NAV/AX, los usuarios de Microsoft tienen a su disposición todo un mundo de posibilidades.

Integración de Doxis4 & Microsoft

Contenido+ exclusivo para usuarios registrados
Posibilidades de integración del paquete de Doxis4 iECM - Doxis4 Integración
Hoja de datos técnicos

Posibilidades de integración del paquete de Doxis4 iECM - Doxis4 Integración

Hoja de datos técnicos »
Contact