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Integración de ECM en SAP

ECM y SAP: La gestión de documentos de Doxis4 hace que SAP esté completo

La gestión unificada e integradora de la información con relevancia empresarial supone un reto crucial para el éxito de muchas empresas, especialmente si los documentos relevantes tienen una relación directa con los datos de SAP & Cía. De modo que una orden de compra entrante sirve para registrar los datos del pedido en SAP y emitir después la factura. La factura recibida se necesita para el asiento contable y la autorización de pago en SAP. Posteriormente los documentos sirven como apoyo a los procesos empresariales y para el cumplimiento de normativas reguladoras. Mientras que SAP se emplea para el procesamiento de datos estructurados como, por ejemplo, datos de cliente, de proveedores, de pedidos, así como de facturación y contabilidad, el paquete de Doxis4 iECM está especializado en datos sin estructurar como, por ejemplo, correspondencia, correos electrónicos, contratos y facturas.

Todo empleado sabe como transcurre el trabajo diario de una empresa sin el soporte de ECM cuando los datos sin estructurar no están integrados en SAP & Cía.: los documentos están distribuidos por toda la empresa. El recibo necesario ya se archivó en papel en contabilidad, el pedido correspondiente se encuentra en SAP, el contrato con el proveedor está en el directorio de archivos y la correspondencia con el cliente en la bandeja de correo electrónico para la tramitación de pedidos. La mayoría de las veces hay que recurrir a varias aplicaciones, empleados y departamentos cuando se quiere obtener una información. Este procedimiento es laborioso, requiere mucho tiempo y ocasiona elevados costes.

A continuación le mostramos cómo puede llevar a cabo una estrategia unificada de gestión de la información con el paquete de Doxis4 iECM.

Para muchos procesos empresariales los usuarios de SAP necesitan, junto con los datos estructurados en SAP, también los documentos empresariales, expedientes e instancias de proceso correspondientes. Algunos de estos documentos e instancias de proceso los genera SAP, p. ej., pedidos, facturas, etc. Sin embargo, otros proceden de sistemas distintos a SAP, o bien se reciben en la empresa en papel o por correo electrónico.

Profunda integración en SAP

Gracias a la profunda integración de Doxis4 en SAP, es posible vincular los datos estructurados de SAP, ERP y otras aplicaciones empresariales con los documentos empresariales relevantes en Doxis4 ECM. Gracias a la integración sin fisuras de Doxis4 en los procesos empresariales de SAP pueden gestionarse todos los documentos empresariales críticos de manera unificada en su contexto empresaria. Así aumenta la eficacia y rentabilidad de sus procesos empresariales, decrece el riesgo comercial, mejora el rendimiento de su sistema SAP y, lo que no es menos importante, se reducen los costes operativos de SAP. Los usuarios de SAP obtienen un valor añadido real al poder acceder directamente desde SAP a los documentos que necesitan.

La conservación con garantía de integridad de todos los objetos de información de SAP y otras aplicaciones empresariales se lleva a cabo de manera unificada e independientemente del formato en el repositorio de contenido Doxis4. Gracias a la profunda integración del paquete de Doxis4 i ECM en SAP puede accederse directamente a los documentos desde la interfaz de usuario de SAP. Para ello Doxis4 dota a SAP con las funciones ECM necesarias para la búsqueda y visualización de documentos. Allí donde la lista de documentos adjuntos de SAP no es suficiente, Doxis4 ofrece adicionalmente un Doxis4 SAP Folder Cockpit que, entre otras cosas, permite estructurar los documentos en registros.

Utilizar ECM mediante clientes de SAP y de Doxis4

De forma alternativa o paralela a la perfecta integración de SAP pueden emplearse, además, clientes de Doxis4 (Windows /web/móvil). No todos los empleados de una empresa trabajan con SAP. Los costes de licencia suelen ser el motivo por el que los usuarios ocasionales no trabajan con este sistema. Los clientes de Doxis4 son perfectos para que estos empleados no queden excluidos de los procesos empresariales como, p. ej., la comprobación de facturas. Un abanico de funciones más amplio suele ser otra de las razones por las que los usuarios de SAP prefieren utilizar un cliente de Doxis4 como alternativa y/u opción a SAP. Esto sirve, por ejemplo, para cualquier aplicación de expediente electrónico como los expedientes personales, de contrato, de pedido, etc.

Gestión de procesos empresariales

A menudo los procesos empresariales basados en documentos constituyen un punto débil de la organización. Esto se debe, o bien a que la compatibilidad de procesos que se ofrece en SAP es insuficiente, o bien a que se considera con frecuencia demasiado compleja, rígida y cara. La mayoría de las veces aparecen fisuras en los procesos cuando, además de SAP, se emplean otras aplicaciones empresariales. Dependiendo del entorno de aplicación y las tareas correspondiente, SER ofrece soluciones alternativas de gestión de procesos empresariales basadas en SAP y Doxis4 que también pueden combinarse. Los departamentos especializados pueden modelar y ejecutar por sí mismos sus procesos estándar y ad hoc de forma fácil y flexible con Doxis4 BPM. 

Leer más acerca de la integración de SAP

Sus ventajas

  • Años de colaboración con SAP
  • Integración ECM certificada
  • Trabajo en las interfaces SAP habituales, ampliadas con funciones para la gestión de documentos, expedientes y procesos
  • Integración en SAP de procesos de recepción de facturas y de autorización
  • Búsqueda para empresas para buscar en todo el repositorio, también desde las soluciones de SAP

ERP y ECM

La "E" de ECM y ERP proviene de "enterprise" (empresa) y subraya la importancia de la empresas en su conjunto. Tanto ECM como ERP se aplican en todas las áreas empresariales. De ahí que se presenten algunos paralelismos en la concepción de sistema de SAP y Doxis4. A pesar de los puntos en común, no debemos olvidar las diferencias del uso previsto para ambos productos. Los datos procesados electrónicamente durante una actividad comercial operativa pueden subdividirse en datos estructurados y no estructurados. En la siguiente exposición se aprecian claramente las diferencias entre SAP (ERP) y Doxis4 (ECM) respecto a la estructura de datos. 

ERP: planificación de recursos empresariales

El software ERP de SAP planifica y gestiona los recursos durante los procesos empresariales para toda la organización de forma puntual y conforme a las demandas. Para ello se registran, editan y procesan datos electrónicos estructurados. Ejemplo de ello son los registros contables que se generan de manera estructurada sobre la base de un esquema de datos. Lo mismo puede aplicarse a SAP CRM, SCM, HCM, así como otros productos y soluciones de SAP. Todos ellos generan datos estructurados que se funden con los documentos en tiempo real.

ECM: gestión del contenido empresarial

Con el software Doxis4 iECM pueden registrarse objetos de información estructurados o no como, por ejemplo, documentos, correos electrónicos, fotos, vídeos, datos SAP, etc., independientemente del formato y la fuente, administrarse de manera estructurada en su contexto empresarial, conservarse con garantía de integridad y buscarse directamente en cualquier momento. A diferencia de los datos estructurados, los datos sin estructurar como la correspondencia empresarial, los pedidos, etc., no poseen una estructura definida. El archivado y la búsqueda de datos sin estructurar se lleva a cabo mediante metadatos descriptivos que están disponibles y se pueden vincular automáticamente gracias a las interfaces certificadas de SAP.

Archivado de comprobantes de SAP

Doxis4 administra documentos con garantía de integridad y con acceso directo desde la lista de documentos adjuntos de SAP. Para todos los escenarios de archivado y registro de SAP.

Expedientes electrónicos en SAP

Doxis4 aporta estructura a la lista de documentos adjuntos de SAP. Integración sin fisuras: puede disponer de todos los documentos empresariales de forma unificada en el contexto de SAP como Doxis4 FolderCockpit for SAP o como expedientes electrónicos de Doxis4. 

Recepción de facturas en SAP

Doxis4 automatiza todo el proceso de recepción de facturas desde el registro, pasando por la autorización hasta el asiento contable totalmente automático en SAP.

Archivado de datos SAP

Doxis4 descongestiona la base de datos SAP aumentando el rendimiento del sistema y garantiza un archivado con garantía de integridad de los datos empresariales relevantes de todos los módulos SAP.

Expertos en la integración de SAP

SER, como socio certificado de SAP que es desde hace mucho tiempo, puede ofrecer una profunda integración entre SAP y el paquete de Doxis4 iECM.

Todas las funciones necesarias para el archivado de datos SAP, el archivado de comprobantes SAP, expedientes electrónicos en SAP y el procesamiento de facturas recibidas de SAP están integradas en el paquete de Doxis4 iECM mediante interfaces de repositorio SAP certificadas. SER dispone de su propio área de nombres en SAP.

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