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Gestión de documentos con
Microsoft Office, Outlook & Cía.

Integración de ECM con Microsoft: Gestión de documentos con Office, Outlook, SharePoint y Dynamics

Los empleados de oficina pasan la mayor parte de la jornada de trabajo escribiendo correos electrónicos, así como creando y administrando documentos, cálculos y presentaciones. La mayoría de las empresas utiliza el paquete Office de Microsoft para estas tareas. Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc., ofrecen una gran variedad de opciones, pero no cuentan con importantes funciones de gestión para archivar, administrar y buscar documentos y correos electrónicos. Además, los complejos directorios de archivos (sistemas de archivos) dificultan la administración y el acceso directo a los documentos.  También Microsoft SharePoint, Microsoft Dynamics ERP (NAV y AX) y Dynamics CRM requieren de funciones de gestión adicionales para poder trabajar de manera eficaz con documentos, expedientes y workflows basados en documentos.

Doxis4 combina sistemáticamente la gestión de documentos de todas las aplicaciones empresariales y de Office en una única gestión del contenido empresarial. El software de gestión del contenido empresarial (ECM) recopila los silos de información individuales y guarda los documentos completos de forma coherente en su contexto empresarial. Elimina las incompatibilidades de soporte y permite un intercambio de documentos fluido entre las respectivas aplicaciones empresariales y de Office. Para ello Doxis4 completa las aplicaciones de Microsoft con importantes funciones DMS. Dependiendo de las tareas, puede tratarse de funciones para archivar y encontrar documentos y correos electrónicos, para estructurar información en expedientes electrónicos, para el trabajo en equipo (colaboración) y para intercambiar documentos (bandejas de correo y workflows).

La integración de las funciones DMS en las interfaces de Microsoft resulta perfecta y el software de Microsoft continúa siendo el sistema principal. En lugar de hacerlo en directorios de archivos, todos los documentos y correos electrónicos se archivan y conservan en el repositorio de contenido Doxis4 en el contexto de la gestión de contenido y procesos. Esto supone una gran ventaja: los documentos están disponibles de forma directa durante los procesos empresariales trascendiendo los límites de los equipos y departamentos. Por supuesto, siempre y cuando se cuente con los derechos de acceso correspondientes.  

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Sus ventajas

  • Integración de ECM en todas las aplicaciones de Microsoft
  • Las interfaces de usuario de Microsoft se amplían con funciones DMS
  • Archivado, búsqueda, selección y visualización de documentos directamente desde las aplicaciones de Microsoft
  • Archivado central de documentos en sus contextos empresariales en lugar de una distribución caótica en directorios de archivos
  • Búsqueda para empresas para buscar en todo el repositorio, también desde las soluciones de Microsoft   

Microsoft Office

Word, Excel y Power Point pasan a ser, con Doxis4 SmartOffice, un cliente ECM para archivar y buscar tanto documentos como correos electrónicos. De esta forma resulta muy sencillo buscar, seleccionar, visualizar y editar comprobantes de Microsoft Office.

Microsoft Outlook

Con Doxis4 SmartOutlook puede ampliar su cliente de correo electrónico con importantes funciones DMS para archivar correos electrónicos, así como para realizar búsquedas globales y visualizar tanto correos electrónicos como documentos en el repositorio de contenido.

Microsoft SharePoint

Share Point ILM Manager y Portal Connector de Doxis4 completan la plataforma de colaboración con importantes funciones ECM como el archivado, la búsqueda y la visualización de documentos y expedientes.

Microsoft Dynamics ERP & CRM

Doxis4 amplía Microsoft Dynamics ERP & CRM con importantes funciones DMS para el archivado, la administración de documentos, la gestión de expedientes electrónicos y el procesamiento de correo recibido.

Un talento dorado para las soluciones de Microsoft

SER, como Socio de Oro certificado de Microsoft que es desde hace mucho tiempo, puede ofrecer una profunda integración entre las soluciones de Microsoft y el paquete de Doxis4 iECM.

El gran número de proyectos para clientes llevado a cabo con éxito en combinación con los más diferentes productos de Microsoft son muestra del excelente know-how de SER. El estatus de Socio de Oro no solo brinda a SER la oportunidad de colaborar estrechamente con Microsoft, sino que, además, implica numerosas ventajas como el acceso directo a todas las ofertas de soporte y formación o la información actualizada acerca de novedades sobre productos y tecnologías mejoradas.

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