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Documentos, expedientes e instancias de proceso: funciones ECM integradas para todas las aplicaciones empresariales

ECM Integración: documentos, expedientes e instancias de proceso integradas con todas las aplicaciones de la empresa

Ya sea por motivos históricos, o bien estratégicos, muchas empresas conservan un entorno de software empresarial heterogéneo constituido por los más diversos sistemas y fabricantes. Cada una de estas soluciones de software genera sus propios datos y documentos, sin olvidar los documentos de socios empresariales externos. Debido al gran número de sistemas (ERP, FiBu, CRM, HR, CAD, etc.) carece de sentido conservar los datos de cada aplicación por separado, especialmente porque tanto estos como los documentos de todas las aplicaciones y procesos suelen estar relacionados entre sí. Doxis4 ofrece una plataforma ECM universal compatible con todas las aplicaciones empresariales, desde un repositorio de contenido unificado, pasando por expedientes electrónicos, gestión de tareas y procesos empresariales (BPM), hasta la gestión del conocimiento.

Al ser una plataforma ECM abierta, Doxis4 es compatible con interfaces estándar para las diversas aplicaciones empresariales presentes en el mercado independientemente o no del fabricante. La ventaja de los conectores universales para ERP, CRM, etc., es que pueden personalizarse según las exigencias de la interfaz y seguir utilizándose incluso si cambia una aplicación empresarial. Solo tendrá que adaptarlos al nuevo sistema.

Gracias a la estrecha integración de las aplicaciones empresariales y del paquete de Doxis4 iECM, los usuarios pueden acceder a los documentos y expedientes del repositorio de contenido Doxis4 directamente desde las aplicaciones empresariales habituales como ERP, FiBu, CRM, HR, CAD, etc.,y, al contrario, desde Doxis4 a los datos de las aplicaciones empresariales.

Gracias a Doxis4, los incómodos cambios de sistema, la incompatibilidad de soportes, la falta de compatibilidad entre procesos, los conjuntos de datos redundantes y los problemas de integración son ahora cosa del pasado.

Leer más acerca de la integración universal de ECM

Sus ventajas

  • Conectores estándar universales para todas las aplicaciones empresariales habituales
  • Completo repositorio de contenido para expedientes, documentos y workflows
  • Acceso unificado desde diferentes aplicaciones empresariales
  • Transferencia automática de datos desde las aplicaciones empresariales a Doxis4

Aplicaciones empresariales y ECM

La "E" de ECM proviene de "enterprise" (empresa) y subraya la importancia de la empresas en su conjunto. La gestión del contenido empresarial sirve como guía a todas las áreas empresariales a lo largo de sus procesos. La información procesada electrónicamente durante las actividades operativas de una empresa se puede dividir en datos estructurados (p. ej., registros contables) y en datos sin estructurar (p. ej., documentos, correos electrónicos). La información completa sobre un pedido, un cliente, un empleado o una instancia de proceso engloba ambos tipos de datos. Teniendo en cuenta lo anterior, ECM completa las aplicaciones empresariales basadas en datos centrándose más en los documentos de la empresa. 

Aplicaciones empresariales: ERP, CRM & Cía.

Los datos estructurados como los datos maestros, datos de pedido o registros contables se registran, editan y procesan en aplicaciones empresariales especializadas como ERP, FiBu y CRM o en aplicaciones específicas del sector. Estos datos estructurados se fundamentan sobre un esquema de datos fijo y se pueden procesar y analizar en grandes cantidades. Tan pronto como aparezcan documentos en los procesos, ya sean creados por uno mismo o procedentes de otras fuentes, se termina el trabajo estructurado. Los documentos acaban en sistemas de archivos caóticos, se envían por correo electrónico de aquí para allá o permanecen aislados en el sistema original, donde no se encuentran disponibles para todos los interesados. 

Gestión del contenido empresarial: ECM

Mucha información importante relacionada con procesos empresariales se registra y administra en formatos sin estructurar, p. ej., documentos, correos electrónicos, fotos, vídeos, etc. Los datos sin estructura no se fundamentan sobre un esquema de datos fijo. En el sistema ECM el archivado y la búsqueda se efectúan por medio de metadatos descriptivos, que pueden usarse y vincularse automáticamente a otras aplicaciones empresariales a través de interfaces.

Con el paquete de Doxis4 iECM se pueden registrar objetos de información estructurados o no independientemente del formato y la fuente, se pueden administrar de manera estructurada en el contexto empresarial, conservarse con garantía de integridad y encontrarse directamente en cualquier momento.

Integración de ERP [extracto]

  • Infor ERP
  • Microsoft Dynamics ERP
  • Oracle JD Edwards Enterprise One
  • Sage ERP X3
  • SAP ERP
  • Unit4 (antes Agresso)
  • . . .

Planificación de recursos empresariales (ERP)

Para muchos procesos empresariales los usuarios de sistemas ERP necesitan, junto con los datos estructurados en ERP, también los documentos empresariales y expedientes correspondientes. De modo que una orden de compra entrante sirve para registrar los datos del pedido en ERP y emitir después la factura. La factura recibida se necesita para el asiento contable y la autorización de pago en ERP. Posteriormente los documentos sirven como apoyo a los procesos empresariales y para el cumplimiento de normativas reguladoras.

Todo empleado sabe como transcurre el trabajo diario de una empresa sin el soporte de ECM cuando los documentos y expedientes no están integrados en ERP: los documentos están distribuidos por toda la empresa y los procesos empresariales se paralizan. En el peor de los casos, se cometen errores que no se habrían cometido de haber tenido toda la información acerca del asunto en cuestión.

De ahí que ECM sea el complemento perfecto para los sistemas ERP. Gracias a la integración universal del paquete de Doxis4 iECM en cualquier sistema ERP pueden gestionarse todos los documentos empresariales críticos de manera unificada en su contexto empresarial. Así aumenta la eficacia y rentabilidad de sus procesos empresariales, decrece el riesgo comercial, mejora el rendimiento de su sistema ERP y, lo que no es menos importante, se reducen los costes operativos de TI. Los usuarios de ERP obtienen un valor añadido real al poder acceder directamente desde sus interfaces habituales a los documentos que necesitan.

Casos de aplicación típicos para la integración de ERP:

Leer más acerca de la integración de ERP con Doxis4

Integración de FiBu [extracto]

  • Addison
  • DATEV
  • Diamant Software
  • Lexware
  • . . .

Contabilidad financiera (FiBu)

El acceso directo a comprobantes de registros contables y transacciones desde su software de contabilidad financiera simplifica enormemente el trabajo contable diario. Las facturas entrantes (deudores) se pueden procesar automáticamente tras escanearlas, incluso hasta el asiento contable completamente automatizado. La digitalización no solo engloba los documentos entrantes, sino también los salientes, p. ej., diarios, recordatorios, listas OP, extractos de cuentas, etc. Estos se guardan automáticamente en el archivo de Doxis4 con garantía de integridad mediante una impresión virtual. Las impresoras saturadas y las tareas de archivado ya son parte del pasado. 

Leer más acerca de la integración de FiBu con Doxis4

Integración de CRM [extracto]

  • Infor CRM
  • Microsoft Dynamics CRM
  • Oracle Siebel CRM
  • Sage CRM
  • Salesforce.com
  • SAP CRM
  • . . .

Gestión de relaciones con los clientes (CRM)

Todo aquel que reivindica una línea orientada a sus clientes, debe conocerlos bien Los datos de cliente estructurados del sistema CRM juegan aquí un papel considerable, pero solo constituyen una parte de la información relevante. Los sistemas CRM están pensados principalmente para los departamentos de Ventas y Marketing. La información y los documentos procedentes de los presupuestos y de la tramitación de pedidos se registran y editan en ERP. No todos los empleados que necesitan acceso a la información del cliente poseen licencias para cada sistema o módulo. La comunicación comercial mantenida por correo electrónico con el cliente tampoco está disponible en todos los casos si se ha archivado en bandejas de correo personales o en sistemas separados sin relación con el proceso empresarial.

La gestión integrada del contenido empresarial (iECM) con Doxis4 conecta los datos de cliente del sistema CRM con los documentos y correos electrónicos relevantes en todo el ámbito de la empresa. Dependiendo del escenario de integración, puede tanto accederse a documentos, expedientes, instancias de proceso y tareas del repositorio de contenido Doxis4 a través del sistema CRM como también utilizar los datos del sistema CRM en Doxis4, por ejemplo, en la cubierta de los expedientes de cliente.

El acceso a los expedientes de cliente puede llevarse a cabo a través del sistema CRM o de los clientes de Doxis4. Para tareas de ventas, marketing y atención al cliente toda la información necesaria está disponible de forma conjunta. Gracias a esta perspectiva global de los clientes, dependiendo naturalmente de los derechos de acceso, se les puede ofrecer un servicio excelente y obtener un gran éxito empresarial. Por medio de un portal para clientes, estos mismos pueden acceder a determinados documentos de su expediente o disponer de la información que corresponda sobre productos y servicios. El cliente móvil de Doxis4 resulta perfecto para los colaboradores externos, tanto para acceder a documentos desde cualquier lugar como para participar en procesos empresariales.

Casos de aplicación típicos para la integración de CRM:

Leer más acerca de la integración de CRM con Doxis4

Integración de correo electrónico & software colaborativo [extracto]

  • IBM Notes (antes Lotus)
  • Microsoft Exchange
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft SharePoint
  • Novell GroupWise
  • . . .

Correo electrónico & software colaborativo

Las soluciones de correo electrónico y software colaborativo se centran en el intercambio y la colaboración. La mayor parte de la correspondencia empresarial externa tiene lugar vía correo electrónico. También la comunicación interna de muchos empleados se efectúa principalmente mediante correos electrónicos, de la misma manera que se interactúa entre departamentos a través de software colaborativo y plataformas de colaboración como Share-Point. Sin embargo, el intercambio de información entre sistemas no resulta suficientemente satisfactorio. El acceso a otras fuentes de información como correo entrante o documentos y datos de sistemas ERP solo es posible de forma limitada. Los correos electrónicos recibidos y enviados se archivan con frecuencia en bandejas de correo personales o de grupo, por lo que no están disponibles para otros participantes del contexto empresarial en cuestión. 

Doxis4 amplía las soluciones de correo electrónico y de software colaborativo con importantes funciones ECM con las que pueden integrarse completamente los correos electrónicos en los procesos empresariales y cumplirse las normas de conservación. Los correos electrónicos entrantes y salientes pueden asignarse su respectivo contexto empresarial quedando así disponibles en los expedientes e instancias de proceso que correspondan.  

Los usuarios pueden utilizar cómodamente en el entorno de software habitual las funciones ECM adicionales de archivado, búsqueda, así como de visualización de correos electrónicos y documentos, según el contexto. Uno de los puntos fuertes de Doxis4 es, sobre todo, la capacidad de encontrar rápidamente información relevante gracias a la combinación de la búsqueda de metadatos y la de texto completo tolerante a fallos, que, en lo relativo a la búsqueda para empresas, incluye el repositorio de contenido de toda la empresa como fuente de información. 

Casos de aplicación típicos para la integración de correo electrónico & software colaborativo:

Leer más acerca de la integración de correo electrónico y software colaborativo con Doxis4

En resumen: la integración de ECM con Doxis4

Interfaces de sistema

  • Interfaces universales para los sistemas ERP, HR y CRM habituales mediante Universal ERP Connector
  • Interfaces certificadas para SAP (ArchiveLink (BC-AL 6.20)/HTTP Content Server, Netweaver ILM (BC-ILM 2.0/3.0)
  • Módulos e interfaces integrados para Microsoft Office, Outlook, SharePoint y Dynamics NAV/AX
  • Conexión unificada de servidores de correo electrónico, archivos y SharePoint mediante los servicios de gateway de Doxis4
  • Más conectores para estándares abiertos independientes del fabricante: CMIS, WebDAV, File Import, etc.

Integración de clientes y portales

  • Direccionamiento de clientes de Doxis4 desde la aplicación especializada vía OLE, teclas de acceso directo o URL con numerosas opciones de script
  • Integración/acceso a consultas de bases de datos y controles ActiveX en Doxis4 winCube
  • Componentes web/acceso URL con compatibilidad mashup (como en Google Maps)
  • Integración de portlets en páginas web para máscaras Doxis4 y listas de resultados
  • Integración nativa de wiki con versionado y funciones de edición en Doxis4

Interacción directa

  • Búsqueda en Doxis4 de términos marcados desde cualquier aplicación mediante teclas de acceso directo
  • Extracción y transferencia de información a Doxis4 sin programación en aplicaciones empresariales externas mediante tecnología screen scraping (p. ej., para el entorno del terminal)

Administración

  • Descongestión de las bases de datos y rendimiento mejorado en los sistemas principales
  • Aplicación y almacenamiento de datos multiplataforma
  • Inicio de sesión multiplataforma mediante Kerberos
  • Transferencia de usuarios/grupos desde Active Directory/LDAP
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