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ECM - Las ventajas de una óptima integración de sus documentos con los sistemas ERP, FiBu, HR, CRM y CAD de la empresa

Las múltiples aplicaciones empresariales presentes en las empresas como ERP, FiBu, HR, CRM y CAD sirven para procesar y administrar los datos estructurados que pueden encontrarse, por ejemplo, en la gestión de materiales, la contabilidad, así como en el ámbito de personal, ventas y atención al cliente. Todas las transacciones en las aplicaciones empresariales acarrean documentos (datos no estructurados) que se deben registrar, procesar y administrar. Hablamos de órdenes de compra, pedidos, facturas, correspondencia, contratos, informes de calidad, diseños y muchos más. Para poder tramitar el contenido y los procesos con eficacia, es indispensable que los datos de las transacciones de estas aplicaciones empresariales se enlacen con los documentos y expedientes que les corresponden según el contexto. Ambos sistemas deben integrarse de forma que el usuario no lo perciba.

De este modo dicho usuario puede acceder a los documentos y expedientes del repositorio de contenido Doxis4 directamente desde las aplicaciones empresariales habituales como ERP, CRM, FiBu, HR, SCM, etc., y, al contrario, desde Doxis4 a los datos de las aplicaciones empresariales. Dependiendo del nivel de integración, Doxis4 está vinculado tan estrechamente a otros sistemas que los usuarios pueden trabajar todo el tiempo con la interfaz habitual como si las ampliaciones ECM fueran funciones propias de sus aplicaciones empresariales y especializadas. Gracias a Doxis4, los incómodos cambios de sistema, la incompatibilidad de soportes, la falta de compatibilidad entre procesos, los conjuntos de datos redundantes y los problemas de integración son ahora cosa del pasado.

Partiendo de SAP, Sage, Microsoft Dynamics AX y NAV, pasando por Microsoft Office y Outlook, hasta los sistemas CRM como, p. ej., Salesforce y Microsoft Dynamics CRM, así como sistemas de recursos humanos como ADP (PAISY), la plataforma central de Doxis4 para la gestión integrada del contenido empresarial (iECM) abarca los múltiples requisitos de la gestión de documentos a todos los niveles. 

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Sus ventajas

  • Interfaces universales para todas las aplicaciones empresariales habituales (ERP, CRM, HR, etc.)
  • Funciones especiales completamente integradas en las aplicaciones de SAP, Microsoft, IBM, etc.
  • Acceso unificado a expedientes completos y documentos actuales de la aplicación empresarial correspondiente
  • ECM universal y para toda la empresa

Cualidades & puntos fuertes

  • Completo repositorio de contenido

    Como plataforma ECM para toda la empresa y todas las aplicaciones, Doxis4 concentra todos los documentos, instancias de proceso y expedientes relevantes en un completo repositorio de contenido. No importa de qué aplicación empresarial o fuente provengan los contenidos, en qué formato se crearon o qué aplicación se utiliza para acceder a ellos: con Doxis4 todos los contenidos están disponibles en su contexto empresarial, completos y sin incompatibilidad de soportes.

  • Integración flexible para cualquier entorno de aplicación y sistema

    Gracias a su arquitectura orientada a los servicios, el paquete de Doxis4 iECM puede diseñarse de manera flexible conforme a sus necesidades y tareas e integrarse en todas las aplicaciones de la empresa. Las interfaces genéricas y específicas, así como los servicios y complementos, permiten desde una conexión por separado hasta una fusión perfecta de múltiples escenarios de integración. Doxis4 es escalable y se puede adaptar de manera flexible a su organización y sus procesos empresariales. De ahí que Doxis4 sea capaz de adaptarse a los dinámicos cambios en las exigencias producidos a lo largo de los años dentro del marco de la gestión ajustada (lean) y de cambio. 

  • Archivado con garantía de integridad desde los sistemas principales

    Los documentos, datos, correos electrónicos, imágenes, objetos multimedia, etc., se pueden archivar y conservar directamente con garantía de integridad desde las aplicaciones empresariales correspondientes en el repositorio de contenido Doxis4. Dependiendo del nivel de integración, los usuarios pueden gestionar estos procesos con la interfaz habitual, p. ej., el archivado de documentos mediante Microsoft Office, o estos pueden ejecutarse automáticamente en segundo plano, p. ej., el archivado de datos de SAP. Además, Doxis4 puede transferir información importante del documento o contexto de archivado en forma de metadatos. 

  • Búsqueda y visualización desde cualquier aplicación

    Archivar documentos y datos en Doxis4 desde diversas aplicaciones empresariales es tan sencillo y rápido como volver a encontrarlos mediante dichas aplicaciones. La búsqueda y el acceso se llevan a cabo por medio de funciones de búsqueda inteligentes y estructuras de expedientes, así como por medio de enlaces a transacciones e instancias de proceso. Según se desee, la visualización tiene lugar mediante un visor multimedia integrado, el cliente de Doxis4 correspondiente o la aplicación original con la que se creó el documento. Además, pueden buscarse y mostrarse documentos que se crearon con otras aplicaciones empresariales. 

  • Procesos de documento integrados

    La gestión de tareas & procesos de Doxis4 se ocupa de los procesos empresariales con una cantidad ingente de documentos, la comprobación y aprobación de facturas, las confirmaciones de pedidos, etc. Permite modelar, ejecutar y gestionar todos los procesos de una empresa, desde workflows ad hoc hasta procesos estandarizados. La gestión de tareas facilita la administración de instancias de proceso y tareas, así como su distribución a bandejas de correo. En una única instancia de proceso se pueden crear/planear tareas ad hoc, asignarse a bandejas de correo personal o de grupo y ejecutarse. Las tareas pueden dividirse en subtareas, asignarles un recordatorio o buscarse. Toda la planificación de tareas tiene lugar ad hoc, es decir, sin un modelo de proceso definido, sin embargo, la trazabilidad está garantizada en todo momento. Adicionalmente al servicio de gestión de tareas de Doxis4, el servicio de gestión de procesos de Doxis4 permite definir y ejecutar modelos de proceso. Es posible combinar tareas guiadas por modelos de proceso con otras determinadas ad hoc, que se pueden completar dividiéndolas en subtareas.

Muchos sistemas: una única plataforma ECM

Ya sea por motivos históricos, o bien estratégicos, muchas empresas conservan un entorno de software empresarial heterogéneo constituido por los más diversos sistemas y fabricantes. Cada una de estas soluciones de software genera sus propios datos y documentos, sin olvidar los documentos de socios empresariales externos. Debido al gran número de sistemas (ERP, FiBu, CRM, HR, CAD, etc.) carece de sentido conservar los datos de cada aplicación por separado, especialmente porque tanto estos como los documentos de todas las aplicaciones y procesos suelen estar relacionados entre sí. Doxis4 ofrece una plataforma ECM universal compatible con todas las aplicaciones empresariales, desde un repositorio de contenido unificado, pasando por expedientes electrónicos, gestión de tareas y procesos empresariales (BPM), hasta la gestión del conocimiento.

Integración universal

  • Conectores para ERP, CRM & Cía.
  • Estándares abiertos sin importar el fabricante
  • Servicios web
  • Aplicaciones específicas del sector

Aplicaciones empresariales & Doxis4

Doxis4 es compatible con estándares de interfaz abiertos de cualquier fabricante para las diferentes aplicaciones empresariales como ERP & FiBu, CRM, correo electrónico & software colaborativo, así como para aplicaciones específicas del sector, sin importar si el fabricante es ADP (Paisy), Agresso, Diamant, IFS, Infor, Oracle, proAlpha, SAGE, Salesforce o algún otro.

La ventaja de los conectores universales para ERP, CRM, etc., es que pueden personalizarse según las exigencias de la interfaz y seguir utilizándose incluso si cambia una aplicación empresarial. Solo tendrá que adaptarlos al nuevo sistema.

Integración universal de ECM para aplicaciones empresariales

SAP & Doxis4

Doxis4 amplía SAP con importantes funciones de archivo, documentos y workflow mediante interfaces certificadas: con el procesamiento de facturas recibidas, los expedientes electrónicos, el archivado de comprobantes y el archivado de datos SAP, los procesos empresariales en SAP simplemente funcionan mejor.

Integración de ECM para SAP

Microsoft & Doxis4

Doxis4 integra funciones ECM sin fisuras: directamente en las interfaces habituales de Microsoft: con los complementos inteligentes para Microsoft Office y Microsoft Outlook, así como con los conectores para Microsoft SharePoint y Microsoft Dynamics NAV/AX, los usuarios de Microsoft tienen a su disposición todo un mundo de posibilidades.

Integración de ECM para Microsoft

Dürr Dental AG

Dürr Dental AG ha automatizado el procesamiento de sus albaranes y facturas recibidas, incluida la integración de la solución Doxis4 en el sistema ERP IFS principal.

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DER Touristik

Con ayuda de la solución de Doxis4, el grupo empresarial procesa automáticamente más de medio millón de facturas recibidas año tras año y archiva todos sus recibos con garantía de integridad en el archivo SER.

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

En Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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Mancomunidad de municipios Westfalia-Lippe

LWL apuesta por el ECM integrado de SER en todos sus departamentos. Se emplean expedientes electrónicos, archivado, comprobación de facturas y el manual KTQ.

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DHL Express

Desde 2010, DHL apuesta por una solución DMS unificada y basada en Doxis4 para toda la empresa con el fin de crear, junto con su socio HP, uno de los archivos comerciales de documentos más grandes del mundo.

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Stadtwerke Bielefeld

Como fundamento para un archivado de documentos unificado y estructurado, un acceso permanente y la mejora anhelada de los procesos, se introdujo el expediente electrónico de construcción (EBA).

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BAUHAUS AG

En 2007 BAUHAUS AG introdujo el expediente electrónico jurídico en el Departamento Jurídico. Hoy en día, el sistema de gestión de bufete basado en Doxis4 controla toda la comunicación dentro del Departamento Jurídico.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord gestiona los planes, docu­men­tos para inspecciones y contratos, así como las facturas en curso, etc., de sus mercados en los llamados expedientes electrónicos de objetos, cuya finalidad es disponer rápidamente de los documentos.

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Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe apuesta por Doxis4 como plataforma ECM para toda la empresa. El sistema Doxis4 de SER se ha desarrollado progresivamente durante los últimos 15 años.

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LBS

En el sistema Doxis4 de LBS ya se encuentran hoy en día 43 millones de documentos. 300 empleados de LBS trabajan con expedientes electrónicos como, p. ej., el expediente de ahorro para viviendas, de crédito y el jurídico.

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Municipio de Gotinga

El municipio de Gotinga apuesta por la administración electrónica en el sector público y, con la ayuda de SER, ha implementado la gestión electrónica de expedientes en las primeras unidades organizativas.

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Randstad Deutschland

Randstad, la empresa de selección de personal líder en Alemania, se ha decidido por el archivo Doxis4 para el archivado de sus más de 27 millones de documentos de personal desde el sistema SAP Folder Management.

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Eissmann Group Automotive

El Grupo Eissmann se ha decidido por el empleo del paquete de Doxis4 iECM de SER en toda la empresa.

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Las opciones estándar reducen el precio de la diversidad de software

El precio que se paga a causa de la diversidad de software puede ser elevado: a la gestión y administración del software empresarial hay que añadir la organización de la comunicación entre cada una de las soluciones. Gestionar diferentes archivos o componentes ECM de diferentes fabricantes y en un entorno de software heterogéneo tiene un precio muy alto.

Por el contrario, la universalidad de la plataforma de Doxis4 en lo que respecta a las funciones ECM y las posibilidades de aplicación en combinación con conectores estándar minimizan el impacto de este "precio". Los conectores de Doxis4 reducen el trabajo de administración gracias a una comunicación estándar. Además, muchas empresas disponen de los conocimientos necesarios sobre tales conectores estándar como Kerberos, LDAP, etc.

En el caso de procesos empresariales muy específicos pueden necesitarse clientes también muy específicos que puedan servirse de los componentes de servidor ECM del paquete de Doxis4 iECM usando únicamente servicios web estándar e interfaces COM-API y Java-API. 

Más información acerca de los conectores Doxis4

Conectores Doxis4, p. ej.:

  • Universal ERP Connector
  • WebDAV, CMIS Connector
  • File Import
  • Kerberos
  • LDAP
  • COM-API, Java-API

Integración de ECM en el contexto de la arquitectura Doxis4

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