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Software de gestión documental (DMS) Doxis4

La gestión documental mediante sistemas de gestión documental (DMS por sus siglas en inglés) se refiere al uso de sistemas de computación y programas o softwares con el objetivo de archivar, gestionar e identificar documentos electrónicos, ya sean estos de carácter textual o visual.

Doxis4 es el sistema de gestión documental del grupo SER, que se presenta como una solución útil y eficiente para el trabajo diario en cualquier organización. Este software permite a las empresas agilizar sus procedimientos y acceder a una gestión y archivado limpio de sus documentos.

Las empresas que trabajan con una gran carga documental sin contar con la ayuda de un software especializado se encuentran, a menudo, con varios inconvenientes como la incapacidad de procesar información de otra manera que no sea secuencial y la poca transparencia durante los procedimientos, que tienden, por ello, a presentar errores y a alargarse.

Doxis4 cuenta con funciones específicas de gestión documental de contenido y procedimientos empresariales: desde la gestión de plantillas o las anotaciones durante la revisión de formatos inalterables (PDF, TIFF, etc.), hasta el fácil acceso e intercambio de documentos entre diferentes personas y departamentos. Su uso facilita los procesos en los cuales los archivos y documentos pasan por diferentes etapas de revisión y autorización, así como por diferentes personas, antes de llegar a su versión final. Es así como el sistema de gestión documental Doxis4, en combinación con el repositorio de contenido Doxis4, los expedientes electrónicos de Doxis4 y Doxis4 SmartOffice, hace posible reemplazar los directorios de archivos y el archivado distribuido en sistemas y servidores diferentes.

Solución de gestión documental inteligente integrada con Microsoft Office

Los beneficios del uso del sistema Doxis4 de gestión documental inteligente combinado con Microsoft Office llegan a ser innumerables y se hacen presentes desde el momento de la creación de los diferentes tipos de archivos. Gracias a Doxis4 SmartOffice, el usuario puede buscar directamente desde MS Office la información y documentos necesarios que pueden ayudarle a crear documentos nuevos y hasta servirle de plantillas, que pueden ajustarse fácilmente. Asimismo, la función de archivado del repositorio de contenido Doxis4 es independiente del formato y permite guardar los documentos tanto en formatos de archivo protegido, como PDF y TIFF, como en el original de Word, Excel, etc. De esta manera, el usuario ahorra el tiempo destinado a guardar el archivo en diferentes formatos y versiones.

La gestión de plantillas en Doxis4 posibilita la creación de documentos de manera unificada, por ejemplo, a través de un expediente electrónico en el cliente Doxis4 o mediante la función de plantillas de SmartOffice. Doxis4 ofrece mucho más que las simples plantillas de identidad corporativa para la correspondencia, al poseer también diferentes atributos de documento como el sentido (entrada/salida) y el título/tema. Así, por ejemplo, si un usuario comienza a escribir una nueva carta a un socio de la empresa, se crea un documento de Word, que ya contiene la información clave necesaria (como el nombre y la dirección del destinatario), a partir de la plantilla.

Asimismo, si se redacta un informe sobre el estado de un proyecto, la plantilla ya incluye los parámetros más importantes de dicho proyecto. Esto evita posibles errores y la pérdida de tiempo al repetir información previamente conocida.
La eficiencia de las plantillas del sistema de gestión de documentos Doxis4 se hace más evidente al combinarlas con diferentes expedientes electrónicos. De este modo, por un lado, se puede asignar un determinado registro a una plantilla para que el archivado resulte más eficaz y, por otro lado, también puede emplearse el archivado en determinados registros o tipos predefinidos de documentos para iniciar workflows, por ejemplo, a la hora de crear un informe al final de un proyecto.

Un software de gestión documental (DMS) que permite la edición conjunta de documentos "vivos"

Es común en muchos documentos que su creación se extienda a lo largo de un período prolongado de tiempo y que en ella participen varias personas que colaboran en un mismo proyecto. Utilizando un programa de gestión documental, se puede evitar que de este proceso de trabajo resulten innumerables versiones del archivo, que den lugar a la pérdida de datos o información importantes.

Doxis4 ofrece, para estos casos, un amplio sistema de gestión de versiones, que es capaz de diferenciar entre versiones principales y versiones de trabajo. Tan pronto como el usuario hace clic en "Editar", se realiza el checkout del documento en cuestión, bloqueando de esta forma la edición por parte de otros usuarios, aunque continúa disponible para las búsquedas. Al finalizar la revisión, y tras el checkin del documento, Doxis4 crea automáticamente una nueva versión del mismo. Según el caso de aplicación, o bien el usuario mismo puede establecer si se trata de una versión de trabajo o de una nueva versión principal, o bien se puede establecer mediante un proceso, con un workflow de autorización. De ser necesario, el usuario puede recurrir en cualquier momento a versiones anteriores y hasta reactivar una versión anterior en Doxis4.

Colaborar con espacios de trabajo temporales

Para conseguir una edición conjunta segura, es imprescindible contar con una administración de derechos minuciosa y precisa a nivel de objeto. Establecer claramente qué usuarios pueden ver una versión determinada, quiénes y dónde pueden hacer modificaciones o quiénes pueden realizar el checkout de un documento, puede resultar de suma importancia para proyectos en los que trabajen personas de diferentes departamentos y/o sectores de una organización. Esta función para crear los llamados workspaces o espacios de trabajo ofrece una gran comodidad a la hora de trabajar en equipo.

En línea con las soluciones modernas de colaboración, el sistema de gestión documental Doxis4 ofrece la opción de crear una especie de expediente de proyecto provisional que contenga diversos documentos e instancias de proceso y objetos, al que pueda tener acceso todo el grupo de trabajo. A fin de no tener que comprobar continuamente si un determinado documento ya ha sido editado por otra persona, existe un servicio de notificación. Como si se tratase de una suscripción, este servicio informa inmediatamente por correo electrónico sobre las modificaciones realizadas en determinados documentos o también en registros de expediente. De esta manera, todos los participantes estarán informados de los avances y cambios en el proyecto. Una vez concluidas las tareas, se podrá borrar el espacio de trabajo. Los contenidos creados conjuntamente podrán transferirse al archivo y guardarse solo como versión final o acompañados por las versiones del proceso de creación.

Doxis4 también documenta con garantía de integridad cuándo y quién ha creado, añadido, editado, examinado, modificado o borrado qué documentos mediante la función audit trail. Toda la secuencia de edición se mantiene en un protocolo transparente. Esto es importante para el cumplimiento de las disposiciones legales e internas, pero también para cuestiones de responsabilidad en caso de litigio o reclamación.

El sistema de gestión documental Doxis4 abarca, junto con el archivo Doxis4, el ciclo de vida de los documentos de manera integral: desde la creación y el procesamiento de diferentes versiones, hasta la conclusión y conservación a largo plazo. Además, se encarga de la administración de las versiones adicionales (representaciones o renditions, en inglés), las vinculaciones de documentos y las firmas digitales. Los complementos ideales para Doxis4 DMS son, por un lado, los expedientes electrónicos (sobre cuya base pueden realizarse todo tipo de gestiones de expedientes y documentos en el ámbito de departamentos, proyectos, procesos o contenidos) y, por otro lado, las funciones de workflow para la gestión y el control automatizados de procesos empresariales con gran cantidad de documentos.

Leer más acerca de la gestión de documentos de Doxis4

Sus ventajas

  • Gran número de opciones para archivado y edición de documentos "vivos"
  • Gestión de versiones de trabajo y versiones principales
  • Gran variedad de opciones de anotación, incluida una práctica función de vista general
  • Gestión inteligente de plantillas

Gestión documental en el contexto de la arquitectura Doxis4

Gestión Documental el programa de gestión documental Doxis4.

El servicio DMS y el servicio de almacenamiento son las funciones esenciales de Doxis4 en cuanto a la gestión de documentos y el trabajo en equipo (colaboración). Los complementos habituales son el servicio de relaciones para crear espacios de trabajo y enlaces a documentos, el servicio de minería de textos para la búsqueda asociativa de texto completo y el servicio de notificaciones para enviar notificaciones automáticamente, por ejemplo, en caso de que se realicen modificaciones en documentos y expedientes. Estas funciones pueden ampliarse con el servicio ILM para controlar el ciclo de vida completo del documento, o bien con el servicio de importación de archivos para transferir de forma automática grandes cantidades de documentos.

Gestión documental para empresas: cualidades & puntos fuertes

  • Control de versiones y checkin/checkout

    El software de gestión documental Doxis4 ofrece una amplia gestión de versiones para editar de forma lógica los documentos que se crean a lo largo de un período de tiempo prolongado con la participación de uno o más editores. Esta gestión permite distinguir entre versiones principales y de trabajo (major/minor versions) para las que pueden determinarse también diferentes derechos de acceso, por ejemplo, a nivel de departamento.

    El mecanismo de checkin/checkout garantiza que se cree una nueva versión del documento automáticamente después de cada proceso de edición. De este modo se evita la superposición accidental de contenidos y ediciones. Según el caso de aplicación, el usuario mismo puede establecer si se trata de una nueva versión, una versión de trabajo o una nueva versión principal. Esto también se puede definir mediante un proceso, un workflow de autorización. Asimismo, de ser necesario, se puede recurrir en todo momento a versiones anteriores. La estrecha relación entre el archivo de Doxis4 y las funciones DMS garantiza que siempre se pueda "congelar" una versión inalterable cuando se trabaje con documentos "vivos" y, a continuación, archivar con garantía de integridad.

  • Integración con Microsoft Office

    No se puede concebir el día a día en la oficina sin Microsoft Office. De ahí que una de las funciones estándar del sistema de gestión documental Doxis4 sea la transferencia y archivado de documentos, tablas, presentaciones y correos electrónicos desde las aplicaciones de Microsoft Office al repositorio de contenido Doxis4. Además, gracias al complemento Doxis4 SmartOffice Plus, se puede ir mucho más allá en la integración de aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel y PowerPoint. Este complemento no solo incluye un cómodo archivado de documentos, sino que también presenta una búsqueda de documentos ya guardados, una práctica lista de resultados con las opciones de filtrado mencionadas de Doxis4, una función de checkin/checkout, un acceso directo a la administración de plantillas en Doxis4 y la creación de versiones adicionales (renditions) como, por ejemplo, una versión en PDF. Los usuarios pueden utilizar todas las funciones directamente dentro del ya familiar entorno de MS Office.

  • Gestión inteligente de plantillas

    La administración de plantillas en el sistema de gestión documental de Doxis4 contribuye a unificar la creación y el archivado de documentos, tanto en los clientes de Doxis4 como a través de Doxis4 SmartOffice. Las plantillas de Doxis4 posibilitan la incorporación de atributos básicos del documento como el sentido (entrada/salida) y el título/tema desde la plantilla; así como la transferencia de contenidos clave como direcciones, referencias y demás, directamente al documento que se va a crear. Esto ayuda a crear documentos más deprisa y, al mismo tiempo, evita que se produzcan errores. En los expedientes electrónicos pueden asignarse plantillas a determinados registros para que el archivado sea más eficaz. Pero también puede emplearse el archivado en determinados registros o tipos predefinidos de documentos para iniciar workflows, por ejemplo, al crear un informe de fin de proyecto.

  • Anotaciones y vista de conjunto de anotaciones

    Tal y como se hace al trabajar sobre papel, se pueden añadir múltiples anotaciones como comentarios, notas, sellos, flechas o textos a los documentos, incluso a los formatos no modificables como PDF y TIFF. Asimismo, se crea para cada usuario un nivel de anotación propio que también se puede autorizar de forma individual.

    Al contrario que en los documentos en papel, las anotaciones de Doxis4 nunca son parte fija del documento, sino que se encuentran en niveles propios (similares a láminas transparentes que pueden retirarse) y pueden ocultarse de ser necesario. Esto supone una gran ventaja, por ejemplo, en el caso de contratos cuyo contenido no debe modificarse. Además, una cómoda vista del conjunto de las anotaciones supone una gran ayuda para no perder de vista las modificaciones actuales, incluso en el caso de documentos de gran tamaño.

  • Búsqueda de información y acceso desde cualquier sede

    El acceso a los documentos que deben editarse se lleva a cabo mediante la búsqueda por índices y texto completo en los clientes de Doxis4, o bien directamente desde las aplicaciones de Microsoft Office (véase la integración de Microsoft Office). Mientras que la búsqueda por índices se ocupa de encontrar rápidamente determinados expedientes o documentos, la búsqueda de texto completo (minería de textos) examina los contenidos íntegros de los documentos. La búsqueda de documentos y expedientes abarca todo el conjunto de datos involucrado, tanto los documentos "vivos", como los objetos archivados con garantía de integridad. La gestión de documentos con Doxis4 ofrece numerosas ventajas a las empresas con varias sedes: el acceso a los documentos no está vinculado a su conservación. Los documentos están disponibles en cualquier momento, con independencia del lugar y, opcionalmente, vía cliente web o móvil, siempre y cuando se disponga de los derechos de acceso pertinentes.

  • Espacios de trabajo y función de suscripción

    Para editar conjuntamente documentos y expedientes, el sistema de gestión documental Doxis4 ofrece la posibilidad de, por ejemplo, definir y administrar espacios de trabajo conjuntos (workspaces) y las estructuras de los directorios correspondientes mediante el servicio de relaciones. Para el trabajo conjunto en un proyecto (colaboración), puede crearse una especie de expediente de proyecto provisional que contenga diversos documentos, instancias de proceso u objetos y al cual tiene acceso todo el grupo de trabajo, incluso si los participantes provienen de diferentes departamentos. Para garantizar que todos los participantes cuentan con la información más actual, el servicio de notificación envía mensajes automáticos en caso de que se realicen modificaciones en documentos o se añadan documentos nuevos a los directorios del proyecto. Gracias a la función de suscripción, los usuarios pueden definir qué documentos, directorios, expedientes o búsquedas deben supervisarse y de qué tipo de cambios desean ser informados. Una vez concluido el proyecto, puede eliminarse el espacio de trabajo y pueden archivarse los contenidos creados conjuntamente, ya sea como versiones finales, o bien con todos los pasos de edición.

  • Mecanismos de seguridad y protección de acceso

    Los derechos de acceso para modificar documentos vivos, borrarlos, etc. se pueden asignar incluso a documentos individuales. Si se utilizan expedientes electrónicos, dichos derechos también pueden asignarse a nivel de registro y expediente. La autorización y autentificación personales de usuario, el cifrado SSL de la comunicación entre cliente y servidor, así como la incorporación de derechos desde sistemas de terceros (por ejemplo, LDAP), son los actores principales que garantizan la seguridad durante el proceso de edición. Mediante la función audit trail se documenta con garantía de integridad cuándo y quién ha añadido, examinado, modificado o borrado documentos. Gracias a este protocolo toda la secuencia de edición queda recogida de forma transparente en un registro.

Gestión documental con DMS

Trabaje como si lo hiciera en papel

Al transferir los procesos basados en grandes cantidades de documentos en papel a un formato de edición totalmente electrónico, no resulta necesario renunciar a las herramientas auxiliares de trabajo convencionales como marcadores de texto, notas, sellos, etc. El sistema de gestión documental Doxis4 le ofrece todas estas opciones de marcado en formato digital con las llamadas anotaciones.

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Una vista de conjunto de anotaciones para no perder la perspectiva

La vista de conjunto le muestra todas las anotaciones de manera clara en forma de lista. Haciendo doble clic puede acceder directamente a la posición que desee. Esto supone una ventaja para documentos de gran volumen como contratos, pliegos de especificaciones o similares. Ya no es necesario que hojee un documento de 80 páginas para encontrar todos los comentarios, sugerencias y anotaciones de sus compañeros.

Integración de Smart Office

La integración opcional de Office que ofrece Doxis4 conecta directamente las aplicaciones de oficina de Microsoft Word, Excel y PowerPoint con el repositorio de contenido Doxis4. Gracias a menús y diálogos adicionales en la cinta de menú de las aplicaciones de Office, usted puede archivar y buscar documentos en todo el repositorio de contenido. De esta forma es posible crear, editar, buscar y gestionar versiones directamente desde el entorno habitual de Office sin tener que desviarse pasando por el sistema de archivos.

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PVS Büdingen

En PVS Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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Randstad Deutschland

Randstad, la empresa de selección de personal líder en Alemania, se ha decidido por el archivo Doxis4 para el archivado de sus más de 27 millones de documentos de personal desde el sistema SAP Folder Management.

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LBS

En el sistema Doxis4 de LBS ya se encuentran hoy en día 43 millones de documentos. 300 empleados de LBS trabajan con expedientes electrónicos como, p. ej., el expediente de ahorro para viviendas, de crédito y el jurídico.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord gestiona los planes, docu­men­tos para inspecciones y contratos, así como las facturas en curso, etc., de sus mercados en los llamados expedientes electrónicos de objetos, cuya finalidad es disponer rápidamente de los documentos.

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Dürr Dental AG

Dürr Dental AG ha automatizado el procesamiento de sus albaranes y facturas recibidas, incluida la integración de la solución Doxis4 en el sistema ERP IFS principal.

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Eissmann Group Automotive

El Grupo Eissmann se ha decidido por el empleo del paquete de Doxis4 iECM de SER en toda la empresa.

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Stadtwerke Bielefeld

Como fundamento para un archivado de documentos unificado y estructurado, un acceso permanente y la mejora anhelada de los procesos, se introdujo el expediente electrónico de construcción (EBA).

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Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe apuesta por Doxis4 como plataforma ECM para toda la empresa. El sistema Doxis4 de SER se ha desarrollado progresivamente durante los últimos 15 años.

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DHL Express

Desde 2010, DHL apuesta por una solución DMS unificada y basada en Doxis4 para toda la empresa con el fin de crear, junto con su socio HP, uno de los archivos comerciales de documentos más grandes del mundo.

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DER Touristik

Con ayuda de la solución de Doxis4, el grupo empresarial procesa automáticamente más de medio millón de facturas recibidas año tras año y archiva todos sus recibos con garantía de integridad en el archivo SER.

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BAUHAUS AG

En 2007 BAUHAUS AG introdujo el expediente electrónico jurídico en el Departamento Jurídico. Hoy en día, el sistema de gestión de bufete basado en Doxis4 controla toda la comunicación dentro del Departamento Jurídico.

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Municipio de Gotinga

El municipio de Gotinga apuesta por la administración electrónica en el sector público y, con la ayuda de SER, ha implementado la gestión electrónica de expedientes en las primeras unidades organizativas.

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Mancomunidad de municipios Westfalia-Lippe

LWL apuesta por el ECM integrado de SER en todos sus departamentos. Se emplean expedientes electrónicos, archivado, comprobación de facturas y el manual KTQ.

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En resumen: puntos clave del sistema de gestión documental (DMS) Doxis4

Gestión de documentos

  • Control de versiones (versiones principales/de trabajo)
  • Administración de plantillas con múltiples funciones
  • Espacios de trabajo comunes (workspaces), por ejemplo, para expedientes de proyecto provisionales (servicio de relaciones)
  • Envío automático de notificaciones en caso de realizarse cambios en documentos o de archivado de nuevos documentos en directorios relevantes (servicio de notificación)
  • Búsqueda por índice o texto completo que abarca todos los datos integrados
  • Diversidad de opciones de anotación (por ejemplo, comentarios, notas, sellos, rectángulos, flechas y textos)
  • Niveles de anotación con derechos individualizados
  • Cómoda vista de conjunto de anotaciones
  • Función de checkin/checkout
  • Numerosas opciones de archivado e indexación (por ejemplo, a través de clientes de Doxis4, conexión de escáner e importación automática de archivos)

Integración de Microsoft Office

  • Ampliación de importantes funciones de gestión documental de MS-Office
  • Acceso directo desde MS-Office a través de Doxis4 SmartOffice
  • Archivado estructurado de documentos con los diálogos y parámetros de archivado habituales de Doxis4
  • Búsqueda integradora de todos los documentos existentes que no solo se limita a documentos de Office
  • Checkin/checkout, inclusive el control de versiones
  • Creación de formatos adicionales
  • Acceso a la gestión de plantillas de Doxis4 directamente desde Microsoft Office

Cumplimiento/seguridad

  • Asignación de derechos de acceso para modificar documentos vivos, eliminarlos, etc. hasta el nivel de documentos individuales
  • Comunicación segura entre cliente y servidor (basada en SSL)
  • Función audit trail para documentar toda la secuencia de edición
  • Archivado con garantía de integridad certificado (IDW PS 880)
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