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Expedientes de proyecto electrónicos:
proyectos complejos bajo control

Gestión documental de proyectos: proyectos complejos bajo control

La gestión documental de proyectos con Doxis4 permite un acceso rápido desde cualquier sede de la empresa y con protección contra acceso no autorizado a todos los documentos e información relevante de un proyecto, siempre dentro de un contexto importante. Se gestiona y archiva toda la información multimedia de un proyecto: desde la correspondencia y la planificación hasta los documentos CAD. Hay disponible un gran número de filtros, así como una clasificación de listas de resultados, para enfrentarse a las cantidades ingentes de documentos. Además, por medio del módulo de sala de proyecto de Doxis4 se obtiene vía frontend web un acceso seguro y documentado a la información de proyecto necesaria para las empresas externas participantes consiguiendo una gestión documental de proyectos eficiente.

Gestión documental de proyectos integrada con los sistemas ERP, CAD y PPS de la empresa

Los expedientes electrónicos son de especial ayuda en el caso de proyectos que impliquen mucha documentación como sucede, por ejemplo, en la producción o la construcción. Según el tipo de proyecto y el método de gestión seleccionado para el mismo, se puede adaptar la estructura del registro central del expediente de proyecto a las necesidades individuales de este o modificarse durante su transcurso dinámico. La integración sin fisuras en sistemas ERP, CAD y PPS permite transferir y sincronizar datos maestros y variables en el transcurso del proyecto o acceder a documentos archivados directamente desde los sistemas de producción. De este modo la información actualizada correspondiente está disponible durante proyectos complejos sin incompatibilidad de formatos. Gracias a la función automática de gestión de versiones y al historial se garantiza una documentación segura desde el punto de vista legal y gracias a la función audit trail se documenta quién ha visto, agregado, editado o borrado qué y cuándo en caso de surgir cuestiones sobre cumplimiento y responsabilidad.

Sus ventajas

  • Gestión central y control de todos los documentos en un proyecto
  • Transparencia y control para recursos, fechas y decisiones 
  • Visualización de las más diferentes estructuras de proyecto en una única solución de expedientes
  • Documentación segura desde el punto de vista legal para cuestiones de cumplimiento y responsabilidad

Cualidades y puntos fuertes

  • Conservación y vista globales

    Los expedientes de proyecto electrónicos de Doxis4 permiten registrar, gestionar y documentar de forma centralizada todo tipo de documentos y formatos como correos electrónicos, planos, diseños (CAD), imágenes, vídeos, etc., en el proyecto. Un visor compatible con más de 300 formatos muestra el contenido de los más diferentes documentos aunque no se disponga del programa original con el que se creó el archivo. Como alternativa, el archivo guardado también puede abrirse y mostrarse con otra aplicación.

  • Archivado y documentación conforme a la legalidad

    Los expedientes de proyecto de Doxis4 permiten conservar todos los documentos y expedientes de un proyecto con garantía de integridad y conforme a la ley durante su plazo legal hasta la conclusión de plazos de prescripción eventuales. La función audit trail registra de forma ininterrumpida para todos los documentos cuándo y quién añade, examina, modifica o borra algo. La documentación archivada con garantía de integridad es importante para el cumplimiento de las disposiciones legales e internas, pero también para cuestiones de responsabilidad en caso de litigio o reclamación. 

  • Información disponible interna y externamente

    Puede usar la bandeja de correo electrónico para distribuir documentos de cualquier tamaño entre los miembros del proyecto cuantas veces quiera y sin que se creen redundancias. La reducida carga de la red y la seguridad gracias a una comunicación cifrada son ventajas contundentes si las comparamos con la insegura comunicación vía correo electrónico. Por medio de la sala de proyecto de Doxis4, los miembros externos del proyecto tienen acceso web protegido por contraseña al expediente electrónico de proyecto. Pueden asignarse a registros, carpetas o documentos individuales derechos de acceso diferenciados para funciones como visualizar, editar, carga y descarga.

  • Estructura de proyecto transferible

    La estructura personalizada con Doxis4 según las necesidades individuales del expediente de proyecto electrónico también puede transferirse a proyectos paralelos o posteriores, así como adaptarse durante el transcurso dinámico del proyecto. Se pueden encontrar ejemplos típicos en casi todos los sectores de la gestión de eventos y redes, así como de la construcción y la producción.

  • Tenencia múltiple y derechos de acceso

    La tenencia múltiple de los expedientes de proyecto de Doxis4 es indispensable para grupos empresariales y medianas empresas con un gran número de unidades legales independientes. La tenencia múltiple es determinante para que cada sociedad o mandante únicamente pueda ver y modificar sus datos. En este caso, los cambios entre mandantes solo pueden realizarse por medio de nuevas autorizaciones y autentificaciones de usuario. Sin embargo, la separación de mandantes puede determinarse alternativamente mediante la concepción de derechos de acceso y un almacenamiento de datos separado (base de datos y medios de almacenamiento). En este caso no es necesario establecer nuevas autorizaciones y autentificaciones de usuario.

  • Encontrar documentos rápida y fácilmente

    Mediante la búsqueda de campos múltiples o de texto completo (minería de textos) se pueden buscar documentos en la totalidad de la estructura del registro. Las múltiples opciones de filtrado, la función de agrupado y la clasificación de listas de resultados resultan de gran ayuda al enfrentarse a grandes cantidades de documentos. 

Gestión documental de proyectos complejos eficaz con Doxis4 – Grupo SER

Cockpit de información

La cubierta de proyecto del expediente electrónico proporciona una visión de conjunto con información fundamental como los datos y comentarios sobre el proyecto. Además de la clara estructura del registro del proyecto, está disponible un cockpit de información completo para un acceso seguro y directo a todos los documentos e información relevantes.

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Estructura unificada del registro

El expediente de proyecto cuenta con una estructura de registro central y unificada que se puede adaptar de forma flexible a todos los tipos de proyecto y a toda metodología. Una vez que se ha creado una estructura de expediente, esta puede transferirse en cualquier momento a otros proyectos del mismo tipo. Además, el plan de clasificación establecido de forma centralizada también aporta una estructura sistemática clara para todos los documentos y expedientes disponibles con independencia de los expedientes de proyecto en sí.

Salas de proyecto con frontend web

Los participantes externos obtienen un acceso vía frontend web protegido por contraseña a los documentos relevantes para su proyecto. Los derechos de acceso correspondientes se pueden otorgar de manera granular a registros, carpetas o incluso documentos individuales, así como se les puede asignar una duración determinada. El jefe de proyecto puede encargarse directamente de la administración de usuarios.

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En resumen: los expedientes de proyecto electrónicos con Doxis4

Gestión de expedientes de proyecto

  • Administración homogénea en una estructura de expediente predefinida y unificada de información y
    documentos de proyecto en los más diferentes formatos y fuentes
  • Vista general compacta de todos los datos de proyecto importantes (cockpit de información)
  • Sistema de derechos de acceso basado en roles y de precisión (registros, carpetas, documentos, accesos temporales, etc.)
  • Acceso móvil vía cliente web y móvil
  • Expediente en modo fuera de línea: es posible "llevarse" un expediente electrónico gracias al servicio checkin/checkout con acceso a todas las funciones: ver y editar (sincronización automática)
  • Salas de proyecto (conexión segura de externos)
  • Vistas de expedientes con flexibilidad de configuración: individuales (p. ej., autorizaciones y plazos) o a nivel de departamento (p. ej., Compras, Finanzas, Gestión de Material)
  • Integración de funciones de varios sistemas, p. ej., indicación de direcciones en Google Maps (ubicaciones de proyectos, posición de maquinaria de construcción), wiki integrada
  • Transferencia de estructuras de derechos de acceso desde sistemas de terceros. (p. ej., LDAP)

Gestión de documentos de proyecto

  • Almacenamiento con garantía de integridad de documentos y expedientes
  • Estructuras de archivado claras y procesos de archivado estandarizados que evitan redundancias y ambigüedades en las características de archivado
  • Funciones DMS integradas: archivado de expedientes (manual o automático por lotes), búsqueda, edición, versionado, historial, etc.
  • Internacionalidad gracias al plurilingüismo (compatible con UNICODE)
  • Asignación de documentos lógica y sin redundancias a varios subproyectos o participantes en el archivo
  • Ampliación de documentos con índices (metadatos) adicionales mientras los procesos están en curso
  • Visor para más de 300 formatos, incluso si la aplicación con que se creó el archivo no está disponible (también CAD)
  • Integración de MS-Office: buscar y archivar documentos directamente desde MS Office
  • Bandeja de correo electrónico para procesos con gran carga documental
  • Registro de documentos en papel mediante el software de escaneo completamente integrado

Gestión de procesos de proyecto

  • Función audit trail, documentación del cliente: quién ha hecho qué, en qué documentos y cuándo
  • Opción de conexión con Doxis4 Workflow: p. ej., para establecer fechas, plazos, recordatorios
  • Función de suscripción para notificaciones por correo electrónico, p. ej., en caso de modificaciones de estado, autorizaciones

Gestión de datos de proyecto

  • Recopilación de los más diferentes objetos de información de distintas fuentes de datos en el expediente de proyecto electrónico (p. ej., desde sistemas ERP, CRM, CAD, PPS)
  • Seguridad gracias a la autorización, autentificación y cifrado SSL de la comunicación entre cliente y servidor , así como a la transferencia de derechos de acceso
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