www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Expedientes de contrato electrónicos:
estructura y transparencia en la gestión de contratos

Gestión de contratos digitalizada con el software Doxis4

Doxsi4 aporta orden, estructura y transparencia a la gestión de contratos. Esta solución sirve para archivar con garantía de integridad, buscar y supervisar cualquier tipo de documentación contractual. El cockpit de información con todos los datos contractuales importantes es el punto de partida para los expedientes de contrato de Doxis4. Desde aquí se accede directamente a los documentos contractuales gracias al sofware de gestión de contratos. En los expedientes de contrato se puede administrar de forma global toda la información contractual sin importar el soporte y de forma estructurada durante el ciclo contractual completo. Las funciones de control de plazos y recordatorio informan automáticamente de próximas fechas y plazos. Gracias a la funcionalidad ampliada de la bandeja de correo y de workflow, se pueden aprobar y revisar contratos de manera controlada y documentada.

Sus ventajas

  • Cockpit de información con todos los datos contractuales importantes
  • Recordatorio y supervisión automáticos para plazos
  • Observancia de la normativa legal y de cumplimiento
  • Acceso a contratos desde varias sedes y departamentos
  • Fundamento para informes económicos, legales y estadísticos

Cualidades & puntos fuertes

  • Una única solución para todos los contratos

    Con solo una solución puede gestionar todos los contratos y acuerdos de su empresa, p. ej., contratos de crédito, acuerdos marco, acuerdos con clientes y proveedores, contratos de alquiler y arrendamiento, convenios de sociedad, de grupo empresarial, seguros, contratos de trabajo, así como contratos de licencia y mantenimiento.

  • Fácil acceso

    Independientemente de donde se encuentre, puede abrir los contratos por medio de todos los metadatos de contrato registrados. Además, con la búsqueda de texto completo se puede realizar una búsqueda por contenido dentro de los contenidos de los documentos y en los metadatos. El acceso a los expedientes y documentos de contrato se protege mediante derechos. Desde fuera de la oficina se puede acceder a los documentos contractuales gracias al expediente en modo fuera de línea, así como a los clientes web y móvil.

  • Protección y seguridad de los datos

    La concepción de derechos de acceso de Doxis4 garantiza la protección de datos e impide que se acceda a los contratos sin control o autorización. Además, la función audit trail integrada en la gestión de contratos de Doxis4 registra todos los accesos y modificaciones de los documentos contractuales. Los documentos se almacenan en formatos con garantía de integridad (TIFF, PDF y PDF/A). Mediante una protección SoftWORM adicional se impide el borrado intencionado o accidental de documentos contractuales.

  • Gestión de plazos y recordatorios

    Doxis4 incluye una gestión de plazos y recordatorios que supervisa automáticamente todos los documentos contractuales e informa a los empleados responsables de los contratos sobre próximas fechas y plazos. En caso de no producirse una reacción, se informa a otros empleados responsables en la contratación (mecanismos de escalamiento).

  • Integración

    La gestión de contratos de Doxis4 se puede integrar en Microsoft Office, en sistemas ERP, CRM y Facility Management, así como en otras aplicaciones de software relevantes para el trabajo con contratos. Se pueden transferir automáticamente todos los datos maestros y variables sobre contratos que sean necesarios. Gracias a la integración de Microsoft pueden transferirse los documentos contractuales nada más crearse a la gestión de contratos de Doxis4. De este modo es posible contar con opciones que van desde la gestión de plantillas hasta el versionado automático.

Gestión de contratos con el Software Doxis4

Todos los datos contractuales a la vista

Los expedientes de contrato de Doxis4 muestran de forma clara todos los datos contractuales importantes en un cockpit de información, incluidos los plazos y recordatorios.

Test
PreviewLupe
Screen
Test
PreviewLupe
Screen

Procesos contractuales mejorados

En Doxis4 se pueden crear y llevar a cabo los más diversos procesos contractuales estandarizados y ad-hoc. La gran variedad de funciones DMS como, p. ej., anotaciones, plantillas y versionado permiten digitalizar completamente los procesos contractuales.

Informes & análisis

Las funciones de análisis que se pueden determinar de forma flexible constituyen la base para realizar informes económicos, legales y estadísticos (p. ej., representación de relaciones de responsabilidad).

Test
PreviewLupe
Screen

En resumen: la gestión de contratos de Doxis4

Gestión de expedientes de contrato

  • Archivado de contratos y documentación relativa a contratos con garantía de integridad y seguridad desde el punto de vista legal
  • Administración de todos los objetos contractuales en un expediente sin importar el soporte (documentos de Office, correos electrónicos, documentos en papel escaneados, vídeos, etc.)
  • Opciones para referencias (otros contratos, jerarquías, opciones de agrupado)
  • Asignación de documentos sin redundancias a varios procesos contractuales en el archivo
  • Listas de propuestas para indexación de documentos y selección al realizar búsquedas
  • Posibilidad de asignar atributos a los documentos y de modificarlos posteriormente

Gestión de documentos contractuales

  • Gran número de funciones DMS (anotaciones, versionado, checkin/checkout)
  • Archivado de documentos de MS Office mediante la función arrastrar & soltar en el cliente de Doxis4 incl. transferencia de características de archivo (opcional)
  • Búsqueda de documentos contractuales relevantes mientras se trabaja directamente desde MS Office (opcional)
  • Archivado de documentos en diferentes formatos de origen y de destino, p. ej., Word y PDF

Gestión de procesos contractuales

  • Workflows contractuales flexibles, transparentes y documentados
  • Creación de workflows estándar y ad-hoc
  • Vista general de los contratos que se encuentran todavía en fase de acuerdo
  • Auditoría basada en clientes: quién ha hecho qué, cuándo y en qué documentos

Gestión de datos contractuales

  • Transferencia y sincronización de datos contractuales desde los sistemas comerciales disponibles, listas de Excel, etc.
  • Función de recordatorio y administración de plazos
  • Exportación estándar para realizar análisis, p. ej.,en MS Excel
Contact