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Gestión de compras integrada: comprar es fácil

Optimización del suministro con Doxis4

Abastecerse con mercancía de un modo rentable es un desafío esencial del proceso de suministro. El manejo de información puede suponer un gran obstáculo sin una gestión profesional de los documentos y expedientes electrónicos. Aunque la gestión de la cadena de suministro (Supply Chain Management, SCM) y la logística aspiran a crear flujos de objetos, entre los que también se incluyen los flujos de información, todavía falta una integración adecuada de los procesos con gran cantidad de documentos. Del mismo modo que se carece de una documentación completa y universal de los procesos con gran carga documental, a pesar de que se han optimizado los procesos de compra centrados en datos al emplear sistemas SCM y ERP. La gestión de compras con Doxis4 acaba con estas carencias integrándose completamente en los sistemas SCM y ERP existentes y consiguiendo así una considerable mejora de la eficacia.

La documentación de compras en formato digital, completa y siempre disponible

La mayoría de los procesos de suministro se inicia y concluye mediante documentos. Los documentos se crean, se procesan, se revisan y se aprueban. Se necesita una gestión profesional de expedientes y documentos que registre estructuradamente todo el proceso, así como que lo administre de forma transparente y con garantía de integridad, desde el inicio hasta el final de una relación comercial: partiendo de las exigencias de material, su solicitud y proceso de pedido hasta llegar a la autorización de pago de las facturas de los proveedores.

La gestión de compras con Doxis4 administra y archiva la totalidad de los documentos en un sistema abarcando todos los formatos y soportes, desde la entrada (input), pasando por el procesamiento y hasta el archivado (output). De tal modo que los empleados implicados en las compras pueden acceder por fin a todos los documentos, expedientes e instancias de procesos relacionados con el curso de un suministro. Gracias a Doxis4, tanto su sistema SCM como el ERP se completan con la documentación escrita íntegra de los datos no estructurados. Además de correspondencia y ofertas, el carácter multimedia la gestión de compras digital con Doxis4 también permite archivar y mostrar vídeos e imágenes de productos, enlaces a contenidos web de proveedores como, p. ej., sedes de la empresa, etc.

La misma información para todo el equipo

La gestión de compras con Doxis4 aporta transparencia al proceso de decisión, lo gestiona de forma eficaz y permite al equipo de compras trabajar siempre con la misma información actualizada. Se puede determinar con detalle quién tiene permiso para examinar determinados documentos, registros y expedientes a nivel de objetos, registros y expedientes. A diferencia de lo que ocurre con la documentación en papel, que está ubicada físicamente en un lugar, la gestión de compras con Doxis4 puede accederse por medio de Doxis4 mobileCube o de la función estándar para expedientes en modo fuera de línea desde cualquier lugar.

Gracias a la opción de crear enlaces entre documentos (p. ej., oferta con lista de precios), documentos con expedientes (p. ej., pedidos actuales con anteriores), instancias de procesos con expedientes (p. ej., varios pedidos del mismo material), expedientes con expedientes (p. ej., expediente de suministro con expediente de proveedor), etc., se pueden documentar las asociaciones de manera transparente. Los expedientes electrónicos de Doxis4 permiten trabajar a los empleados de un equipo, procedentes de diferentes departamentos y sedes de la empresa, en los procesos de suministro con la misma información y de manera segura independientemente del lugar y la hora. El que varias personas puedan acceder al mismo objeto de información supone una gran ventaja.

De la gestión de compras a la gestión de proveedores

La gestión de compras se complementa con la de proveedores y, en caso necesario, con expedientes de material. Los expedientes de proveedor documentan el ciclo de vida completo de la relación comercial con un proveedor y los de material las características y calidades del material. Como demarcación de un expediente de suministro, el expediente de proveedor se centra en la documentación de un proveedor concreto. Esta incluye, entre otras, la información sobre solvencia, listas de precios actuales, certificaciones, auditorías de materiales, notificaciones sobre deficiencias, protocolos de aceptación, etc.

El expediente de proveedor de Doxis4 puede crearse automáticamente al crear un registro maestro de acreedores, de manera que se puede pasar directamente, p. ej., de la vista de registro maestro del sistema SCM y ERP o del pedido del sistema de gestión de materiales al expediente de proveedor. El expediente de proveedor de Doxis4 extrae mucha de su información del sistema de gestión de materiales, p. ej., los pedidos. El archivado en el expediente de proveedor de Doxis4 se realiza automáticamente a partir de los valores índice transferidos desde el sistema de gestión de materiales. En caso de que se realicen pedidos sin contar con el sistema de gestión de materiales, lo que suele ser habitual en el ámbito de las piezas menores, el expediente de suministro también se puede crear manualmente.

Todo empieza con una solicitud

Los procesos de suministro casi siempre se inician con una solicitud por escrito para determinados productos o servicios. Toda la información generada se recopila por separado en carpetas archivadoras, directorios de archivo o se conserva en la bandeja de correo electrónico. Hasta que no se realiza un pedido, el sistema ERP no entra en acción para gestionar el proceso del mismo. La gestión de compras con Doxis4 supone una gran ayuda ya desde la fase inicial del proceso de suministro, incluso si no se ha creado el proceso de pedido en el sistema ERP, especialmente si varios empleados de diferentes departamentos participan en dicho proceso. Se pueden crear nuevos documentos e iniciar procesos de trabajo directamente desde el expediente de suministro de Doxis4. Para tal fin Doxis4 ofrece la posibilidad de crear plantillas de documento con contenidos predeterminados sobre procesos de suministro que se completan automáticamente con los datos de proveedor. Estas plantillas pueden adaptarse individualmente siempre que sea necesario para el proceso de suministro en cuestión. Toda la comunicación saliente se agrega automáticamente al expediente de suministro. Si finalmente se realiza el pedido, el expediente de suministro puede enlazarse a posteriori al de pedido en el sistema ERP.

Más acerca de los expedientes de suministro electrónicos

Sus ventajas

  • Documentación completa de los procesos de suministro con gran cantidad de documentos
  • Acceso a todo el historial y a la información actual
  • Integración completa en sistemas SCM, ERP, Office y de correo electrónico
  • Acceso garantizado independientemente de la sede y del departamento, también móvil
  • Vistas diferentes (gestión de material, finanzas, etc.)

Cualidades & puntos fuertes

  • Integración en los sistemas SCM, ERP, Office y de correo electrónico disponibles

    El expediente electrónico de suministro se integra en cualquier sistema de gestión de la cadena de suministro (SCM), ERP, Office y de correo electrónico ampliándolos con una visión general completa, así como actualizada, de todos los documentos importantes para el proceso de suministro, incluyendo la comunicación por correo electrónico, planos, fotos y vídeos del producto. Los expedientes de suministro se mantienen casi por sí solos incorporando e indexando de forma automática los documentos relevantes desde los sistemas mencionados arriba. Se puede acceder cómodamente a los expedientes de suministro de Doxis4 desde los sistemas SCM y ERP.

  • Cumplimiento

    Satisfacer las normativas de cumplimiento es cada vez más importante para empresas nacionales e internacionales. A este respecto también se tienen en cuenta, por ejemplo, los datos que demuestran el cumplimiento de los estándares laborales, de seguridad y medio ambiente por parte de los proveedores. Sin embargo, para las posibles consultas en caso de litigio o de reclamación es indispensable contar con las pruebas por escrito. Los expedientes de suministro electrónicos documentan con garantía de integridad y de forma legal todos los procesos de suministro "por escrito" y, gracias a la función audit trail, muestran cuándo y quién ha recibido, visualizado, procesado, modificado, aprobado o borrado información.

  • Disposición estructurada y vistas individualizadas para expedientes

    La estructura del expediente de suministro de Doxis4 es similar a las típicas carpetas archivadoras. La cubierta digital proporciona una visión general del contenido del expediente de suministro e identifica para usted la información relevante. Un supervisor de plazos controla las fechas e indica con antelación los vencimientos. De forma similar al expediente en papel, se pueden estructurar los contenidos del expediente de suministro en registros y subregistros de manera unificada, aunque la estructura también puede seguir un plan de clasificación. Además, siempre pueden crearse vistas personalizadas sobre la información y guardarse en favoritos. Esto se puede emplear, por ejemplo, para que se muestren regularmente y de forma automática las notificaciones actualizadas sobre deficiencias o los pedidos de los últimos 14 días.

  • Una forma sencilla de trabajar con expedientes y documentos

    La función de suscripción fundamentada en la tecnología del servicio de notificación de Doxis4 es la mejor opción para quienes deseen estar al día de los nuevos documentos agregados a un expediente de suministro. Se recibe un correo electrónico cada vez que se añaden documentos nuevos a un expediente. Si no desea ser informado siempre que se incluya un nuevo documento, puede limitar las notificaciones, p. ej., a una clase de documento, un período de tiempo, etc. La gestión de versiones de Doxis4 garantiza que siempre trabaje con documentos actuales.

  • Workflows inteligentes

    Además de los documentos para el expediente de suministro, con ayuda de los procesos integrados de revisión y autorización basados en la tecnología de Doxis4 Workflow, se pueden crear, distribuir, coordinar y mantener más fácilmente los documentos relativos al expediente de proveedor. De esta manera se pueden normalizar procesos de suministro heterogéneos, diseñar procesos de autorización (distribuidos) de forma más transparente y tramitarse con más rapidez. Los workflows ad-hoc (gestión de casos adaptativa) y de producción pueden ser muy útiles para la autorización y solicitud de pedidos, dependiendo de si desea controlar los procesos de suministro de manera personalizada o totalmente automática. De este modo se pueden distribuir las tareas automáticamente entre los respectivos responsables. Estos pueden responder cómodamente vía correo electrónico usando las funciones integradas: aceptar, rechazar y comentar.

Gestión de compras

En resumen: La gestión de compras con Doxis4

Gestión documental de compras

  • Gestión de todos los documentos, expedientes e instancias de procesos de diferentes fuentes y relativos a un proceso de suministro en una estructura unificada de expediente
  • Gestión de los más diferentes formatos, incl. contenidos multimedia, p. ej., vídeos e imágenes de productos o enlaces a contenidos web de proveedores
  • Integración en los sistemas SCM, ERP, Office y de correo electrónico disponibles: incorporación e indexación automáticas de documentos relevantes y acceso directo al expediente de suministro desde los sistemas SCM y ERP
  • Organización estructurada en registros y subregistros similar a las carpetas archivadoras de papel
  • Cubierta electrónica de expediente con información esencial sobre el expediente, resumen de contenido y supervisor de plazos
  • Gran número de opciones de enlace: documentos entre sí, documentos con expedientes, expedientes con expedientes, etc.; sin redundancias en la conservación
  • Vistas de expediente individuales totalmente configurables (p. ej., pedidos, notificaciones sobre deficiencias, etc.)
  • Acceso móvil vía cliente web y móvil
  • Expedientes en modo fuera de línea: es posible "llevarse" un expediente electrónico gracias al servicio checkin/checkout con acceso a todas las funciones: ver y editar (sincronización automática)

Gestión de documentos de suministro

  • Almacenamiento con garantía de integridad y conservación segura de todos los documentos y expediente durante el proceso de suministro
  • Funciones DMS integradas: archivado de expedientes (manual o automático por lotes), búsqueda, edición, versionado, historial, etc.
  • Múltiples opciones de anotación, similar a la edición de documentos en papel: notas, sellos, marcadores de texto, comentarios y muchas más.
  • Internacionalidad gracias al plurilingüismo (compatible con Unicode)
  • Visor integrado para más de 300 formatos
  • Función de suscripción para notificaciones por correo electrónico, p. ej., en caso de nuevos documentos agregados, modificaciones de estado, autorizaciones
  • Registro de documentos en papel mediante el software de escaneado completamente integrado
  • Función audit trail que documenta: quién ha hecho qué en qué documentos y cuándo

Gestión de procesos de compras

  • Opción de conexión a Doxis4 Workflow para normalizar procesos de suministro heterogéneos, así como procesos de autorización transparentes y eficaces
  • Compatible con workflows ad-hoc (gestión de casos adaptativa) y producción para procesos de suministro individuales o automáticos
  • Distribución automática de tareas: bandejas de correo electrónico individuales y de grupo 
  • Funciones de workflow integradas en el correo electrónico: aceptar, rechazar y comentar

Gestión de proveedores

  • Estructura unificada para administrar información y documentos de proveedores en los más diferentes formatos y procedentes de muchas fuentes
  • Vista general compacta de todos los datos esenciales sobre proveedores (cockpit de información)
  • Transferencia automática de datos maestros de proveedores desde los sistemas ERP, SCM y otros

Seguridad/protección de acceso

  • Seguridad gracias a la autorización, autentificación y cifrado SSL de la comunicación entre cliente y servidor , así como a la transferencia de derechos de acceso desde los sistemas principales
  • Sistema de derechos de acceso basado en roles y de precisión (registros, carpetas, documentos, accesos temporales, etc.)
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