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Expedientes de cliente electrónicos: acceso a todos los documentos comerciales

Gestión de Clientes Optimizada: Acceda a todos los documentos comerciales de forma electrónica

Todo aquel que reivindica una línea orientada a sus clientes, debe conocerlos bien. Los conocimientos acerca de la relación comercial con los clientes pueden gestionarse con los expedientes de cliente electrónicos de Doxis4. Frente a los archivos en papel con una ubicación fija, los directorios de archivos caóticos o los silos de información dispersos principalmente en sistemas ERP y CRM, los expedientes de cliente de Doxis4 ofrecen una documentación completa de la relación comercial y un acceso permanente con independencia de la ubicación a los documentos de los clientes, siempre y cuando se disponga de los derechos de acceso para ello.

Doxis4 cuenta con un cockpit de información en el que puede encontrar referencias concretas sobre clientes, pedidos y proyectos almacenadas de forma segura. Al abrir el expediente de cliente, se obtiene una visión general (cubierta de expediente) con todos los datos relevantes sobre un cliente. El acceso a los expedientes de cliente puede realizarse de forma estacionaria usando Doxis4 winCube y webCube desde su PC, mediante Doxis4 mobileCube en caso de acceso móvil o también usando la función de acceso en modo fuera de línea para expedientes.

En lugar de almacenar la correspondencia en los sistemas de correo electrónico, las ofertas en el sistema de información de ventas (CRM), los pedidos en el sistema de gestión de mercancías y las facturas en el software de contabilidad financiera (FiBu), con los expedientes de cliente de Doxis4 obtendrá un almacenamiento estructurado de toda la documentación importante sobre un cliente. Gracias a la transferencia de documentos y valores índice desde los respectivos sistemas de correo electrónico, MS Office, ERP, CRM y Fibu, el expediente de cliente se completa en gran medida de forma automática y, además, se archiva con garantía de integridad. Únicamente los documentos entrantes en papel se agregan mediante escaneado al expediente de cliente. Adicionalmente, la integración para MS Office permite una búsqueda en el expediente de cliente directamente desde Word, Excel & Cía. Gracias al acceso directo desde los sistemas de terceros disponibles como ERP, CRM, etc., se obtiene un procesamiento rápido y sin incompatibilidad de soportes. Cada paso del proceso se documenta y archiva sin omisiones y conforme a los requisitos legales.

Los expedientes de cliente de Doxis4 ofrecen una estructura de archivado unificada que se puede determinar libremente según las necesidades individuales de cada empresa. Los usuarios pueden configurar de forma sencilla las vistas individuales para los documentos comerciales de un cliente, p. ej., que se muestren todos los pedidos de un cliente durante los últimos tres meses pulsando un botón. En caso de que se añadan documentos nuevos, como una confirmación de pedido, al expediente de cliente de Doxis4 el usuario recibe la información automáticamente por correo electrónico.

Más acerca de los expedientes de cliente electrónicos

Sus ventajas

  • Acceso a toda la documentación comercial de un cliente a cualquier hora y en cualquier lugar
  • Acceso directo desde ERP, CRM, etc., e integración en dichos sistemas.
  • Conservación íntegra de la documentación comercial y sin incompatibilidad de soportes
  • Notificación activa sobre documentos nuevos, p. ej., pedidos, encargos, etc.

Cualidades & puntos fuertes

  • Toda la información sobre un cliente a la vista

    El expediente de cliente de Doxis4 muestra en un cockpit de información todos los documentos comerciales importantes relativos a un cliente (correspondencia, ofertas, pedidos, facturas, reclamaciones, etc.) estructurados en los registros que desee. Una vez se abra el expediente de cliente, el usuario encuentra una cubierta virtual con toda la información importante acerca de este que puede determinarse según las necesidades individuales de la empresa. Los datos se transfieren automáticamente desde los sistemas ERP, CRM, etc., y se sincronizan regularmente. Además, el usuario puede crear rápida y fácilmente vistas "virtuales" del expediente de cliente y personalizarlas según la información que necesite, p. ej., que se muestren todas las reclamaciones de los últimos 14 días.

  • Procesar solicitudes de clientes de forma rápida y eficaz

    En caso de que el cliente solicite información acerca de fechas de entrega o reclamaciones, siempre puede ofrecerse una información rápida y de calidad gracias al expediente electrónico de cliente. Siempre que se disponga de los derechos de acceso correspondientes, la información está disponible en cualquier lugar y durante los siete días de la semana las 24 horas del día, lo que facilita un servicio de atención al cliente eficaz bajo el lema "una sola cara ante el cliente".

  • Archivado y documentación con garantía de integridad

    Los expedientes de cliente de Doxis4 permiten conservar todos los documentos y expedientes de los clientes con garantía de integridad y conforme a la ley durante su plazo legal hasta la conclusión de plazos de prescripción eventuales. La función audit trail registra de forma ininterrumpida para todos los documentos cuándo y quién añade, examina, modifica o borra algo. Los documentos comerciales archivados con garantía de integridad son importantes tanto a la hora de satisfacer el reglamento legal e interno sobre cumplimiento, como también para cuestiones de responsabilidad en caso de reclamación o daños. 

  • Tenencia múltiple y derechos de acceso

    La tenencia múltiple es indispensable para grupos empresariales y medianas empresas con un gran número de unidades legales independientes. Esta es determinante para que cada sociedad o mandante únicamente pueda ver y modificar sus datos. Sin embargo, la separación de mandantes puede determinarse alternativamente mediante la concepción de derechos de acceso y un almacenamiento de datos separado (base de datos y medios de almacenamiento). En este caso no es necesario establecer nuevas autorizaciones y autentificaciones de usuario. Dentro de Doxis4 se puede determinar un amplio espectro de derechos de acceso (grupos, roles, unidades, etc.) que aporta una seguridad añadida a sus documentos comerciales.

  • Workflows inteligentes

    Con frecuencia personas de diferentes departamentos trabajan conjuntamente en la adquisición y el procesamiento de pedidos. Estos procesos con una carga documental particularmente importante requieren un workflow electrónico para que puedan tramitarse a tiempo. Doxis4 Workflow es el complemento ideal para el expediente de cliente de Doxis4 y permite la distribución y tramitación controladas de instancias de procesos. Dentro de la tramitación de procesos, los empleados pueden tener acceso al expediente de cliente, así como a determinados registros o documentos, según los derechos de acceso de que dispongan. La instancia de proceso en sí es una parte del expediente, de manera que queda registrado quién ha hecho o decidido qué y cuándo.

  • Trabajar como con Microsoft, buscar como en Google

    Durante la edición de un documento de MS Office puede realizarse una búsqueda de documentos directamente desde Word, Excel, etc., mediante la búsqueda de campos múltiples o de texto completo (minería de textos) abarcando toda la estructura del registro. Las múltiples opciones de filtrado, la función de agrupado y la clasificación de listas de resultados resultan de gran ayuda al enfrentarse a grandes cantidades de documentos.

Gestión de clientes eficaz con Doxis4 | Su información perfectamente organizada e integrada con los sistemas ERP y CRM de la empresa

En resumen: los expedientes de cliente electrónicos con Doxis4

Gestión de expedientes de cliente

  • Administración en una estructura de cliente unificada de documentos comerciales y comprobantes de los más diferentes formatos y fuentes
  • Vista general compacta de todos los datos esenciales del cliente y acceso al registro de expediente (cockpit de información)
  • Acceso móvil vía cliente web y móvil
  • Expediente en modo fuera de línea: es posible "llevarse" un expediente electrónico gracias al servicio de checkin/checkout con acceso a todas las funciones: ver y editar (sincronización automática)
  • Vistas de expedientes de configuración flexible: individuales (p. ej., pedidos, reclamaciones, etc.) o vistas por departamentos (p. ej., Ventas, Atención al Cliente, Finanzas)
  • Función de suscripción para recibir información por correo electrónico, p. ej., sobre modificaciones de estado, autorizaciones
  • Integración de funciones de varios sistemas al expediente electrónico de cliente, p. ej., indicación de direcciones en Google Maps (ubicaciones de pedidos y entregas)

Gestión de documentos de clientes

  • Archivado con garantía de integridad de toda la documentación comercial
  • Funciones DMS integradas: archivado de expedientes (manual o automático por lotes), búsqueda, edición, versionado, historial, etc.
  • Internacionalidad, entre otras cosas, gracias al plurilingüismo
    (compatible con Unicode)
  • Asignación lógica de documentos a varios registros de expediente, sin redundancias en el archivo
  • Visualización de más de 300 formatos en el visor integrado, incluso cuando no está disponible la aplicación con que se creó el archivo
  • Integración de MS-Office: buscar y archivar documentos directamente desde MS Office
  • Opción de conexión a Doxis4 Workflow: para determinar fechas, plazos, recordatorios
  • Bandeja de correo electrónico para procesos con gran cantidad de documentos
  • Registro de documentos en papel mediante el software de escaneo completamente integrado

Cumplimiento/seguridad

  • Seguridad gracias a la autorización, autentificación y cifrado SSL de la comunicación entre cliente y servidor, así como la transferencia de estructuras de derechos de acceso desde sistemas de terceros (p. ej., LDAP)
  • Sistema de derechos de acceso basado en roles y de precisión (registros, carpetas, documentos, accesos temporales, etc.)
  • Función audit trail para una documentación con garantía de integridad: quién ha hecho qué en qué documentos y cuándo
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