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Archivo de Recursos Humanos electrónico: Expedientes de personal electrónicos gestionados con seguridad y eficazmente

Archivo de empleados electrónico: gestión segura y eficaz de documentos sensibles

El archivo de empleados electrónico de Doxis4 permite una gestión segura e intuitiva de todos los documentos y datos sensibles de carácter personal tanto de empleados como de candidatos. Independientemente de si está trabajando con la documentación de candidatos, contratos, correos electrónicos, grabaciones de reuniones con empleados o las titulaciones para ampliar el número de empleados, un registro de personal electrónico le ofrece, como cockpit de información, una vista general de toda la información importante sobre empleados o candidatos pulsando un solo botón, así como un acceso directo a los documentos de personal necesarios almacenados en el archivo de empleados de la empresa

Cumplimiento de la ley y control de usuarios en el archivo de empleados de recursos humanos

Mediante una protección de acceso diferenciable se garantiza que el usuario vea y edite únicamente los expedientes o documentos del expediente de personal para los que dispone de derechos de acceso. Esta concepción de derechos de acceso tiene en cuenta todas las restricciones de acceso exigidas que se recogen en la ley de protección de datos y que son necesarias desde el punto de vista de la dirección, del procesamiento de datos y de los empleados. Igualmente es útil para los procesos automáticos como altas, bajas, protección de la maternidad o la comprobación habitual de las titulaciones necesarias, así como para el cumplimiento de plazos legales o comerciales importantes. Las interfaces estándar para los sistemas de recursos humanos, así como la transferencia y sincronización regular de datos maestros de personal, garantizan una integración sin fisuras en los procesos de personal.

Expediente personal de Doxis4:

  • Conservación de documentos de personal y candidatos sin incompatibilidades de formatos, con tenencia múltiple y garantía de integridad
  • Función estándar para la creación de estructuras de expediente unificadas
  • Mecanismos de protección contra el acceso/consulta no autorizados
  • Integración en sistemas de recursos humanos y facturación mediante interfaces estándar

Cualidades y puntos fuertes

  • Listos para usarse de inmediato

    Los expedientes personales electrónicos están disponibles como Doxis4 Solutions Package y están listos para usarse una vez finalizada la instalación. La solución de expedientes personales preconfigurada se fundamenta en un gran número de proyectos de cliente y abarca las necesidades más importantes en cuanto a estructura y funciones de un expediente personal estándar. De todas maneras, es posible modificar la configuración en cualquier momento según sus requisitos individuales. Las adaptaciones a sus necesidades se gestionan y mantienen de forma centralizada y están disponibles desde el primer momento.

  • Búsqueda y acceso desde cualquier sede de la empresa

    La búsqueda de expedientes y documentos de personal se lleva a cabo desde el sistema de recursos humanos, así como mediante la búsqueda índice o de texto completo en el cliente de Doxis4. Mientras que la función de búsqueda por índice busca rápidamente determinados expedientes o documentos, la búsqueda de texto completo (minería de textos) examina todos los contenidos de documentos. Con Doxis4 se pueden concentrar y utilizar de manera centralizada los documentos de personal de toda la empresa: referencias, acuerdos sobre objetivos, certificados u otros documentos. Los expedientes personales de Doxis4 presentan muchas ventajas para las empresas con varias sedes: el acceso a los expedientes personales no está vinculado a la conservación por lo que se puede realizar simultáneamente. Independientemente de la sede, los expedientes personales digitales están disponibles en cualquier momento como expedientes en modo fuera de línea u, opcionalmente, mediante acceso vía cliente web o móvil, siempre y cuando se disponga de los derechos de acceso correspondientes. En función de las estructuras de TI con que se cuente, los expedientes personales pueden conservarse a largo plazo de forma centralizada, distribuidos en varias sedes o combinando ambas opciones. 

  • Mecanismos de seguridad y protección de acceso

    La más alta protección de documentos sensibles de personal se obtiene mediante la autorización y autentificación personales, el cifrado SSL de la comunicación entre cliente y servidor, así como con la transferencia de derechos de acceso desde el sistema de recursos humanos correspondiente. Es posible otorgar accesos temporales a los superiores por motivos disciplinarios y a los empleados para que ejerzan su derecho de acceso garantizado por ley. Mediante la función audit trail se documenta con garantía de integridad cuándo y quién ha añadido, examinado, modificado o borrado documentos. Gracias a este protocolo toda la secuencia de edición queda recogida de forma transparente en un registro.

  • Tenencia múltiple y derechos de acceso

    La tenencia múltiple de los expedientes personales de Doxis4 es indispensable para grupos empresariales y medianas empresas con un gran número de unidades legales independientes. La tenencia múltiple es determinante para que cada sociedad o mandante únicamente pueda ver y modificar sus datos. En este caso, un cambio entre mandantes solo puede realizarse por medio de nuevas autorizaciones y autentificaciones de usuario. Sin embargo, la separación de mandantes también puede definirse mediante la concepción de derechos de acceso y un almacenamiento de datos separado (base de datos y medios de almacenamiento). 

  • Integración en sistemas de recursos humanos y de nóminas, así como en Microsoft Office

    Los expedientes personales de Doxis4 se pueden integrar en cualquier sistema de recursos humanos y de nóminas. Gracias a un enlace iECM se puede acceder directamente a un expediente personal. La transferencia y la sincronización de los datos personales se lleva a cabo mediante interfaces estándar, así como la transmisión de los documentos que se deben archivar, p. ej., nóminas. Mediante la integración de Microsoft Office se pueden buscar y archivar documentos y correos electrónicos desde la aplicación correspondiente de Microsoft. Además, la administración de plantillas simplifica y automatiza la redacción de correspondencia, contratos, etc. 

  • Procesos de personal con gran cantidad de documentos

    Además de archivar con garantía de revisión y de administrar los documentos relevantes, los procesos de gestión de personal con gran cantidad de documentos pueden digitalizarse, así como ejecutarse de forma manual o automática. La distribución manual de los documentos de personal se puede llevar a cabo por medio de bandejas de correo electrónico. La bandeja de correo electrónico funcionan igual que un acceso clásico al correo electrónico, pero existen dos diferencias importantes: los documentos distribuidos permanecen guardados en su sistema de expedientes personales. De esa manera puede estar seguro de que ninguno de los mensajes que envíe podrá ser visto por terceras personas. Al contrario que con los correos electrónicos, el estado de edición es transparente en todo momento. Esto le ahorrará tener que informarse por correo electrónico o teléfono.

El archivo de empleados gestionado con Doxis4 de forma eficaz

Todos los datos personales a la vista

Los expedientes personales de Doxis4 le muestran claramente en un cockpit de información todos los datos personales importantes, incluidas todas las fechas y plazos próximos, así como los comentarios realizados. Cada documento de personal se muestra de forma transparente y sin incompatibilidad de formatos en una estructura estandarizada. Partiendo de esta estructura predeterminada y con unos pocos clics del ratón se pueden crear vistas de expedientes "virtuales" personalizadas, adaptadas a las necesidades informativas particulares, p. ej., mostrar todos los contratos de trabajo que finalicen en los próximos 30 días.

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Gestión de personal mejorada

Los workflows electrónicos sirven de ayuda para procesos típicos y recurrentes como altas, bajas, cursos de perfeccionamiento, etc., que se aceleran. Además de la ventaja que supone una mayor automatización, se garantiza siempre el mismo nivel de calidad sin importar la sede o el empleado de recursos humanos correspondiente.

En resumen: los expedientes personales de Doxis4

Gestión de expedientes personales

  • Gestión homogénea, en una estructura de expedientes unificada y predeterminada, de información y documentos de personal en los más diferentes formatos y fuentes
  • Vista general compacta de todos los datos personales (cockpit de información)
  • Gestión de derechos de acceso exhaustiva para el acceso a expedientes personales o documentos individuales, también con opción de acceso temporal
  • Transferencia de estructuras de derechos de acceso desde todos los sistemas de recursos humanos habituales
  • Restricción de derechos de acceso/modificación según los datos personales (p. ej., grupo de empleados):
    • todos los expedientes
    • registro de expediente
    • datos (maestros) de personal

Gestión de documentos de personal

  • Asignación de documentos lógica y sin redundancias a varios procesos de personal en el archivo
  • Ampliación e indexación de documentos con índices (metadatos) adicionales mientras los procesos están en curso
  • Cómodo archivado de documentos: manual o automático por lotes
  • Archivado de documentos de MS Office mediante la función arrastrar & soltar en el cliente de Doxis4, incl. transferencia de características de archivo
  • Búsqueda de documentos de personal relevantes directamente desde MS Office
  • Archivado de documentos en diferentes formatos fuente y de destino, p. ej., Word y PDF
  • Registro de documentos en papel mediante el software de escaneo completamente integrado

Gestión de procesos de personal

  • Cumplimiento automático de plazos de supresión de determinados documentos
  • Creación de workflows estandarizados y ad hoc para procesos recurrentes (altas & bajas, excedencias parentales, aprendices, etc.)
  • Advertencia en caso de exceso en contratos de trabajo a tiempo parcial
  • Auditoría basada en clientes: quién ha hecho qué, cuándo y en qué documentos
  • Recordatorio automático para la presentación de titulaciones, autorizaciones, etc.

Gestión de datos personales

  • Transferencia y sincronización de datos personales mediante interfaces estándar para cualquier sistema habitual de recursos humanos y nóminas, p. ej., SAP HRM, Oracle Peoplesoft HCM, ADP PAISY
  • Acceso directo a los expedientes personales de Doxis4 desde el sistema correspondiente de recursos humanos y nóminas (y viceversa)
  • Transferencia automática de documentos de personal, p. ej., nóminas
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