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Documentos Electrónicos: haciendo de los expedientes una aplicación

Los documentos electrónicos con Doxis4 combinan contenidos, procesos empresariales y aplicaciones. Son el punto de partida central para la tramitación de procesos y la búsqueda de documentos empresariales. Se puede utilizar un expediente para iniciar instancias de proceso, incluir instancias de proceso en expedientes o mostrar un expediente como parte de un proceso. Los documentos electrónicos proporcionan al usuario la información más actual de manera proactiva y, al mismo tiempo, también engloban la comunicación por correo electrónico hasta hoy aislada.

Con los documentos electrónicos de Doxis4 se pueden administrar todo tipo de expedientes y documentos en el ámbito de departamentos, proyectos, procesos y contenidos. Dependiendo de cada caso, puede encontrar documentos electrónicos de Doxis4, por ejemplo, en Ventas como expediente de cliente, en Recursos Humanos como expediente personal, en Producción como expediente de fabricación, máquinas o proyecto, en Contratación como expediente de contrato, así como en la administración pública como expediente de registro de ciudadanos o de historial médico en los servicios sanitarios. En lo que se refiere a las características y apariencia visual, el expediente electrónico es muy similar al físico con las típicas cubiertas y registros. De ahí que los expedientes electrónicos de Doxis4 sean la solución perfecta para aquellos que desean reemplazar sus archivadores en papel, carpetas para colgar y directorios de archivos.

Ventajas de trabajar con documentos digitales

Los documentos electrónicos reúnen en un solo registro la información que anteriormente se archivaba por separado. La mayoría de las veces se almacenan datos con o sin estructura en diferentes sistema de archivado, en carpetas o sistemas de archivos sin referencia alguna a los procesos empresariales. Sin embargo, gracias a los documentos electrónicos de Doxis4 puede gestionar y visualizar todo tipo de objetos de información en su contexto empresarial. Del mismo modo que puede utilizar asignaciones múltiples sin redundancias. Gracias a la opción de enlace, p. ej., de documentos a expedientes, instancias de proceso a expedientes, expedientes a expedientes, etc., pueden documentarse de manera transparente todas las correlaciones. Allí donde trabajen empleados de diferentes departamentos y sedes de la empresa, tanto en equipo como en procesos, con la misma información y de forma simultánea, los documentos electrónicos de Doxis4 proporcionan una solución segura de colaboración independiente del lugar y la hora, por ejemplo, en el desarrollo de proyectos, en contabilidad y ventas, así como en la gestión de calidad.

Leer más acerca de los expedientes electrónicos con Doxis4

Sus ventajas

  • Acceso seguro a expedientes desde cualquier lugar
  • Registros dinámicos que actualizan y completan los documentos electrónicos automáticamente
  • Vista completa e instantánea de toda la información, también de los sistemas de terceros
  • Procesamiento conjunto de instancias de procesos con acceso a los mismos expedientes desde diversas sedes
  • Costes reducidos de almacenamiento, material y personal

Los documentos electrónicos en el contexto de la arquitectura Doxis4

Cualidades & puntos fuertes

  • Cockpit de información

    El documento electronico electrónico de Doxis4 ofrece una cubierta digital que muestra de manera clara la información clave relativa al expediente. Puede transferirse, y sincronizarse automáticamente, la información desde sistemas de terceros como, por ejemplo, ERP, CRM y HR. Gracias a Doxis4 cubeDesigner puede determinarse la información que se muestra en la cubierta virtual para cada tipo de documento. Además de la información necesaria para identificar los documentos (valores índice/metadatos), pueden asignarse plazos y fechas que Doxis4 supervisa de forma automática. Los metadatos también se utilizan para buscar documentos.

  • Conservación y vista completas

    Los documentos electrónicos de Doxis4 permiten registrar, gestionar y documentar de manera centralizada objetos de información procedentes de fuentes de datos y en formatos diferentes, como documentos en papel escaneados y digitales, correos electrónicos, imágenes, vídeos, enlaces, etc. El visor integrado es compatible con más de 300 formatos y muestra el contenido de los más diferentes objetos de información aunque no disponga del programa original con el que se creó el archivo. Por supuesto, también pueden visualizarse todos los objetos de información en cualquier momento con otra aplicación que esté instalada en el sistema.

  • Encontrar la información y colaborar desde cualquier lugar

    La navegación en y por los documentos electrónicos se lleva a cabo fácilmente a través de la estructura del registro correspondiente, así como con la búsqueda de campos múltiples o texto completo (minería de textos) en la totalidad de la estructura del registro. Las múltiples opciones de filtrado, la función de agrupado y la clasificación de listas de resultados le ayudarán cuando se enfrente a grandes cantidades de documentos. Con independencia del lugar, los expedientes digitales están disponibles como expedientes en modo fuera de línea, también opcionalmente mediante el acceso vía cliente web o móvil, siempre y cuando se disponga de los derechos de acceso para ello. Los documentos electrónicos, diseñados conforme a las estructuras de TI correspondientes, pueden conservarse a largo plazo de forma centralizada, distribuidos en varias sedes o combinando ambas opciones.

  • Disposición estructurada y vistas individualizadas para expedientes

    La disposición de los documentos electrónicos se crea mediante modelos de expediente que se pueden definir libremente de forma central (o para cada departamento especializado u otras unidades de organización). Estos determinan qué contenidos pertenecen a un documento y cómo se estructuran en el mismo. Además del archivado en registros estáticos organizados jerárquicamente, Doxis4 también es compatible con registros dinámicos cuyo contenido se crea automáticamente a partir de todo el repositorio de contenido usando criterios de búsqueda definidos. Adicionalmente, los usuarios siempre pueden crear vistas individuales acerca de la información. Cuando se utilizan estos llamados "expedientes virtuales" no es necesario mover o copiar el contenido, ya que cada objeto de información puede asignarse sin redundancias a varios documentos.

  • Mecanismos de seguridad y protección de acceso

    Los documentos electrónicos de Doxis4 permiten definir de manera exacta y diferenciada quién puede o no ver según qué expedientes, instancias de procesos y documentos. La autorización y autentificación personales de usuario, el cifrado SSL de la comunicación entre cliente y servidor, así como transferir los permisos desde sistemas de terceros (como los sistemas LDAP, HR, CRM y ERP) según el caso de aplicación, son los actores que contribuyen a proteger los documentos sensibles. Mediante la función audit trail pueden registrarse todos los accesos y modificaciones.

  • Tenencia múltiple y derechos de acceso

    La tenencia múltiple de los documentos electrónicos de Doxis4 es indispensable para grupos empresariales y medianas empresas con un gran número de unidades legales independientes. La tenencia múltiple es determinante para que cada sociedad o mandante únicamente pueda ver y modificar sus datos. En este caso, un cambios entre mandantes solo puede realizarse por medio de nuevas autorizaciones y autentificaciones de usuario. Sin embargo, la separación de mandantes también puede definirse mediante la concepción de derechos de acceso y un almacenamiento de datos separado (base de datos y medios de almacenamiento).

  • Aplicaciones especializadas "made by yourself"

    Gracias a Doxis4 cubeDesigner las aplicaciones de documentos o expedientes se pueden definir, concebir y administrar individualmente ("made by yourself"). Para ello, Doxis4 pone a disposición de los administradores especializados y usuarios avanzados una función de diseño gráfico de máscaras fácil de manejar. Una vez diseñadas las aplicaciones de expedientes con Doxis4 cubeDesigner, estas se pueden distribuir y visualizar paralelamente en los diversos clientes de Doxis4.

Documentos electrónicos y digitales con el programa de gestión documental Doxis4.

Una solución para toda clase de documentos: Doxis4

La tecnología de expedientes electrónicos de Doxis4 es el fundamento unificado para el diseño de las más diferentes aplicaciones de expedientes. Aquí se detallan algunos de los ejemplos más habituales. Haciendo clic en el icono o en el nombre puede verse una descripción detallada de cada una de las clases de expedientes.

Expediente de suministro

Incluye de forma clara toda la información importante, p. ej., pedidos, albaranes, facturas, información sobre precios, correspondencia y contratos.

Expediente de datos (seguros)

Administra millones de expedientes de clientes y ofrece una visión unificada de los clientes a través de todos los documentos procedentes de diversas áreas del ámbito de los seguros.

Expediente judicial

Contiene todos los documentos importantes, desde las alegaciones de la demanda y la correspondencia (incl. la comunicación electrónica) hasta sentencias firmadas digitalmente.

Expediente de bienes inmuebles

Permite administrar, utilizar y archivar con garantía de integridad toda la documentación relacionada con un inmueble.

Expediente de crédito

Con solo pulsar un botón, pone a disposición de los agentes administrativos todos los documentos importantes para la toma de decisiones, así como los datos relacionados con los clientes.

Expediente de cliente

Contiene el historial de un cliente, así como su información actual, incluyendo la correspondencia por carta y correo electrónico.

Expediente de paciente

Facilita la visualización, relacionada con un paciente, caso o período, de datos, documentos, imágenes y objetos multimedia en el historial clínico.

Expediente personal

Administra y archiva (con garantía de integridad) todos los documentos y comprobantes relativos a un empleado (también comprobantes salientes, como nóminas). 

Expediente de proyecto

Permite administrar y acceder de forma centralizada a todos los contenidos de proyecto, independientemente del sistema de origen y las áreas implicadas.

Expediente de contrato

Contiene todos los documentos relacionados con un contrato (tanto documentos en papel como electrónicos) y supervisa fechas, así como plazos.

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Una base para todas las exigencias de un expediente

Documentos, actas e instancias de procesos pueden enlazarse de cualquier forma Esta libertad de combinación permite un enfoque universal fundamentado en una base tecnológica unificada que tiene en cuenta las exigencias individuales de los diversos departamentos especializados y las tareas.

Claridad del cockpit de información

Cada expediente electrónico en Doxis4 presenta una cubierta digital, el cockpit que muestra de manera clara toda la información clave relativa al expediente, según la clase de expediente y también desde sistemas de terceros como HR, ERP y CRM. Desde este punto pueden realizarse todas las tareas necesarias, así como iniciarse todas las acciones. 

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Una administración especializada para todos los clientes

Una vez diseñadas las aplicaciones de expedientes con Doxis4 cubeDesigner, estas se pueden distribuir y visualizar paralelamente a través de Doxis4 winCube (Windows) y webCube (web).

Eissmann Group Automotive

El Grupo Eissmann se ha decidido por el empleo del paquete de Doxis4 iECM de SER en toda la empresa.

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Randstad Deutschland

Randstad, la empresa de selección de personal líder en Alemania, se ha decidido por el archivo Doxis4 para el archivado de sus más de 27 millones de documentos de personal desde el sistema SAP Folder Management.

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LBS

En el sistema Doxis4 de LBS ya se encuentran hoy en día 43 millones de documentos. 300 empleados de LBS trabajan con expedientes electrónicos como, p. ej., el expediente de ahorro para viviendas, de crédito y el jurídico.

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DER Touristik

Con ayuda de la solución de Doxis4, el grupo empresarial procesa automáticamente más de medio millón de facturas recibidas año tras año y archiva todos sus recibos con garantía de integridad en el archivo SER.

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Municipio de Gotinga

El municipio de Gotinga apuesta por la administración electrónica en el sector público y, con la ayuda de SER, ha implementado la gestión electrónica de expedientes en las primeras unidades organizativas.

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Mancomunidad de municipios Westfalia-Lippe

LWL apuesta por el ECM integrado de SER en todos sus departamentos. Se emplean expedientes electrónicos, archivado, comprobación de facturas y el manual KTQ.

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DHL Express

Desde 2010, DHL apuesta por una solución DMS unificada y basada en Doxis4 para toda la empresa con el fin de crear, junto con su socio HP, uno de los archivos comerciales de documentos más grandes del mundo.

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Stadtwerke Bielefeld

Como fundamento para un archivado de documentos unificado y estructurado, un acceso permanente y la mejora anhelada de los procesos, se introdujo el expediente electrónico de construcción (EBA).

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EDEKA Nord

EDEKA Nord gestiona los planes, docu­men­tos para inspecciones y contratos, así como las facturas en curso, etc., de sus mercados en los llamados expedientes electrónicos de objetos, cuya finalidad es disponer rápidamente de los documentos.

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Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe apuesta por Doxis4 como plataforma ECM para toda la empresa. El sistema Doxis4 de SER se ha desarrollado progresivamente durante los últimos 15 años.

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Dürr Dental AG

Dürr Dental AG ha automatizado el procesamiento de sus albaranes y facturas recibidas, incluida la integración de la solución Doxis4 en el sistema ERP IFS principal.

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PVS Büdingen

En PVS Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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BAUHAUS AG

En 2007 BAUHAUS AG introdujo el expediente electrónico jurídico en el Departamento Jurídico. Hoy en día, el sistema de gestión de bufete basado en Doxis4 controla toda la comunicación dentro del Departamento Jurídico.

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En resumen: los documentos electrónicos con Doxis4

Gestión de expedientes

  • Cubierta con metainformación sobre el expediente (también desde sistemas de terceros, p. ej., ERP, CRM, HR)
  • Integración de todo tipo de objetos de información desde las más diversas fuentes de datos, p. ej., documentos, enlaces/referencias y contenidos multimedia
  • Definición centralizada y flexible de estructuras de expedientes mediante modelos de expediente
  • Registros jerárquicos estructurables a cualquier nivel
  • Vistas personalizables sobre la información de los expedientes ("expedientes virtuales")
  • Registros dinámicos actuales y siempre completos de forma automática
  • Empleo de modelos de organización y derechos de acceso a expedientes
  • Enlaces inversos: vista de todos los expedientes que contienen el documento en cuestión
  • Estructuras claras y tareas estandarizadas que evitan redundancias y ambigüedades en las características de archivado
  • Asignación paralela de documentos a varios expedientes sin redundancias en el archivado

Utilización de expedientes

  • Edición conjunta de instancias de proceso: trabajar en los mismos expedientes desde diferentes sedes de la empresa
  • Acceso paralelo a expedientes electrónicos desde cualquier lugar
  • "Llevarse expedientes a casa" como expediente en modo fuera de línea
    (checkin/checkout)
  • Notificación por correo electrónico sobre modificaciones en un expediente electrónico gracias a la función de suscripción
  • Amplia búsqueda de expedientes y documentos, así como búsqueda dedicada de expedientes
  • Búsqueda dentro de un único expediente o en un registro dedicado
  • Cómodo acceso mediante enlaces iECM: envío de enlaces con protección de acceso a expedientes o documentos específicos directamente desde el cliente
  • Búsqueda de documentos en combinación con atributos de expediente
  • Visor integrado para más de 300 formatos
  • Función de audit trail para todas las operaciones en un expediente
  • "Exploración por pestañas" en un expediente

Modelos de expediente

  • Compatibilidad con diversos tipos de registro:
    • registro con fines estructurales
    • registro para contenidos estáticos
    • registro general referencial
    • registro para contenidos dinámicos
    • registro para ventanas ActiveX/iframe
  • Numeración opcional automática de los registros de expediente
  • Posibilidad de modificar automáticamente el modelo de expediente para todos los expedientes (sin semántica "copiar&pegar")
  • Perfeccionamiento de registros predefinidos del modelo de expediente mediante subregistros para expedientes individuales
  • Derechos de acceso a nivel de registro y traspaso de los mismos
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