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Digitalización de Documentos para Empresas: Todos los documentos entrantes gestionados digitalmente

Solución universal para la gestión digital de documentos entrantes en su empresa

El volumen diario de documentos recibidos por diversas vías (correo postal, correo electrónico, fax, web) supone una carga para los procesos empresariales si no se transfieren rápidamente al destinatario correcto en la empresa. La digitalización de documentos para empresas es precisamente por este motivo un tema que se ha vuelto cada vez más importante. Es frecuente que los documentos entrantes deben ponerse en conocimiento de varias personas y departamentos, algo que resulta difícil por medio de la distribución convencional de correo postal y electrónico.

Ventajas de la digitalización de documentos con Doxis4

Con Doxis4 Inbound Center es posible registrar y distribuir automáticamente toda la entrada de correo postal, correo electrónico y faxes de una empresa. Los documentos en papel escaneados y los electrónicos se funden en un solo proceso que acaba con la incompatibilidad de soportes y optimizando procesos en la digitalización de documentos. Esta solución no solo se implementa en empresas de gran tamaño, sino que cada vez es más popular entre las medianas empresas.

Las ventajas son contundentes: se eliminan los tiempos de transporte y de espera. Todos los documentos están disponibles para editarse tras su recepción sin incompatibilidad de soportes y tanto en el contexto de contenido como en el de proceso, de forma que la tramitación de procesos se acelera considerablemente. Los documentos se asignan a una instancia de proceso a través de la que se puede acceder directamente a toda la información. Con Doxis4 puede disfrutar de las virtudes de la digitalización de la gestión documental de forma óptima.

Se pueden procesar toda clase de documentos: documentos estructurados (formularios), documentos con estructuras débiles (p. ej., facturas, albaranes, etc.) y textos sin estructurar, presentes especialmente en la comunicación por correo electrónico y la correspondencia general.

Más acerca del proceso de recepción con Doxis4

Sus ventajas

  • Procesamiento multicanal para evitar la incompatibilidad de soportes
  • Automatización mediante clasificación de contenidos
  • Asignación y distribución rápidas para acelerar la tramitación específica y de procesos, así como para aumentar la capacidad informativa
  • Integración directa en procesos empresariales

Cualidades & puntos fuertes

  • Procesamiento con independencia del soporte

    El proceso de recepción de Doxis4 permite incluir todos las vías de entrada y los soportes en el procesamiento, con documentos digitalizados (escaneados) y electrónicos en un solo proceso. Asimismo, es compatible con documentos de texto libre sin estructurar (p. ej., correos electrónicos), con documentos de estructura débil y formularios.

  • Tramitación de procesos completamente electrónica

    El proceso de recepción con Doxis4 va de la mano de la tramitación de procesos electrónica del paquete de Doxis4 iECM. Además de a los documentos recibidos, los administrativos tienen acceso completo a toda la información relacionada. 

  • Asignación y archivado con expedientes electrónicos

    Si se relacionan con expedientes electrónicos como expedientes de cliente o de proveedor en Doxis4, los documentos y correos electrónicos recibidos se pueden archivar rápida y estructuradamente en los registros de expediente adecuados. Esto significa que todos los documentos y correos electrónicos de un cliente, junto con solicitudes, pedidos, consultas y otra información importante, están disponibles y agrupados en el contexto empresarial, también para otros colegas que participen en el trabajo diario o para los sustitutos durante las vacaciones. La búsqueda de la información deseada abarca tanto contenidos y metadatos de documentos y correos electrónicos como también de expedientes.

  • Integración de aplicaciones empresariales

    El proceso de recepción con el paquete de Doxis4 iECM se puede integrar igualmente de forma flexible en otras aplicaciones empresariales en función de sus necesidades y tareas. Las interfaces genéricas y específicas, así como los servicios y complementos, permiten desde una conexión por separado hasta una fusión perfecta de múltiples escenarios de integración. Doxis4 es escalable y se puede adaptar de manera flexible a su organización y sus procesos empresariales.

  • Archivado con garantía de integridad certificado

    Todo el procesamiento de correo recibido se documenta de manera transparente y los documentos se archivan con garantía de integridad. Cuando se utiliza un archivo Doxis4 los períodos de conservación se administran automáticamente, de manera que los documentos con obligación de conservación se almacenan seguros conforme a las normativas legales, internas de la empresa y específicas del sector relativas al cumplimiento. Algo que también garantiza la certificación IDW PS 880 que la empresa auditora Deloitte & Touche, conocida internacionalmente, ha otorgado al paquete de Doxis4 iECM. En virtud de lo cual el archivado electrónico en Doxis4 se lleva a cabo con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre los sistemas contables informatizados (GoBS), del Código Fiscal alemán (AO), así como del Código de Comercio alemán (HGB) y del reglamento sobre el acceso a la información y la comprobación de datos digitales (GDPdU).

Digitalización de documentos para empresas | La gestión de sus documentos empresariales de forma eficaz y eficiente.

Digitalización de la correspondencia

Doxis4 acelera la distribución del correo postal, faxes, correos electrónicos, etc., que se recibe, evita incompatibilidades de soporte y simplifica la tramitación de procesos.

Correo electrónico

Doxis4 integra completamente la correspondencia empresarial enviada vía correo electrónico en los procesos empresariales y ayuda a cumplir las norma de conservación y la normativa sobre cumplimento.

Facturas

Doxis4 procesa automática y diariamente todas las facturas recibidas (facturas de deudor), con o sin referencia a un pedido, así como las facturas parciales y colectivas, abonos en cuenta, etc.

Mancomunidad de municipios Westfalia-Lippe

LWL apuesta por el ECM integrado de SER en todos sus departamentos. Se emplean expedientes electrónicos, archivado, comprobación de facturas y el manual KTQ.

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Stadtwerke Bielefeld

Como fundamento para un archivado de documentos unificado y estructurado, un acceso permanente y la mejora anhelada de los procesos, se introdujo el expediente electrónico de construcción (EBA).

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Dürr Dental AG

Dürr Dental AG ha automatizado el procesamiento de sus albaranes y facturas recibidas, incluida la integración de la solución Doxis4 en el sistema ERP IFS principal.

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LBS

En el sistema Doxis4 de LBS ya se encuentran hoy en día 43 millones de documentos. 300 empleados de LBS trabajan con expedientes electrónicos como, p. ej., el expediente de ahorro para viviendas, de crédito y el jurídico.

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DHL Express

Desde 2010, DHL apuesta por una solución DMS unificada y basada en Doxis4 para toda la empresa con el fin de crear, junto con su socio HP, uno de los archivos comerciales de documentos más grandes del mundo.

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PVS Büdingen

En PVS Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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Randstad Deutschland

Randstad, la empresa de selección de personal líder en Alemania, se ha decidido por el archivo Doxis4 para el archivado de sus más de 27 millones de documentos de personal desde el sistema SAP Folder Management.

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Eissmann Group Automotive

El Grupo Eissmann se ha decidido por el empleo del paquete de Doxis4 iECM de SER en toda la empresa.

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Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe apuesta por Doxis4 como plataforma ECM para toda la empresa. El sistema Doxis4 de SER se ha desarrollado progresivamente durante los últimos 15 años.

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EDEKA Nord

EDEKA Nord gestiona los planes, docu­men­tos para inspecciones y contratos, así como las facturas en curso, etc., de sus mercados en los llamados expedientes electrónicos de objetos, cuya finalidad es disponer rápidamente de los documentos.

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BAUHAUS AG

En 2007 BAUHAUS AG introdujo el expediente electrónico jurídico en el Departamento Jurídico. Hoy en día, el sistema de gestión de bufete basado en Doxis4 controla toda la comunicación dentro del Departamento Jurídico.

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Municipio de Gotinga

El municipio de Gotinga apuesta por la administración electrónica en el sector público y, con la ayuda de SER, ha implementado la gestión electrónica de expedientes en las primeras unidades organizativas.

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DER Touristik

Con ayuda de la solución de Doxis4, el grupo empresarial procesa automáticamente más de medio millón de facturas recibidas año tras año y archiva todos sus recibos con garantía de integridad en el archivo SER.

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