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Archivado de sistemas de archivos:
control de contenido mediante archivado automatizado

Software de archivo digital: Sus documentos gestionados eficazmente con Doxis4

A pesar de sus muchas desventajas, los archivos digitales, y con ellos su gestión mediante un software de archivo digital, siguen estando muy extendidos para el archivado de documentos y datos. La cantidad de datos es enorme y aumenta de forma continua, con frecuencia alcanzando los petabytes. Los empleados y grupos de trabajo gestionan aquí sus documentos, la mayoría de las veces el archivo digital trabaja con directorios de archivos complejos y muy ramificados. Resulta complicado volver a encontrar un archivo, sobre todo si las estructuras de directorio no están lo suficientemente estructuradas y carecen del mantenimiento necesario.

El Archivo Digital: La clave en el aumento de la eficiencia

El enorme volumen de datos requiere un caro espacio de almacenamiento. El backup, el mantenimiento y la gestión de los sistemas de archivo digital consumen valiosos recursos de TI que se materializan en una inversión de tiempo considerable y costes elevados. Al tiempo que se incrementa la cantidad de datos, también lo hace el espacio de almacenamiento necesario y el backup necesita tiempos más largos. Los procesos de búsqueda o el acceso a archivos en el día a día se prolongan más de lo necesario, ya que el rendimiento del sistema se reduce y, como consecuencia, el usuario pierde un tiempo de trabajo muy valioso. Esta situación hace que el cómo organizar un archivo digital se convierta en una cuestión cada vez mas importante para muchas empresas.

Una aún peor repercusión tiene el crecimiento, con frecuencia inevitable, de los archivos en los directorios. Los empleados guardan distintas versiones o copias de documentos en diferentes ubicaciones, algo que se puede calificar como un incontrolado aumento de datos. De este modo se pierde la visión de conjunto, no se tienen en cuenta las exigencias de cumplimiento de normativas, falta contexto de información y se consume más espacio de almacenamiento del necesario. En esas circunstancias no se puede hablar de garantía de integridad en lo que respecta al almacenamiento de documentos, ya deban estos conservarse obligatoriamente o sean susceptibles de ello. En este contexto disponer de un buen software para manejo del archivo digital se convierte en un asunto de vital importancia.

La tranquilidad de un sistema de archivo digital con garantía de integridad

El software para archivo digital Doxis4 proporciona un gran número de funciones para una conservación segura (también para un archivado con garantía de integridad), así como para la restauración de archivos, carpetas y directorios (también sistemas de archivos completos). Los atributos de archivo establecen qué objetos se archivan, asimismo puede determinarse de forma manual.

El archivado se efectúa automáticamente, puede ejecutarse en segundo plano con tiempos definidos y se controla a través de un código de reglas configurables. Mediante las reglas adecuadas se pueden especificar los contenidos que "deben archivarse". A la inversa es posible abrir y recuperar objetos ya archivados, y por lo tanto transferidos, fácil y claramente con un clic del ratón, por ejemplo, mediante el diálogo "abrir archivo".

Desde el punto de vista del usuario no supone ninguna diferencia que un archivo se encuentre en el servidor de archivos o que se cargue desde el repositorio de contenido Doxis4. Esto supone una gran una gran ventaja como alternativa de archivo digital en las empresas. El icono modificado del archivo (CD) es la única pista con la que el usuario detecta que el archivo en cuestión ya estaba archivado. Los documentos guardados y archivados se pueden abrir, enviar, integrar o vincular a otros documentos de la forma habitual. Como alternativa, también existe la posibilidad de restaurar sistemáticamente grandes cantidades de archivos mediante los procesos administrativos correspondientes (jobs).

Descongestión de servidores de archivos y de TI

El archivado de sistemas de archivos con Doxis4 descarga los servidores de archivos empleados. Únicamente permanecen en el servidor de archivos los conjuntos de archivos con nombre, atributos y vinculación. Esto simplifica y reduce considerablemente los tiempos de mantenimiento, backup y recuperación. Además, se cumplen las exigencias legales, sobre las que se sustenta el archivado con garantía de integridad (cumplimiento). Por sus muchas ventajas el software del Grupo SER se convierte en una interesante posibilidad entre las empresas de archivo digital siendo Doxis4 su mejor alternativa de software de archivo digital de documentos.

Más acerca del archivado de sistemas de archivos de Doxis4

Sus ventajas

  • Descongestión de servidores de archivos y sistemas de archivos
  • Sin redundancias gracias al archivado Single Instance (deduplicación de datos)
  • Reducción de tiempos de backup y
    recuperación
  • Archivado basado en reglas automatizado y manual
  • Opción de búsqueda inteligente de contenido mediante búsqueda de texto completo
  • Optimización de rendimiento
  • Consolidación de servidor, almacenamiento y backup
  • Conservación y archivado certificados

Cualidades & puntos fuertes

  • Administración y códigos de reglas

    La piedra angular del archivado de sistemas de archivos de Doxis4 es la definición flexible de reglas de archivado. Hay que tener en cuenta que no hay regla sin excepción. Las excepciones pueden determinarse sin tener que establecer nuevas definiciones de reglas para estos casos especiales. Las propias reglas de archivado se componen a su vez de diferentes áreas que definen diferentes aspectos de dichas reglas. El aspecto fundamental es la "selección de documento" que define qué objetos deben archivarse, en el caso concreto de los sistemas de archivos, p. ej. qué carpetas deben excluirse del archivado. Otro aspecto importante es el "formato de archivo". Este define, por ejemplo, si se crea un extracto de texto completo, si se deben comprimir los archivos, etc. El tercer aspecto de relevancia es la "administración del almacenamiento" que determina qué ocurre con los objetos en el sistema de origen después del archivado o la restauración. Además, es posible definir con reglas de qué funciones manuales dispone el usuario en los clientes. También se determina la ventana de tiempo durante la que se aplican las reglas de archivado.

  • Archivar, vincular y borrar

    Usar el archivado de sistemas de archivos de Doxis4 permite implementar una serie de escenarios diferentes para conservar, vincular y borrar objetos. Una vez archivado, un documento o archivo puede mantenerse en el sistema original y en Doxis4 de forma paralela. Esto tiene sentido, p. ej., cuando todavía se accede con frecuencia a los datos en el sistema original. Sin embargo, en el caso de documentos y archivos que no se necesiten habitualmente resulta más eficaz eliminarlos del sistema original y sustituirlos por una referencia a los elementos de Doxis4. Este proceso, también denominado "reducción" o "eliminación parcial", ejecuta el archivado de sistemas de archivos de forma automática teniendo en cuenta las reglas consignadas, normalmente justo después del archivado. Si los documentos y datos ya no se necesitan, por ejemplo, porque se trata de datos muy antiguos y/o el período de conservación ha expirado, pueden borrarse completamente de ambos sistemas. Esto también tiene lugar de manera automática según el código de reglas definido. Por otra parte, un usuario perteneciente a un grupo de usuarios definido puede borrar manualmente documentos archivados en el sistema de archivos, hecho que puede resultar relevante en cuanto a la protección de datos.

  • Transparencia para el usuario

    Un factor de especial importancia al integrar el archivado de sistemas de archivos de Doxis4 en el sistema de archivos es que el usuario no tiene que acostumbrarse a un nuevo sistema o Windows Explorer. El tratamiento de datos resulta idéntico a los ojos del usuario. Los documentos y demás objetos se pueden abrir, enviar, integrar o vincular a otros documentos. Doxis4 se encarga de las tareas necesarias para ello, por ejemplo, solicitar los requisitos de los datos al archivo y restaurarlos. Los símbolos correspondientes indican si el archivo en cuestión ya se ha archivado o borrado.

  • Búsqueda de archivos mediante el sistema de archivos

    Los archivos guardados, especialmente también aquellos borrados del sistema durante el proceso de archivado del sistema de archivos de Doxis4, se pueden buscar por medio de un plug-in en el sistema de archivos. Para realizar la búsqueda se utilizan los datos índice del documento. Los datos índice se componen, p. ej., del nombre de archivo y de la ubicación (carpeta). Los resultados de la búsqueda se muestran al usuario en forma de tabla en la que puede seleccionar el resultado deseado. Además, mediante una búsqueda opcional de texto completo se puede buscar en el contenido de archivos/documentos. Incluso es posible combinar ambos métodos de búsqueda.

  • Garantía de integridad certificada

    La internacionalmente conocida empresa auditora Deloitte & Touche ha otorgado al paquete de Doxis4 iECM su certificación conforme al estándar IDW PS 880. En virtud de lo cual el archivado electrónico se lleva a cabo con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre los sistemas contables informatizados (GoBS), del Código Fiscal alemán (AO), así como del Código de Comercio alemán (HGB) y del reglamento sobre el acceso a la información y la comprobación de datos digitales (GDPdU). La protección contra escritura basada en software y WORM ("escritura única, lectura múltiple") impide que los datos almacenados en los discos duros se puedan modificar o borrar con posterioridad. La garantía de integridad certificada en combinación con una documentación de procedimientos precisa, períodos de conservación flexibles, así como con la trazabilidad de los cambios y las firmas digitales, son el soporte para el cumplimiento de la legislación y la protección a largo plazo de documentos que deberían o que deban almacenarse.

Software Archivo Digital | La gestión de sus documentos empresariales con un sistema de archivo digital eficaz y eficiente.

Archivado electrónico

El repositorio de contenido Doxis4 es un fondo común de información para todos los documentos y datos que abarca la totalidad de la empresa. Accede a la información procedente de diversas fuentes (ERP, CRM, HR, Mail, Office, etc.) y en diversos formatos sobre el archivado a largo plazo, así como sobre la conservación y procesamiento temporales, la combina y la pone a disposición para su uso posterior, tanto por medio de los clientes de Doxis4 como mediante las funciones habituales del entorno de aplicación correspondiente.

Más acerca del archivo universal Doxis4

Servicios de gateway de Doxis4

Los servicios de gateway de Doxis4 constituyen la base unificada para el archivado automatizado y fundamentado en reglas de los contenidos de sistemas de software colaborativo (MS Exchange/Outlook e IBM Lotus Domino/Notes), de una granja SharePoint o de servidores de archivos. Se encargan de descongestionar los sistemas mencionados y de reducir los silos de información de la empresa. Los servicios permiten un archivado, manual y basado en reglas, de correos electrónicos, archivos de sistemas de archivos y documentos de sistemas SharePoint.

Sus beneficios

  • Servicios de gateway para:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Servidores de archivos/sistemas de archivos
    • Microsoft SharePoint
  • Archivado basado en reglas, manual y automático
  • Eliminación automática basada en reglas total o parcial desde el sistema de origen

En resumen: el archivado de sistemas de archivos con Doxis4

Archivado de sistemas de archivos

  • Indexación automática de los archivos archivados
  • Código de reglas configurable para archivado administrativo y manual
  • Integración transparente en el sistema de archivos
  • Compatibilidad con sistemas de archivos "NTFS"y "no NTFS".
  • Integración de una búsqueda en Explorer/sistema de archivos

Administración

  • Administración central unificada
  • Integración en tantos sistemas de terceros como desee
  • Integración en tantos sistemas de archivos como desee
  • Código de reglas diferenciado para el archivado y la restauración (por tiempo, administrativo, manual)
  • Control de tiempo para procesos en segundo plano
  • Integración en Microsoft Management Console (MMC) como "único punto de acceso"

Sincronización

  • Restauración de objetos individuales en el sistema de origen cuando se abre
  • Acceso a objetos restaurados sin acceder al archivo (caching)
  • Eliminación automática de objetos restaurados de los sistemas de terceros
  • Sincronización automática de modificaciones para el archivo en forma de versionado

Infraestructura

  • Alta escalabilidad
  • Compatibilidad de clúster
  • Utilización de varios servicios de gateway para distribuir la carga
  • Archivado Single Instance
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