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Microsoft SharePoint:
ligero, rápido y seguro

Sharepoint Gestión Documental: Con el Software Doxis4 y sus repositorio integrado trabaje con sus documentos empresariales de forma ligera, rápida y segura.

La gestión documental con el software Doxis4 es complemento ideal para las empresas que utilizan Microsoft SharePoint, por ejemplo, como plataforma de colaboración, redes sociales internas o portales de intranet. Doxis4 ofrece la posiblidad de llevar a cabo la gestión documental en SharePoint de forma integrada. El giro de Microsoft hacia las soluciones de nube hace necesario transferir los contenidos de SharePoint a un sistema ECM para toda la empresa, sobre todo en materia de protección de datos a la vez que abre muchas posibilidades a la gestión documental con SharePoint. Gracias a la descongestión de la base de datos de SharePoint, el archivado de Doxis4 mantiene su rendimiento de forma sostenible, incluso en el caso de volúmenes de datos que aumentan con rapidez, y proporciona, por ejemplo, flexibilidad a la hora de elegir las tecnologías de almacenamiento empleadas mediante la virtualización del almacenamiento. Los contenidos con varias vinculaciones se guardan en el sistema una única vez para evitar las redundancias, lo que garantiza un uso eficiente del espacio de almacenamiento disponible. El archivo Doxis4 certificado según el estándar IDW PS 880 supone una base segura para el archivado con garantía de integridad de documentos y datos SharePoint sujetos a plazos de conservación obligatorios, incluso durante largos períodos.

Además, Doxis4 permite transferir y versionar documentos que todavía se están procesando en SharePoint. Así puede integrar contenidos de SharePoint en una fase temprana al repositorio de contenido para todos los sistemas de la empresa y combinarlos con información procedente de otras aplicaciones críticas de esta que igualmente pueden transferirse al repositorio de contenido Doxis4 utilizando la misma tecnología. Gracias a ello los silos de información individuales en las bandejas de correo electrónico, en sistemas de archivos o incluso en SharePoint forman parte del pasado. La información queda a disposición de los usuarios que posean los derechos de acceso correspondientes en el momento en que se necesite para el proceso empresarial.

Software de gestion documental sharepoint flexible y fácil de configurar

El usuario puede llevar a cabo el archivado propiamente dicho de los contenidos de SharePoint, automática o manualmente, en el repositorio de contenido Doxis4 (archivo) con garantía de integridad y basado en reglas. Doxis4 archiva cualquier tipo de contenido de SharePoint, también los llamados "elementos" (items) formados por varios archivos. Los atributos de documento de SharePoint se transfieren entonces al sistema ECM de Doxis4 permitiendo esto que dichos contenidos se combinen con otros documentos comerciales y puedan examinarse conjuntamente. Tras el archivado permanece en SharePoint un enlace ("stub"), de forma que a los ojos del usuario se puede acceder a la información haciendo clic como de costumbre. Si fuera necesario, se restauran los archivos desde el archivo y quedan disponibles de forma inmediata gracias a la función de caché. Para el archivado manual se muestran directamente en SharePoint los servicios de Doxis4, con los que pueden volver a solicitarse los documentos desde Doxis4. Así se pueden marcar, archivar o restaurar varios documentos. Junto con el acceso desde SharePoint, es también posible pasar directamente a los clientes de Doxis4 con el fin de utilizar otras funciones adicionales, como suscripciones o enlaces a documentos.

Gestión documental en Sharepoint con Doxis4: Bases de datos rápidas y optimizadas

Microsoft recomienda transferir los volúmenes grandes de datos con información que no se usa regularmente desde la base de datos SharePoint. Esto mantiene bajo control el rendimiento del sistema, así como los tiempos de backup y recuperación. Microsoft proporciona para ello las interfaces correspondientes. A los contenidos archivados con Doxis4 se aplica asimismo la deduplicación, también llamada archivado Single-Instance. Esta se ocupa de que los archivos se almacenen "físicamente" en el archivo una única vez, incluso cuando estén referenciados varias veces en el sistema SharePoint (o en caso de utilizarse los servicios de gateway de Doxis4 en varios sistemas, p. ej., también en el sistema de archivos o en el servidor de correo electrónico). La transferencia mediante Doxis4 aporta aún más ventajas a la empresa: la virtualización de almacenamiento permite utilizar y combinar diferentes sistemas de almacenamiento, así como realizar una migración sencilla a los nuevos, para garantizar el acceso a documentos y datos también durante períodos de tiempo prolongados. Por otro lado, constituye el fundamento para la gestión del ciclo de vida de la información, con la que los documentos se pueden transferir a diferentes sistemas de almacenamiento dependiendo de su valor actual respecto a los procesos empresariales.

Sharepoint como repositorio de documentos: Archivado con garantía de integridad

Los requisitos legales relativos al archivado con garantía de integridad son neutrales en cuanto a una tecnología concreta, de modo que, en principio, puede utilizarse cualquier sistema conforme a los preceptos del reglamento sobre sistemas contables informatizados (GoBS) en combinación con las medidas organizativas correspondientes. Se trata de cumplir especialmente con lo especificado en los estándares IDW PS 880 e IDW RS FAIT 3. Aunque en teoría SharePoint puede utilizarse para el archivado, existen muchas restricciones del sistema relativas al área del almacenamiento no modificable (WORM) que lo desaconsejan según el libro blanco elaborado por KPMG para Microsoft en el año 2011, en particular cuando deben cumplirse criterios como la garantía de integridad.

Con la certificación IDW PS 880 los usuarios de Doxis4 pueden estar seguros de que sus documentos y datos se guardan a buen recaudo. Además de la integración de sistemas de almacenamiento no modificables de diferentes fabricantes, entre ellos Doxis4 safeLock de SER, con Doxis4 también es posible crear archivos de conservación a largo plazo PDF/A a partir de todos los formatos estándar de escritorio y de Office de forma automática y basada en reglas. Doxis4 asume directamente los períodos de conservación desde SharePoint o los establece basándose en las reglas de archivado correspondientes.

Más acerca del archivado Microsoft SharePoint con Doxis4

Sus ventajas

  • Rendimiento constante del sistema SharePoint a largo plazo gracias a la transferencia de documentos, archivos y otros elementos de los sistemas SharePoint al repositorio de contenido Doxis4
  • Archivado tanto automático como manual basado en reglas
  • Sin redundancias gracias al archivado Single Instance
  • Archivado con garantía de integridad certificado según el estándar IDW PS 880
  • Tiempos de backup y recuperación reducidos

Cualidades & puntos fuertes

  • Administración y códigos de reglas

    El archivado SharePoint (SharePoint Gestión Documental) de Doxis4 permite determinar de manera flexible reglas de archivado para sitios completos de SharePoint y prevé la posibilidad de establecer excepciones en cualquier momento sin que para ello sea necesario definir nuevas reglas. Las propias reglas de archivado se pueden crear de manera flexible a partir de diferentes áreas, como la "selección de documentos" que define, p. ej., qué documentos desde qué sitios de SharePoint deben guardarse en el archivo. Otros aspectos importantes son el "formato de archivo" con el que se determina, por ejemplo, si se crea un extracto de texto completo para realizar búsquedas o una copia adicional de conservación a largo plazo en formato PDF/A por motivos de seguridad, etc., y la "administración del almacenamiento" que decide qué hacer con los objetos en el sistema de origen después del archivado o la restauración. De conformidad con los requisitos de la empresa pueden determinarse de manera flexible la ventana de tiempo durante la que deben aplicarse las reglas de archivado.

  • Conservación y plazos

    Dependiendo de las necesidades, el archivado SharePoint de Doxis4 es compatible con diferentes escenarios en que se refiere a la conservación, vinculación y eliminación. Una vez archivados, los documentos o archivos pueden mantenerse en el sistema original y en Doxis4 de forma paralela, p. ej., si todavía se accede con frecuencia a los archivos o si los documentos en SharePoint todavía se están procesando. Doxis4 puede volver a sincronizarlos en cualquier momento como nuevas versiones. Sin embargo, en el caso de documentos que no se necesiten habitualmente resulta más eficaz eliminarlos del sistema original y sustituirlos por una referencia a los elementos de Doxis4. Doxis4 se ocupa de esta "eliminación parcial" de forma automática basándose en las reglas de archivado. Una vez transcurridos los períodos de conservación o siguiendo las reglas correspondientes para documentos muy antiguos, Doxis4 también puede borrarlos completamente para liberar espacio de almacenamiento. Por otra parte, un usuario perteneciente a un grupo de usuarios definido puede borrar manualmente documentos archivados en el sistema de archivos, hecho que puede resultar relevante para el departamento de personal.

  • Atributos de documento y búsqueda de texto completo

    Al transferir o guardar paralelamente documentos de SharePoint en el archivo Doxis4, los atributos de documento de SharePoint se incorporan como metadatos. Esto permite, además de un archivado seguro y la descongestión de los servidores de SharePoint, la creación de un repositorio central de contenido al que llegan documentos comerciales provenientes de diversas fuentes de información, haciendo posible el uso de SharePoint como repositorio de documentos. Los metadatos constituyen el fundamento para realizar búsquedas rápidas en los clientes de Doxis4. Además, al archivar los documentos puede generarse un extracto de texto completo de los mismos, lo que permite una búsqueda cómoda a través de todos los contenidos de documento y capacita al sistema SharePoint como repositorio al la perfección.

  • Garantía de integridad certificada

    La internacionalmente conocida empresa auditora Deloitte & Touche ha otorgado al paquete de Doxis4 iECM (software de gestión documental SharePoint) su certificación conforme al estándar IDW PS 880. En virtud de lo cual el archivado electrónico se lleva a cabo con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre los sistemas contables informatizados (GoBS), del Código Fiscal alemán (AO), así como del Código de Comercio alemán (HGB) y del reglamento sobre el acceso a la información y la comprobación de datos digitales (GDPdU). La protección contra escritura basada en software y WORM ("escritura única, lectura múltiple") impide que los datos almacenados en los discos duros se puedan modificar o borrar con posterioridad. La garantía de integridad certificada en combinación con una documentación de procedimientos precisa, períodos de conservación flexibles, así como con la trazabilidad de los cambios y las firmas digitales, son el soporte para el cumplimiento de la legislación y la protección a largo plazo de documentos que deberían o que deban almacenarse lo que capacita Doxis4 como un sistema de gestión documental SharePoint óptimo.

SharePoint gestión documental | El sofware y repositorio para gestionar sus documentos empresariales de forma eficaz y eficiente.

Archivado electrónico

El repositorio de contenido Doxis4 es un fondo común de información para todos los documentos y datos que abarca la totalidad de la empresa. Accede a la información procedente de diversas fuentes (ERP, CRM, HR, Mail, Office, etc.) y en diversos formatos sobre el archivado a largo plazo, así como sobre la conservación y procesamiento temporales, la combina y la pone a disposición para su uso posterior, tanto por medio de los clientes de Doxis4 como mediante las funciones habituales del entorno de aplicación correspondiente.

Más acerca del archivo universal Doxis4

Servicios de gateway de Doxis4

Los servicios de gateway de Doxis4 constituyen la base unificada para el archivado automatizado y fundamentado en reglas de los contenidos de sistemas de software colaborativo (MS Exchange/Outlook e IBM Lotus Domino/Notes), de una granja SharePoint o de servidores de archivos. Se encargan de descongestionar los sistemas mencionados y de reducir los silos de información de la empresa. Los servicios permiten un archivado, manual y basado en reglas, de correos electrónicos, archivos de sistemas de archivos y documentos de sistemas SharePoint.

Sus beneficios

  • Servicios de gateway para:
    • Microsoft Exchange/Outlook
    • IBM Lotus Domino/Notes
    • Servidores de archivos/sistemas de archivos
    • Microsoft SharePoint
  • Archivado basado en reglas, manual y automático
  • Eliminación automática basada en reglas total o parcial desde el sistema de origen

En resumen: el archivado Microsoft SharePoint con Doxis4

Archivar & restaurar

  • Amplio código de reglas para el archivado automático de documentos de Microsoft SharePoint
  • Funciones para archivado manual y restauración de documentos y carpetas de SharePoint
  • Sustitución de documentos Microsoft SharePoint mediante los llamados "stubs"
  • Acceso a elementos archivados desde SharePoint
  • Visualización del estado del archivo en listas SharePoint
  • Posibilidad de cambiar a clientes de Doxis4 con muchas otras funciones
  • Archivado Single Instance (deduplicación de datos)

Administración

  • Administración central unificada
  • Integración en tantos sistemas de terceros como desee
  • Integración en tantos sistemas de archivos como desee
  • Código de reglas específico para dominios dedicados como Microsoft SharePoint
  • Control de tiempo para procesos en segundo plano
  • Integración en Microsoft Management Console (MMC) como "único punto de acceso"

Sincronización

  • Restauración de objetos individuales en el sistema de origen cuando se abre
  • Acceso a objetos restaurados sin acceder al archivo (caching)
  • Eliminación automática de objetos restaurados de los sistemas de terceros
  • Sincronización automática de modificaciones para el archivo en forma de versionado

Infraestructura

  • Alta escalabilidad
  • Compatibilidad de clúster
  • La virtualización de almacenamiento es compatible con diversas tecnologías de almacenamiento para contenidos no modificables como Doxis4 safeLock, EMC Centera, EMC VNX FLR, Hitachi HCP, HP iCAS, HP IAP, IBM SSAM API, NetApp SnapLock, SAN/NAS Filer y almacenamiento en nube (Amazon S3, Google Storage o Microsoft Azure)
  • Migración sencilla a nuevas tecnologías de almacenamiento
  • Utilización de varios servicios de gateway para distribuir la carga
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