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Archivar correctamente comprobantes comerciales con garantía de integridad

Archivado de comprobantes contables con Doxis4

"Ningún asiento sin comprobante": este es uno de los principios relacionados con las buenas prácticas contables. El comprobante de asiento es punto de partida de todo asiento y sirve para demostrar que la anotación es correcta. Documenta una operación comercial que repercute en la situación financiera de la empresa.

Sin embargo, después de anotar el asiento, no se debe descartar el comprobante: existen períodos de conservación que deben respetarse por motivos comerciales y fiscales. Tanto las empresas como las administraciones deben procurar que los comprobantes puedan encontrarse y sean legibles incluso después de varios años. En su contabilidad diaria las empresas se enfrentan a una gran cantidad de comprobantes que deben conservarse obligatoriamente y protegerse frente a las modificaciones, es decir, con garantía de integridad, p. ej., facturas de entrada y salida, diarios contables, extractos de cuentas bancarias, listas de saldos, correspondencia, etc. En Alemania y Suiza la conservación ha de prolongarse hasta diez años, en Austria siete. Además, los datos y comprobantes deben estar a disposición inmediata de la Agencia Tributaria e informatizados cuando esta así lo solicite.

Infraestructura de archivo unificada sin interrupciones entre soportes

El paquete de gestión del contenido empresarial de Doxis4 le ofrece una solución de archivado para toda la empresa que puede comenzar implantando en el archivado de comprobantes de contabilidad para expandirla progresivamente al resto de áreas de la empresa. Proporciona una infraestructura de archivo unificada sin interrupciones entre soportes que se puede integrar de forma estable en su software y procesos empresariales.

Gracias al archivado de comprobantes de Doxis4 puede conservar sus comprobantes comerciales con garantía de integridad y de manera rentable durante los plazos fiscales y comerciales obligatorios. Además, el archivado de comprobantes se encarga de que, en caso de tener lugar una auditoría contable en la empresa, los documentos puedan encontrarse rápidamente y leerse incluso después de muchos años archivados. Los formatos de archivo de conservación a largo plazo como TIFF, PDF y PDF/A hacen que esto sea posible.

El comprobante correcto para cada transacción con solo pulsar un botón

Con solo presionar un botón puede realizar la búsqueda y visualización de comprobantes desde el sistema de contabilidad financiera o ERP o, si lo prefiere, mediante Doxis4 Viewer, un cliente separado de Doxis4 para Windows, web o móvil, o bien por medio de la aplicación original con la que se generó el comprobante. Se pueden transferir o introducir de forma manual los metadatos necesarios para cada comprobante desde los sistemas de contabilidad financiera, de gestión de materiales o de mercancías.

Archivado de comprobantes a prueba con garantía de integridad de Doxis4

La garantía de integridad desempeña un papel clave al seleccionar un sistema: el almacenamiento protegido contra escritura y modificaciones, el registro con garantía de integridad, el acceso protegido por contraseña, así como la asignación de períodos de conservación y de supresión, se cuentan entre las características más notables de un archivo de comprobantes con garantía de integridad. Con este fin Doxis4 es compatible con las tecnologías WORM presentes en el mercado ("escritura única, lectura múltiple") basadas en software y hardware. Mediante los permisos de acceso se pueden regular las consultas, por su parte audit trail de Doxis4 documenta los cambios y accesos. Los períodos de conservación y de supresión automatizados garantizan que no se puedan borrar documentos ni de manera intencionada ni accidental.

En el marco de una auditoría financiera en la empresa se pueden crear puestos de trabajo temporales mediante los que poner a disposición los comprobantes digitalizados en una "sala de documentos" propia dispuesta para este fin. Todo esto acelera y facilita el desarrollo de las auditorías.

Más acerca del archivado de comprobantes con Doxis4

Sus ventajas

  • Archivado con garantía de integridad de todos los comprobantes para la contabilidad (en papel/digital) certificado conforme al estándar IDW PS 880
  • Integración en todo tipo de sistemas de contabilidad financiera, de gestión de materiales o de mercancías (p. ej., SAP, MS Dynamics)
  • Puesta a disposición de comprobantes digitales o creación de puestos de trabajo temporales para auditores financieros
  • Documentación completa del historial de procesos empresariales

Escaneado/registro previo y posterior

Doxis4 es una solución flexible para los típicos escenarios de registro y archivado que se dan en los departamentos de contabilidad:

Escaneado/registro previo

Con el "escaneado/registro previo" se escanean todos los comprobantes directamente después de recibirse, se envían electrónicamente a los agentes administrativos y se archivan los comprobantes originales. Lo ideal es que todos estos trámites se realicen de forma digital, ya que esta variante acelera los procesos. Aún puede resultar más sencillo gracias al procesamiento automatizado de facturas recibidas. Doxis4 InvoiceMaster permite registrar, comprobar y procesar de manera automatizada facturas, incluso el asiento contable completamente automático.

Escaneado/registro posterior

Con el "escaneado/registro posterior", en primer lugar, se distribuyen los comprobantes recibidos y en papel mediante correo interno como se hace normalmente. Seguidamente se registran los comprobantes y, por último, se escanean. En este caso el archivado con garantía de integridad se realiza al término del proceso. Finalmente se puede acceder a todos los comprobantes en formato digital. Este procedimiento no tiene como objetivo principal mejorar los procesos empresariales. 

Seguridad certificada

La internacionalmente conocida empresa auditora Deloitte & Touche ha otorgado al software de gestión del contenido empresarial Doxis4 de SER su certificación conforme al estándar IDW PS 880. Con este reconocimiento los clientes de SER puede estar seguros de que el archivado electrónico se lleva a cabo de forma reglamentaria y con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre los sistemas contables informatizados (GoBS), del Código Fiscal alemán (AO), así como del Código de Comercio alemán (HGB) y del reglamento sobre el acceso a la información y la comprobación de datos digitales (GDPdU).

Los auditores están obligados a evaluar los sistemas de TI de naturaleza contable en la empresa auditada dentro del marco de la verificación de cuentas anual. Un software de archivado avalado por el estándar para auditorías IDW PS 880 certifica que se cumplen los requisitos relativos a la garantía de integridad de los documentos.

La comprobación de las cuentas realizada por la empresa auditora Deloitte & Touche se llevó a cabo conforme a los estrictos estándares del Instituto de Auditores de Cuentas de Alemania (IDW). No solo se auditó el paquete de software de Doxis4 iECM, sino también sus procesos de desarrollo.

El informe emitido por Deloitte & Touche confirma que, si se utiliza adecuadamente, el producto de software auditado Doxis4 permite administrar y almacenar documentos y datos relevantes para la rendición de cuentas conforme a los preceptos de las buenas prácticas contables. Esta certificación hace de Doxis4 uno de los pioneros entre los sistemas de archivado electrónico.

IDW PS 880: Auditoría de productos de software

El Comité Técnico de Tecnología de la Información (FAIT) revisó y publicó nuevamente el 11.03.2010 el estándar para auditorías del Instituto de Auditores de Cuentas de Alemania (IDW) "Auditoría de productos de software (IDW PS 880)". En esta nueva versión se ha modernizado la metodología para auditorías que se sustenta en la sistematización de auditorías de sistema utilizando la tecnología de la información, así como se ha tenido en cuenta el enfoque basado en criterios del ISAE 3000 "Assurance Engagements Other than Audits or Reviews of Historical Financial Information". El IDW RS FAIT 1 incorpora los requerimientos resultantes de los artículos 238, 239 y 257 del Código de Comercio alemán (HGB) relacionados con la gestión de la contabilidad mediante sistemas informatizados. El IDW RS FAIT 3 concreta los principios para las buenas prácticas contables cuando se utilizan procedimientos de archivado electrónicos. Describe los requerimientos que deben satisfacer los sistemas de archivado para cumplir la obligación de conservación conforme a lo dispuesto en el derecho mercantil.

Más acerca de la certificación IDW PS 880 del paquete de Doxis4 iECM

Cualidades & puntos fuertes

  • Integración ERP en departamentos de contabilidad y finanzas

    En el marco del archivado de comprobantes, Doxis4 vincula cada comprobante comercial archivado con su transacción correspondiente dentro de los sistemas ERP o de contabilidad financiera (FiBu) de los departamentos de contabilidad y finanzas, sin importar si estos se recibieron en formato electrónico o si se digitalizaron posteriormente. De este modo los documentos originales o en un formato de lectura a largo plazo como PDF/A o TIFF están disponibles en el contexto de su transacción correspondiente con solo pulsar un botón. Requisito indispensable para la perfecta integración del archivo de comprobantes Doxis4 en el sistema correspondiente son la interfaz universal ERP y las interfaces SAP certificadas.

  • Encontrar comprobantes

    Todo comprobante debe poder encontrarse y reproducirse en un plazo de tiempo razonable. Este es uno de los imperativos esenciales del archivado con garantía de integridad (véanse también los 10 principios de VOI, la asociación alemana para sistemas de organización e información). A este respecto Doxis4 ofrece una búsqueda de índices y de texto completo que también se pueden combinar. La búsqueda de índices hace referencia a los criterios índice (metadatos) de los documentos, instancias de proceso y expedientes. Los valores índice se pueden definir libremente y se pueden transferir de manera automatizada desde los sistemas ERP de contabilidad financiera, gestión de materiales, etc. En caso necesario, también se pueden agregar de forma manual. Su puede acceder a los comprobantes directamente desde la contabilidad o la gestión de materiales o, como alternativa, utilizando uno de los clientes de Doxis4 (Windows, web o móvil).

  • Integridad de los comprobantes y datos almacenados

    WORM ("escritura única, lectura múltiple") presenta medidas permanentes gracias a las que se pueden evitar la eliminación, sobreescritura o modificación no controladas. Los sistemas de almacenamiento empleados únicamente permiten el acceso de solo lectura. Doxis4 es compatible con las tecnologías WORM basadas en software y hardware presentes en el mercado y, gracias a ello, evita que los datos almacenados puedan modificarse o eliminarse (accidentalmente) con posterioridad. Además del documento original se crean versiones de conservación a largo plazo (renditions) en TIFF, PDF o PDF/A, asegurando de este modo el acceso y la lectura a largo plazo.

  • Documentación con garantía de integridad

    La función audit trail integrada en Doxis4 proporciona una trazabilidad completa de todos los pasos del procesamiento. Esto permite que, en caso de una auditoría financiera en la empresa, pueda demostrarse en cualquier momento quién y cuándo ha examinado o modificado qué documentos, instancias de proceso y expedientes. Todos los pasos del procesamiento registrados, como los comprobantes, también se archivan con garantía de integridad. Además, los derechos individuales protegen la información almacenada en el audit trail del acceso no autorizado y garantizan la protección de los datos.

  • Protección de acceso

    La base de la seguridad para los comprobantes archivados se sustenta sobre la autorización y autentificación personales de usuario, así como sobre el cifrado SSL de la comunicación entre cliente y servidor. La exhaustiva concepción de derechos de Doxis4 permite un control de accesos a los comprobantes, las instancias de proceso y los expedientes diferenciado en cuanto a usuarios, grupos y departamentos. Además, en grandes empresas o instituciones con varias unidades autónomas existe la opción de una conservación completamente separada en mandantes independientes. Con motivo de una auditoría financiera en la empresa se pueden crear puestos de trabajo temporales mediante los que poner a disposición los comprobantes digitalizados. Además, el archivado puede realizarse de manera cifrada para protegerse también del espionaje exterior.

  • Administración de los períodos de conservación

    La administración automatizada de las normas de conservación y de plazos de supresión de Doxis4 garantiza que los comprobantes no se eliminen ni accidentalmente ni de manera intencionada. La conversión a un formato de conservación a largo plazo con garantía de integridad (como PDF, PDF/A y TIFF) garantiza que los comprobantes siempre sean legibles, incluso a lo largo de períodos de tiempo muy prolongados. Además de almacenar los comprobantes y los datos relevantes, Doxis4 se encarga también de volver a liberar la capacidad de almacenamiento borrando de manera automática los comprobantes y los datos que ya no son necesarios, siempre y cuando el almacenamiento WORM utilizado sea compatible con esta función.

Archivado de comprobantes contables con el Grupo SER

Archivado de comprobantes SAP de Doxis4

Para las empresas que confían en el software líder del mercado ERP de SAP en el ámbito de la contabilidad, gestión de materiales, controlling, HR, etc., Doxis4 es el complemento ideal, entre otras cosas, para el archivado con garantía de integridad de comprobantes SAP (documentos de entrada SAP (NCI), documentos de salida SAP (CI) y listas de impresión). También en el contexto de SAP la conversión de los comprobantes a un formato de archivo de conservación a largo plazo (como PDF/A y TIFF) garantiza que todos los comprobantes estén siempre disponibles y sean legibles durante el tiempo de conservación establecido. Al enlazar todos los comprobantes (p. ej., comprobantes en papel escaneados, comprobantes SAP y comprobantes de otras aplicaciones) con las correspondientes transacciones de SAP, se pueden buscar, abrir y visualizar los respectivos comprobantes directamente desde SAP. También en SAP, Doxis4 abarca de manera flexible los escenarios de archivado desde el registro previo hasta el posterior.

Junto con el archivado de comprobantes, Doxis4 puede utilizarse igualmente en el contexto de SAP para el archivado de datos SAP, lo que descarga la base de datos SAP manteniéndose así el rendimiento del sistema. Además, el paquete de Doxis4 iECM aporta con sus expedientes electrónicos una estructura a la lista de adjuntos de SAP y ayuda en los procesos de auditoría de la empresa, incluso si esta no es usuaria de SAP.

Más acerca de la integración de SAP con Doxis4

Pensar a lo grande: el archivado de comprobantes es solo el principio

Las empresas e instituciones públicas suelen cometer el error de adquirir varios sistemas de archivado para las distintas áreas empresariales, los diferentes planteamientos y los diferentes tipos de documentos como correos electrónicos y documentos de Office. De esa manera no solo se incrementa la complejidad de la infraestructura del archivado, sino también los costes de adquisición, mantenimiento y administración. Esto tiene como consecuencia la incompatibilidad de soportes y la inconsistencia en los procesos empresariales.

La mejor alternativa es una solución de archivado para toda la empresa como el paquete de gestión del contenido empresarial de Doxis4. La solución se adapta a sus necesidades. Tanto si comienza con áreas de archivado individuales para después ampliarlas progresivamente como si se implementa el archivado directamente en toda la empresa: Doxis4 le proporciona una infraestructura de archivo unificada sin interrupciones entre soportes que se puede integrar de forma estable en su software y procesos empresariales.

Más acerca del archivado electrónico con Doxis4

Backup vs. archivado

Los términos archivado y backup se utilizan con frecuencia como sinónimos sin ser esto correcto.
En realidad se diferencian en aspectos esenciales (fuente: Wikipedia):

Backup

Una copia de seguridad (en inglés backup) hace referencia a la copia de datos con el fin de poder recuperarlos en caso de pérdida. Los datos guardados en el medio de almacenamiento se llaman copia de seguridad. La recuperación de los datos originales desde una copia de seguridad se denomina restauración de datos o restore (inglés). Esta forma de copia de seguridad se emplea, por ejemplo, para bases de datos y directorios de archivo y, como complemento, también se utiliza para hacer una copia de seguridad de la base de metadatos de Doxis4 iECM.

Archivado

El archivado electrónico hace referencia a la conservación a largo plazo e inalterable de información electrónica en materia de gestión del contenido empresarial. Para el archivado electrónico se suelen emplear sistemas de archivo especiales. El término archivado electrónico agrupa diversos componentes de un sistema de gestión del contenido empresarial y se denominan "records management", "storage" y "preservation" en la terminología angloamericana. El archivado electrónico se emplea como copia de seguridad y almacenamiento a largo plazo con garantía de integridad para datos y documentos críticos de una empresa.

En resumen: el archivado de comprobantes de Doxis4

Archivado electrónico de los comprobantes

  • Archivado de documentos (NCI y CI) y datos
  • Criterios índice libremente definibles con transferencia automática desde los sistemas de contabilidad financiera (FiBu) o ERP; ampliable siempre de forma manual
  • Indexación de texto completo de todos los comprobantes
  • Administración de metadatos unificada en base de datos relacional
  • Múltiples opciones de búsqueda en todos el conjunto de datos
  • Administración completa de períodos de conservación y plazos de supresión
  • Virtualización de memoria física

Cumplimiento/protección de datos

  • Archivado con garantía de integridad certificado (IDW PS 880)
  • Archivado en formato de almacenamiento de conservación a largo plazo como PDF/A y/o TIFF
  • Protección contra escritura basada en software y WORM
  • Cifrado de objetos de información en el servidor
  • Comunicación segura entre cliente y servidor (basada en SSL)

Interfaces

  • Compatible con todos los sistemas de almacenamiento presentes en el mercado: p. ej., NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera e ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock y muchos más.
  • Interfaces universales para los sistemas ERP y FiBu (contabilidad financiera) habituales
  • Interfaces certificadas para SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)
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