www.ser.de www.ser.at www.ser.ch www.ser-solutions.com www.ser-solutions.fr www.ser-solutions.ru www.ser-solutions.pl www.ser-solutions.es www.ser-solutions.pt www.ser-solutions.com.tr www.ser-solutions.nl www.ser-solutions.cn www.ser.ae

Archivado de correos electrónicos

Archivado de correos electrónicos con Doxis4: el fin de los archivados caóticos

El archivado desorganizado de correos electrónicos en las bandejas de correo personales presenta un gran desafío para las empresas. No solo desde el punto de vista del cumplimiento, sino también porque entorpece los procesos empresariales. La consecuencia de esto son la falta de transparencia y considerables riesgos empresariales, ya que, p.ej., pueden borrarse por equivocación o perderse correos electrónicos importantes.

La empresa no tiene por qué exponerse a estos peligros. Con Doxis4 dispondrá de una solución de software moderna con la que guardar y acceder a correos electrónicos y archivos adjuntos con garantía de integridad, de forma estructurada y contextualizada, desde cualquier ámbito de la empresa y también desde aplicaciones de terceras partes. Con ella tendrá a su alcance amplias posibilidades para un archivado eficiente de correos electrónicos: desde el archivado manual por parte del usuario directamente desde la bandeja de entrada, hasta un íntegro archivado Journal, pasando por el archivado basado en reglas . A continuación le presentamos las diferentes posibilidades que le plantea el archivado de correos electrónicos con Doxis4:

El usuario archiva directamente desde la bandeja de entrada

Doxis4 permite al usuario archivar cualquier correo de forma rápida y sencilla, dependiendo del proceso empresarial y del contexto, sin necesidad de abandonar el ámbito de trabajo que le es familiar, ni su bandeja de entrada personal. Esta opción se realiza mediante arrastrar y soltar, tanto en los clientes de Doxis4, como a través de complementos inteligentes en Microsoft Outlook o IBM Notes.

La comprobación de similitud integrada se encarga de que un mismo correo no sea guardado por diferentes destinatarios en el archivo de Doxis4. Además, los usuarios disponen de muchas más opciones de búsqueda a través de las cuales encontrar y acceder directamente a documentos, expedientes, etc. en Doxis4 desde Microsoft Outlook o IBM Notes.

El servidor archiva los correos electrónicos

Con el archivado de correos electrónicos de Doxis4 es posible archivar cualquier correspondencia empresarial de forma automatizada, es decir, siguiendo reglas establecidas. A continuación, se plantea la posibilidad de borrar los correos archivados del sistema de origen o sustituirlos por un enlace. De este modo, no se satura el servidor de correo electrónico de la empresa.

Los usuarios disponen de un conjunto de reglas flexibles para este archivado automático a través del servidor. Los correos se filtran principalmente según su antigüedad. Adicionalmente, las reglas pueden complementarse o enlazarse con criterios suplementarios como p. ej. el tamaño del correo, el formato de los archivos adjuntos o cualquier otra característica de un correo electrónico. Esta función de archivado separa, p. ej., los correos de negocios de los privados, algo de lo que se beneficia la empresa. Asimismo, pueden crearse carpetas privadas exentas de archivado en la bandeja de entrada.

Archivado Journal: se archivan todos los correos enviados y recibidos

El archivado con garantía de integridad a través de un servidor supone una ventaja, en especial desde un punto de vista de cumplimiento. Doxis4 garantiza esto mediante el archivado Journal. Con él ni se pierden ni se borran accidentalmente correos empresariales considerados documentos comerciales y que, obligatoriamente, deben conservarse durante plazos estipulados (p. ej. facturas, contratos, actas de reuniones). Siguiendo un protocolo, las empresas pueden demostrar conforme a la normativa qué correos electrónicos han sido enviados y/o recibidos por qué trabajadores. En caso de una auditoría, todos los datos relevantes están a disposición inmediata de quien los requiera, según los requisitos legales necesarios (p. ej. en concordancia con el GoBD, AO o HGB en el caso de Alemania). Además, los correos y sus archivos adjuntos pueden convertirse a formatos seguros a largo plazo (como TIFF, PDF y PDF/A), para que puedan ser consultados aun después de muchos años.

Más acerca del archivado de correos electrónicos con Doxis4

Sus ventajas

  • Archivado de correos electrónicos con Doxis4: archivado manual, basado en reglas o Journal
  • Funciones de archivado flexibles (archivado definido por el usuario o por el servidor, o una combinación de ambos)
  • Conservación estructurada de correos electrónicos con garantía de integridad y cumplimiento de normativas, también en el contexto empresarial
  • Integración profunda con Microsoft Exchange/Outlook/Office 365 e IBM Domino/Notes
  • Menor saturación del servidor de correo electrónico

Cualidades y puntos fuertes del archivado de correos electrónicos con Doxis4

  • Opciones de archivado flexibles

    Mediante el archivado manual, el usuario puede guardar un correo electrónico con solo hacer un clic. Para ello dispone de tres funciones: «como el último archivado», «como el último archivado de la carpeta actual» o «con la última plantilla de archivado». Esto supone un ahorro de tiempo para el usuario, que además puede guardar varios correos a la vez.

    En cuanto al archivado a través del servidor, el usuario se beneficia de que las reglas de archivado tengan definiciones flexibles (p. ej. según el tamaño del correo, el formato de los archivos adjuntos o cualquier otra característica del correo electrónico) y de que siempre se puedan establecer excepciones. El usuario puede definir una excepción sin tener que definir completamente una nueva regla para estos casos especiales.

    Además, todos los correos enviados y recibidos pueden archivarse con garantía de integridad en el Journal.

  • Menor saturación del servidor de correo electrónico

    Mediante el archivado de correos a través del servidor y la subsiguiente eliminación de estos en el sistema de origen, se reduce considerablemente la saturación del servidor de correo electrónico. Lo único que permanece en el servidor es un fichero con el nombre del archivo, los atributos y el enlace. Esto facilita y reduce considerablemente el tiempo invertido en mantenimiento, copias de seguridad y recuperación. Incluso supone un ahorro importante de espacio de almacenamiento y costes para la empresa.

  • Búsqueda rápida

    La búsqueda de correos y sus correspondientes datos adjuntos archivados en Doxis4, así como de demás objetos (documentos, expedientes, etc.) pertenecientes a un incidente empresarial, está integrada directamente en Microsoft Office e IBM Notes. Adicionalmente el usuario dispone de una búsqueda de texto completo con la que puede analizar tanto el texto del correo electrónico como los datos adjuntos accesibles.

  • Garantía de integridad certificada

    La internacionalmente conocida empresa auditora Deloitte & Touche ha otorgado al paquete de Doxis4 iECM su certificación conforme al estándar IDW PS 880. El archivado electrónico de correos electrónicos se lleva a cabo con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre el mantenimiento y almacenamiento de libros y demás documentación electrónica (GoBD), del Código Fiscal alemán (AO) y del Código de Comercio alemán (HGB).

    Esta garantía de integridad certificada junto con una documentación de proceso meticulosa, períodos de conservación flexibles, trazabilidad de cambios y firmas digitales, es la base para el cumplimiento de la legislación y la protección a largo plazo de correos electrónicos que deben ser guardados, o bien por ley, o bien por su relevancia para la empresa.

Deloitte & Touche otorgada a Doxis4 la certificación IDW PS 880

La internacionalmente conocida empresa auditora Deloitte & Touche ha otorgado al software de gestión del contenido empresarial Doxis4 de SER su certificación conforme al estándar IDW PS 880. Con este reconocimiento los clientes de SER puede estar seguros de que el archivado electrónico se lleva a cabo de forma reglamentaria y con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre el mantenimiento y almacenamiento de libros y demás documentación electrónica (GoBD), del Código Fiscal alemán (AO) y del Código de Comercio alemán (HGB).

Más acerca de la certificación IDW PS 880 de Doxis4

Procesamiento y archivado de correos electrónicos según el contexto

Cuanto más precisa es la categorización de un correo electrónico (según un cliente, proyecto, incidente o de acuerdo con alguna otra categoría), más preciso y eficiente es el proceso que sigue a continuación. Doxis4 es de gran ayuda en este sentido, puesto que facilita un archivado seguro y una asignación precisa de cada correo electrónico con el proceso de negocio correspondiente, es decir, con el contexto de cada correo. Por ejemplo, si el correo electrónico es una oferta, el contexto de dicho correo sería la transacción a la que corresponda dentro del sistema ERP. La asignación es, en gran medida, automática y está integrada en el cliente de correo electrónico (p. ej. en Microsoft Outlook).

Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe apuesta por Doxis4 como plataforma ECM para toda la empresa. El sistema Doxis4 de SER se ha desarrollado progresivamente durante los últimos 15 años.

Leer más »
Randstad Deutschland

Randstad, la empresa de selección de personal líder en Alemania, se ha decidido por el archivo Doxis4 para el archivado de sus más de 27 millones de documentos de personal desde el sistema SAP Folder Management.

Leer más »
Fraport AG

Fraport AG apuesta por Doxis4 para un archivado a largo plazo. El archivo ya contenía 8,7 millones de documentos con un total de 1,3 terabytes cuando se realizó el cambió a la generación actual de productos: ahora con un 600 % más de capacidad de almacenamiento.

LBS

En el sistema Doxis4 de LBS ya se encuentran hoy en día 43 millones de documentos. 300 empleados de LBS trabajan con expedientes electrónicos como, p. ej., el expediente de ahorro para viviendas, de crédito y el jurídico.

Leer más »
DER Touristik

Con ayuda de la solución de Doxis4, el grupo empresarial procesa automáticamente más de medio millón de facturas recibidas año tras año y archiva todos sus recibos con garantía de integridad en el archivo SER.

Leer más »
BAUHAUS AG

En 2007 BAUHAUS AG introdujo el expediente electrónico jurídico en el Departamento Jurídico. Hoy en día, el sistema de gestión de bufete basado en Doxis4 controla toda la comunicación dentro del Departamento Jurídico.

Leer más »
SEW-Eurodrive

SEW Eurodrive establece internacionalmente, tanto para DMS como para soluciones de archivado, una infraestructura de almacenamiento con una red internacional de alta disponibilidad, así como otras soluciones de SER para mejorar los procesos.

En resumen: el archivado de correos electrónicos de Doxis4

Archivado manual de correos electrónicos con Doxis4

  • Integración profunda e impecable con Microsoft Office 365, Outlook 2010 & 2013 así como IBM Lotus Notes
  • Archivado manual de correos electrónicos en el cliente incluyendo metadatos (datos de indexación) y archivos adjuntos en el contexto empresarial
  • Conversión de correos electrónicos al formato PDF o PDF/A
  • Búsqueda según atributos del documento, búsqueda opcional de texto completo en el contenido de los documentos
  • Comprobación de similitud: evita que diferentes destinatarios archiven el mismo correo electrónico
  • Contextualización múltiple de los correos electrónicos
  • Posibilidad de seleccionar y archivar varios correos electrónicos a la vez
  • Posibilidad de borrar automáticamente correos archivados en el sistema de correo electrónico

Archivado de correos electrónicos a través del servidor con Doxis4

  • Integración en software colaborativo de Microsoft Exchange e IBM Lotus Domino
  • Archivado de correos electrónicos automático y basado en reglas
  • Criterios de selección personalizables para los correos electrónicos que van a ser archivados
  • Archivado Journal (con posibilidad de excluir correos internos)
  • Eliminación (también parcial) automática y basada en reglas de correos electrónicos del sistema de origen
  • Búsqueda de texto completo opcional (también en archivos adjuntos) con valores propuestos y demás funciones
  • Eliminación de carpetas de almacenamiento personales (archivos .pst)/bases de datos de correos de Lotus Notes
  • Archivado y recuperación de objetos individuales o carpetas enteras

¿Le ha quedado alguna duda sobre Doxis4 o el archivado de correos electrónicos?

Estaremos encantados de resolver personalmente cualquier pregunta relacionada con el archivado de correos electrónicos o la gestión del contenido empresarial con Doxis4. A través de nuestro formulario de contacto puede solicitar información sin compromiso o acordar una cita para una demostración de Doxis4 en persona.

Recibiremos su consulta con mucho gusto.

 

Contact