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Archivado de documentos electrónicos y digitales con Doxis4: la solución integral para su empresa

El software de gestión documental Doxis4 supone mucho más que la simple conservación de los archivos de su empresa. Además, garantiza la preservación digital de toda su información a largo plazo. El archivo digital de contenido Doxis4 se presenta como una fuente de información para todos los documentos y datos de la empresa debido a su múltiple funcionalidad: no sólo ofrece la posibilidad de archivar información a largo plazo, sino que también puede guardar archivos de manera temporal para ser editados.

El repositorio de documentos digital Doxis4 administra no sólo los archivos digitales, sino también aquellos que puedan ser digitalizados (como documentos, correos electrónicos, imágenes, objetos multimedia y enlaces, entre otros). Para la búsqueda rápida y efectiva de documentos, Doxis4 utiliza metadatos que serán incluidos como criterios en su índice. El mero hecho de que los documentos puedan ser indexados en su totalidad, permite una búsqueda cómoda de los archivos mediante la opción de búsqueda de texto completo. Asimismo, gracias a la funcionalidad de la exploración de datos, también aparecerán archivos relacionados al tema en cuestión, que serán sugeridos haciendo una valoración rápida del contexto de búsqueda.

El archivado electrónico: garantía de integridad certificada para una preservación de documentos a largo plazo

Durante el trabajo documental diario resulta imprescindible protegerse ante una posible pérdida de datos. Los directorios de archivo convencionales no siempre ofrecen la protección necesaria y adecuada para los procesos complejos de gestión de documentos, lo que supone un riesgo, puesto que se podrían borrar y/o modificar partes de algún archivo de forma accidental. Algunos directorios de archivos son tan complejos que los archivos llegan a perderse o resultan imposibles de encontrar.

El repositorio universal de contenido Doxis4 sustituye a los simples directorios de archivos. Gracias a su gestión de versiones automática se pueden modificar documentos sin por ello perder la versión original. Asimismo, es posible establecer un código de reglas que decida qué documentos deben guardarse de forma permanente, lo cual evita el archivado de versiones de trabajo innecesarias y obsoletas.

El repositorio de documentos: su fuente de información para una gestión de documentos segura y eficaz

En su función de archivo electrónico, Doxis4 garantiza el almacenamiento seguro a largo plazo, tanto de información estructurada como desestructurada. Gracias a la sofisticada concepción de derechos de acceso para diferentes usuarios, la gestión del ciclo de vida de la información (ILM) con normas de conservación variables, el almacenamiento de medios WORM y las firmas digitales, el repositorio de documentos proporciona un almacenamiento de sus datos, conforme a lo estipulado por la ley vigente. Una perfeccionada virtualización del archivado permite, en todo momento, el funcionamiento e intercambio con diversos sistemas de almacenamiento de diferentes fabricantes, incluidas varias soluciones de nube. Además, con Doxis4 pueden implementarse todo tipo de escenarios de distribución y replicación ajustados a las necesidades de las pymes y de los grandes grupos empresariales que operan internacionalmente. Doxis4 ofrece interfaces y servicios de entrada a medida para crear diferentes soluciones de archivado, como por ejemplo, para datos SAP, MS SharePoint, MS Exchange y IBM Lotus Domino, entre otros.

En conclusión, el repositorio de contenido de Doxis4 es mucho más que un sistema de archivado de documentos electrónicos: es la fuente de información necesaria para una gestión documental eficaz.

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Sus ventajas

  • Acceso a la información en cuestión de segundos y sin importar la ubicación
  • Conservación segura conforme a la normativa de cumplimiento aplicable
  • Trazabilidad completa mediante el registro de todos los procesos
  • Máxima flexibilidad y seguridad de inversión a largo plazo gracias a la virtualización del almacenamiento

Archivado electrónico de documentos en el contexto de la arquitectura Doxis4

Archivado electrónico de documentos: un repositorio de contenido para toda la información

Las empresas reciben datos y documentos en diferentes formatos que proceden de las más diversas fuentes. Estos son generados en diferentes aplicaciones (ERP, CRM, HR, Mail y Office, entre otros) y deben seguir haciendo referencia a su origen, aun cuando estos documentos hayan estado archivados durante un largo período de tiempo. El trabajo con documentos está presente en todos los ámbitos empresariales. En todo proceso empresarial, los empleados de los diferentes departamentos, sedes y sectores trabajan con cuantiosos documentos que, en ocasiones, deben ser guardados a largo plazo conforme lo exige la ley, las normas y garantías de integridad. Con este fin, Doxis4 ofrece un repositorio universal de contenido que abarca toda la empresa, desde el archivado electrónico de documentos hasta su almacenamiento por períodos largos de tiempo.

Doxis4 permite así dejar atrás el almacenamiento disperso de archivos en diferentes formatos y programas, para alcanzar uno seguro, profesional y basado en procesos y procedimientos. Asimismo, el archivado de documentos alivia la saturación de datos en diferentes programas y servidores, lo cual favorece un buen rendimiento y, además, reduce costes puesto que archiva información poco solicitada en medios de almacenamiento más económicos. Además, esto pasa inadvertido para los usuarios, ya que toda la información continúa disponible en el mismo entorno.

Archivado electrónico de documentos

Archivado de documentos

Archivado de documentos a través de Doxis4 y de clientes, así como de forma directa desde MS Office y Sharepoint. Importación e indexación automática de grandes volúmenes de documentos.

Archivado de correo electrónico

Archivado de correos electrónicos

Archivado manual y automatizado de correos electrónicos integrado en el software colaborativo disponible: Exchange/Outlook, Lotus Domino/Notes.

Archivado de sistemas de archivos con Doxis 4Archivado de sistemas de archivos con Doxis 4

Almacenamiento de sistemas de archivos

Almacenamiento de datos de los servidores de archivos Windows y otros sistemas (manual, administrativo o basado en reglas según los atributos de los archivos).

Archivado de datos con Doxis 4

Archivado de datos

Archivado de datos SAP mediante la reorganización de la base de datos de todos los módulos SAP: reduce tamaño y crecimiento de la base de datos SAP.

Archivado SAP con Doxis 4Archivado SAP con Doxis 4

Archivado SAP

Archivado de documentos SAP con garantía de integridad y conforme a la ley vigente, incluyendo atributos de documento.

Archivado Microsoft SharePoint con Doxis 4Archivado Microsoft SharePoint con Doxis 4

Archivado Microsoft SharePoint

Almacenamiento manual directamente desde Microsoft SharePoint y archivado automático basado en reglas, con garantía de integridad para contenidos de SharePoint.

Archivado electrónico: cualidades y puntos fuertes

  • Archivo electrónico universal

    El archivo Doxis4 administra y almacena de forma segura todos los objetos de información en formato digital o que puedan convertirse a formato digital: documentos, correos electrónicos, imágenes, objetos multimedia y datos, entre otros. En el caso de documentos comerciales que deban o quieran conservarse, pueden crearse en cualquier momento, junto con el documento original, versiones de conservación a largo plazo (renditions) en formatos TIFF, PDF, PDF/A-1 o PDF/A-2 y guardarse en medios de almacenamiento inalterables (los llamados almacenamientos WORM). La gestión automatizada y de gran precisión de las normas de conservación y los plazos de supresión conforme a las disposiciones legales y al reglamento interno de la empresa, se encarga, por un lado, de proteger justificantes importantes y, por otro lado, de liberar capacidad de almacenamiento. Además, la deduplicación de datos (single instancing) y la gestión del ciclo de vida de la información (ILM) contribuyen a un aprovechamiento de los sistemas de almacenamiento disponibles. Lo primero garantiza que los contenidos idénticos se almacenen «físicamente» solo una vez,evitando así duplicados, y lo segundo supervisa el ciclo de vida completo de los documentos, garantizando siempre la mejor disponibilidad, puesto que utiliza los sistemas de almacenamiento con la mayor rentabilidad posible.

  • Garantía de integridad certificada

    La internacionalmente conocida empresa auditora Deloitte & Touche ha otorgado al paquete de Doxis4 iECM su certificación conforme al estándar IDW PS 880. En virtud de lo cual el archivado electrónico se lleva a cabo con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre los sistemas contables informatizados (GoBS), del Código Fiscal alemán (AO), así como del Código de Comercio alemán (HGB) y del reglamento sobre el acceso a la información y la comprobación de datos digitales (GDPdU). La protección contra escritura basada en software WORM («escritura única, lectura múltiple») impide que los datos almacenados en los discos duros se puedan modificar o borrar con posterioridad. La garantía de integridad certificada en combinación con una documentación de procedimientos precisa, períodos de conservación flexibles, así como la trazabilidad de los cambios y las firmas digitales, son el soporte para el cumplimiento de la legislación y la protección, a largo plazo, de documentos que deben almacenarse.

  • Encontrar y acceder a información desde diferentes lugares

    Conservar la información de manera segura es sólo el primer paso. Algo decisivo a la hora de trabajar diariamente con información es poder encontrarla rápidamente. La base para ello son  criterios de indexación (metadatos) libres de definir, para documentos, instancias de proceso y expedientes, que se crean automáticamente (también desde sistemas de terceros, por ejemplo, SAP), pero que, aun así, pueden editarse de forma manual. La gestión separada de metadatos (base de datos SQL) y contenido de los documentos (sistema de almacenamiento) permite una rápida disponibilidad, incluso en el caso de grandes cantidades de documentos. Además, Doxis4 indexa todos los contenidos y pone a disposición toda la información a través de una búsqueda de texto completo asociativa e inteligente. Los archivos de Doxis4 se pueden emplear de forma sumamente flexible: de ser necesario, proporcionan los documentos en el contexto de gestión de contenidos y procesos de sistemas, como por ejemplo, ERP, CRM, HR, etc. Asimismo, el acceso se puede realizar mediante uno de los clientes de Doxis4 (Windows, web, móvil) o mediante portlets para portales de intranet, SharePoint, etc.

  • Protección de acceso y trazabilidad

    La autorización y autentificación personal de cada usuario, así como el cifrado SSL de la comunicación entre cliente y servidor son la base para un archivado de documentos comerciales seguro. Los permisos granulares permiten un control de acceso diferenciado a la información crítica o confidencial de la empresa e impiden una divulgación no autorizada. Además, el archivado de documentos puede realizarse de manera cifrada para proteger, también, del espionaje. En el peor de los casos, con la función audit trail integrada en Doxis4 puede demostrarse quién y cuándo ha examinado o modificado qué documentos, instancias de proceso y expedientes.

  • Virtualización del almacenamiento y replicación

    Doxis4 es compatible con todos los sistemas de almacenamiento presentes en el mercado, por ejemplo: NetApp SnapLock, EMC VNX FLR,Centera e ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS o Doxis4 safeLock entre otros y puede agruparlos en un sistema general de almacenamiento «virtual» gracias a la virtualización del almacenamiento. Aplicar la virtualización del almacenamiento aporta flexibilidad a las empresas: para el almacenamiento de bases de datos a largo plazo pueden emplearse medios de almacenamiento rentables, así como soportes especialmente rápidos para aquellos datos a los que se accede con más frecuencia. A la vista de la rápida evolución del ámbito de los sistemas de almacenamiento, la virtualización del almacenamiento es una solución óptima: las empresas se benefician de las nuevas tecnologías (por ejemplo, del almacenamiento en nube) sin tener que amortizar de inmediato los sistemas anteriores. Con ello,las inversiones permanecen aseguradas. En caso de empresas con varias sedes, los potentes mecanismos de replicación inteligentes proporcionan una rápida disponibilidad y una ocupación eficiente de los sistemas de almacenamiento.

  • Tenencia múltiple

    La tenencia múltiple del archivado de Doxis4 es indispensable para grupos empresariales y medianas empresas con un gran número de unidades legales independientes: varias sociedades o mandantes pueden conservar documentos y datos simultáneamente con garantía de integridad y separados entre sí. Un cambio entre mandantes es posible mediante la gestión y autentificación de un usuario nuevo, o por la separación de mandantes, si se definenderechos de acceso y un almacenamiento de datos separado (base de datos y medios de almacenamiento). Doxis4 permite, así, un archivado de documentos separado y, al mismo tiempo, evita el acceso bilateral a datos tal y como establece la legislación.

  • Firmas electrónicas

    Los documentos electrónicos no tienen calidad de certificados sin una firma electrónica reconocida. Además, las firmas suponen una protección frente a falsificaciones y facilitan la acreditación indiscutible del autor, otorgando autenticidad al documento. Doxis4 es compatible con la gestión de firmas electrónicas, desde su digitalización hasta el archivado con garantía de integridad. Con Doxis4 las firmas pueden crearse, comprobarse y archivarse de forma individual o procesándolas por lotes. Doxis4 puede gestionar sin dificultades varias firmas electrónicas por documento.

Gestión del ciclo de vida de la información (information lifecycle management o ILM)

El ILM concentra los procesos y tecnologías para administrar la información de una empresa a lo largo de todo su ciclo de vida. Garantiza que los datos y documentos de los procesos empresariales estén disponibles en el momento oportuno y, al mismo tiempo, que estos se archiven de forma segura en el medio de almacenamiento más adecuado (teniendo en cuenta la velocidad, los costes y las disposiciones legales).

Ciclo de vida de los documentos

  • Administración de la información durante todo su ciclo de vida, ya sea estructurada o no
  • Traslado automatizado de documentos y datos al medio de almacenamiento adecuado
  • Mecanismos inteligentes de caching
Westfalen Gruppe

Westfalen Gruppe apuesta por Doxis4 como plataforma ECM para toda la empresa. El sistema Doxis4 de SER se ha desarrollado progresivamente durante los últimos 15 años.

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DER Touristik

Con ayuda de la solución de Doxis4, el grupo empresarial procesa automáticamente más de medio millón de facturas recibidas año tras año y archiva todos sus recibos con garantía de integridad en el archivo SER.

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DHL Express

Desde 2010, DHL apuesta por una solución DMS unificada y basada en Doxis4 para toda la empresa con el fin de crear, junto con su socio HP, uno de los archivos comerciales de documentos más grandes del mundo.

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Eissmann Group Automotive

El Grupo Eissmann se ha decidido por el empleo del paquete de Doxis4 iECM de SER en toda la empresa.

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BAUHAUS AG

En 2007 BAUHAUS AG introdujo el expediente electrónico jurídico en el Departamento Jurídico. Hoy en día, el sistema de gestión de bufete basado en Doxis4 controla toda la comunicación dentro del Departamento Jurídico.

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LBS

En el sistema Doxis4 de LBS ya se encuentran hoy en día 43 millones de documentos. 300 empleados de LBS trabajan con expedientes electrónicos como, p. ej., el expediente de ahorro para viviendas, de crédito y el jurídico.

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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen

En Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen se emplean el archivo, DMS, los expedientes electrónicos, las bandejas de correo, workflow, Capture y SmartOffice Plus del paquete de Doxis4 iECM.

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Stadtwerke Bielefeld

Como fundamento para un archivado de documentos unificado y estructurado, un acceso permanente y la mejora anhelada de los procesos, se introdujo el expediente electrónico de construcción (EBA).

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EDEKA Nord

EDEKA Nord gestiona los planes, docu­men­tos para inspecciones y contratos, así como las facturas en curso, etc., de sus mercados en los llamados expedientes electrónicos de objetos, cuya finalidad es disponer rápidamente de los documentos.

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Mancomunidad de municipios Westfalia-Lippe

LWL apuesta por el ECM integrado de SER en todos sus departamentos. Se emplean expedientes electrónicos, archivado, comprobación de facturas y el manual KTQ.

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Randstad Deutschland

Randstad, la empresa de selección de personal líder en Alemania, se ha decidido por el archivo Doxis4 para el archivado de sus más de 27 millones de documentos de personal desde el sistema SAP Folder Management.

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Municipio de Gotinga

El municipio de Gotinga apuesta por la administración electrónica en el sector público y, con la ayuda de SER, ha implementado la gestión electrónica de expedientes en las primeras unidades organizativas.

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Dürr Dental AG

Dürr Dental AG ha automatizado el procesamiento de sus albaranes y facturas recibidas, incluida la integración de la solución Doxis4 en el sistema ERP IFS principal.

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En resumen: el archivado de documentos electrónico con Doxis4

Repositorio de contenido

  • Archivo de documentos (NCI y CI), datos, correos electrónicos, imágenes, objetos multimedia y muchos más
  • Administración de metadatos unificados en base de datos relacional
  • Múltiples opciones de búsqueda en todo el conjunto de datos
  • Administración completa de períodos de conservación y de supresión
  • Virtualización de memoria física

Ideal para empresas

  • Alta escalabilidad, incluyendo aplicaciones que abarquen toda la empresa
  • Alto rendimiento incluso con necesidades de gran exigencia en cuanto al rendimiento e índices de acceso
  • Módulo de replicación para una disponibilidad máxima incluso si la empresa opera en varias sedes
  • Con tenencia múltiple

Cumplimiento/Seguridad

  • Archivado con garantía de integridad certificado (IDW PS 880)
  • Protección contra escritura basada en software WORM
  • Cifrado de los objetos de información en el servidor
  • Comunicación segura entre cliente y servidor (basada en SSL)

Interfaces

  • Compatible con todos los sistemas de almacenamiento presentes en el mercado, por ejemplo: NetApp SnapLock, EMC VNX FLR, Centera e ISILON, IBM TSM, Hitachi HCP, HP ICAS, Doxis4 SafeLock, etc.
  • Interfaces universales para sistemas ERP, HR y CRM habituales
  • Interfaces certificadas para SAP (ArchiveLink/HTTP Content Server, BC-ILM 3.0)

Administración

  • Aplicación y almacenamiento de datos multiplataforma
  • Administración a través de interfaz gráfica de usuario (basada en web)
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