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La falta de acceso a la información: el principal obstáculo para la colaboración

Estudio de mercado ECM Insights 2018

(05.09.2018 - Berlin) Información obsoleta o dificultad para acceder a ella: un gran reto al que se enfrenta más de la mitad de las empresas en la colaboración digital. Estas es la principal conclusión que se extrae del estudio de mercado ECM Insights 2018* de SER Group. Una situación que puede representar una auténtica caída en picado de la productividad, sobre todo, en la colaboración de equipos de proyecto ubicados en diferentes zonas geográficas.


¿Con qué tipo de dificultades se encuentran los equipos de proyecto en la colaboración digital? Para obtener respuestas, SER Group ha realizado una encuesta entre 1.826 CIOs, gestores de procesos y responsables de TI de empresas, como parte de su estudio de mercado ECM Insights 2018. El 32 % de los encuestados alude que el principal obstáculo para la colaboración es que los miembros del equipo del proyecto no disponen de la misma información. Uno de cada cuatro encuestados (el 25 %) también se queja de la falta de actualización de los documentos del proyecto; el 20 % de ellos ni siquiera los encuentra cuando los necesita con urgencia. «Esta situación es muy perjudicial para la colaboración digital de los equipos y, en el peor de los casos, puede llegar a detener el proyecto», advierte Manfred Zerwas, socio gerente de SER Group.

Herramientas inadecuadas para la colaboración
Los problemas surgen cuando las empresas usan herramientas que son poco o nada adecuadas para la colaboración digital. Un buen ejemplo de ello es que más de la mitad de los encuestados (el 51 %) mencionó que el correo electrónico es la herramienta que más utilizan para el intercambio de información entre equipos distribuidos. Aproximadamente uno de cada tres encuestados confía en los servidores FTP para la transferencia de archivos. Por regla general, eso conduce a un caos en las versiones de los documentos y a que nadie tenga una idea de la situación actual del proyecto. Es más, la información almacenada en estructuras complejas de carpetas y bandejas de correo puede que se olvide o se pierda.

Igualmente llamativo y alarmante es el hecho de que el 17 % de los encuestados utiliza soluciones en la nube de su entorno privado para el intercambio de información con clientes y partners externos. A menudo lo hacen sin comunicárselo a sus departamentos de TI. En consecuencia, puede suceder que la información importante escape del control de la propia empresa y caiga en manos equivocadas. Dicho riesgo de cumplimiento puede evitarse mediante la implementación de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) desde el principio.

Una colaboración segura en todo el mundo con ECM
Muchas empresas todavía no se han concienciado de que un sistema ECM es la mejor opción para gestionar la información en los procesos colaborativos. Para que equipos de todas las partes del mundo puedan colaborar de forma segura y contar con información actualizada en todo momento, es indispensable una plataforma ECM certificada y multilingüe como Doxis4. Gracias a ella, las empresas tienen la posibilidad de utilizar gran cantidad de soluciones empresariales para, por ejemplo, la colaboración digital, y adaptarlas a sus necesidades específicas. También se incluyen las salas de proyectos virtuales, como explica Zerwas: «La colaboración digital se alimenta de una base de información común en un entorno de trabajo seguro, lo que se materializa en las salas de proyectos virtuales. En ellas, equipos ubicados en diferentes partes del mundo pueden organizar, editar e intercambiar información conjuntamente; una información actualizada y disponible en todo momento.



* Marco del estudio: Estudio de mercado ECM Insights 2018 de SER. Encuesta realizada en países de habla germana durante el periodo de junio de 2017 a junio de 2018; nº de encuestados: 1.826, entre CIOs, gestores de procesos y responsables de TI de empresas de todos los sectores, con una facturación de más de 100 millones de euros

Estudio de mercado ECM Insights 2018

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Sobre el grupo SER

SER es el mayor desarrollador de software* europeo de soluciones completas de Gestión de Contenido Empresarial relacionada con la logística de información. Con más de 550 empleados en 15 sociedades en 22 sedes propias internacionales, SER ofrece a sus clientes en sus instalaciones asesoramiento personal, asistencia, así como implementación y mantenimiento. Además, hay que sumarle una red de socios experimentados. En total, son más de 2.000 referencias a nivel mundial, de las cuales la mitad de las 30 empresas del índice DAX, con más de 1 millón usuarios los que se incluyen entre los clientes de SER.

Desde 35 años SER desarrolla software "Made in Germany" para empresas de todos los sectores. El paquete Doxis4 iECM completamente orientado al servicio es un hito tecnológico y ofrece posibilidades flexibles para cada escenario ECM. La solución incluye archivado electrónico y gestión de documentos, expedientes electrónicos y workflow, procesamiento automático de la entrada de correo y archivado de correo electrónico.

* SER es, como número 1, el mayor fabricante de ECM europeo teniendo en cuenta el volumen de ventas, el margen bruto, el rendimiento de la empresa y el número de empleados, de acuerdo con los balances publicados en la actualidad.