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The SAP project for KNIPEX was launched in 2001. In phase one, the FI, CO, and HR modules were activated, followed by the roll-out of the MM and PP modules in 2006. During this period, the volume of data in the SAP database continued to grow, which slowed down response times. The introduction of a DMS system aimed to reduce the volume of data in SAP and improve the system's overall performance. 

In our short best practices, read all about the successful collaboration between KNIPEX-Werk C. Gustav Putsch KG and SER.

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When planning and implementing internal logistics solutions — from small conveyor technology solutions to complex logistics centers — most involve numerous employees, departments and branch offices of TGW. These groups all require access to technical drawings (CAD) that are worked on in various locations by several teams. 

In our short best practices, read all about the successful collaboration between TGW Logistics Group and SER.

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SER's archive solution was carried out by the parent company Kalorimeta AG and managed through its self-developed invoicing system. Cooperation with a specific key account and its in-house departments made it necessary for ikw to have a cross- location process in place and access to documents to ensure that information would be available at the different locations at all times. The SER solution should support the electronic processing of process instances and special areas, providing a permanent way of retaining documents in electronic debtor records.

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“Think big, start small, act fast” our cover story tells us in the latest issue of the SER magazine. SER sheds light on the challenges of business transformation and digitalization and reveals why using a single document-based technological platform for ECM, BPM and collaboration gives mid-sized and large companies a crucial advantage.

Some other highlights of this issue: company news, articles from our experts, the latest product developments, and much more.

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“Collaboration works: Perfectly orchestrating teamwork” – this is the focus of the latest issue of SER magazine, 01/2017. How can your company turn chaotic teamwork into effective collaboration? SER shows you how: ECM helps companies to effectively manage and share information and facilitates cross-team process management. Furthermore, this issue also introduces you to Prodea eAdministration with Doxis4, the new eGovernment suite by SER.

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Processing incoming invoices is often a complex, cost- and labour-intensive process. Legal and company rules, geographically distributed company sites and the desire to have constant access to the latest information constitute just some of the reasons why it makes sense to do this electronically. SER's solution Doxis4 InvoiceMaster Control (S) for SAP is flexible enough to adapt to different organisations and allows incoming invoices to be processed transparently, quickly and reliably. That saves time and, above all, money.

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The Doxis4 iECM suite (integrated Enterprise Content Management) provides services for archiving and thus relieving the burden of email servers, file servers and SharePoint farms. The Doxis4 Gateway Services archive files, emails or other objects from the above systems and can delete them automatically from the original systems or replace them with a link once archiving is completed. This relieves the burden on these systems, reduces the storage space used on them and ensures audit-proof archiving of the data in line with legal requirements. Audit-proof archiving is particularly important in the case of journal archiving.

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The storage-related services of the Doxis4 iECM (integrated enterprise content management) suite comprise services and features for integrating a range of storage technologies, for managing the information lifecycle (ILM), and for replicating data. These services also include ensuring high availability of data and documents and transferring stored content in a variety of scenarios such as distributed locations, central archives, cloud-based storage and so forth.

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Due to Duravit's continuous growth and the resulting increase in document volume, the archive system had reached its functional limits. For this reason, Duravit decided in 2011 to look for a more modern, sustainable enterprise content management (ECM) system. Due to SER’s many years of experience and expertise in ECM, Duravit chose Doxis4. Since then, Doxis4 has been gradually set up with various eRecord solutions and server-based email archiving for international deployment.

Customer: Duravit AG

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Procter&Gamble has implemented the Doxis Business Process Management solution for the electronic handling of business processes. It forms a part of our Doxis iECM-Suite platform, which provides a complete set of features for the effective management of files, information, knowledge and business processes. In particular, it safeguards the storage and management of files, guaranteeing secure automatic document recognition and classification, together with monitoring, control and optimisation of business processes, as well as cooperation with third-party IT systems, such as ERP, CRM, followed by billing and team work.

Customer. Procter & Gamble

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By introducing an integrated compliance management system, Division C – which was established in 2009 – provides all employees, managers and bodies operating within the DB Group guidance concerning how they should proceed in any process that requires compliance with certain regulations.

Customer: Deutsche Bahn AG

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As a project management company for complex traffic infrastructure projects, DEGES provides its public contractors with transportation routes – from roadways to railways or waterways – that are economically planned and cost-consciously steered, streamlining all construction measures, ensuring the invoicing and delivering finished construction projects on time and in the highest possible quality.

Customer: DEGES

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The car- finance bank FCA Bank Deutschland GmbH has been an SER customer since 1996. Since that time, all loan contracts, associated documents, correspondence, etc. relating to the business with the consumer have been stored in the SER archive. In 2014, in the course of migration to Doxis4, the latest SER product generation, three SAP systems (CRM, ECC and BS) were linked to the SER archive and the electronic dealership records were implemented. An integrity check for scanned documents guarantees that all incoming documents are safely stored in the Doxsi4 .

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The challenges facing the Weidmann group could easily be applied to any other international medium-sized corporation: a variety of departments, several different sites, large numbers of suppliers issuing lots of invoices and strict sets of requirements when it comes to efficiency and transparency. This practical example from the Swiss engineering group Weidmann shows how such companies can overcome complex structures to establish an efficient information and management tool for the area of accounts payable management.

Customer: Weidmann Group

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As far back as the late 1990s, the Westfalen Group was faced with the issue of how it could shorten processing times for incoming invoices in accounts payable accounting. This was due to the fact that “document tourism” – sending documents by post to companies distributed across multiple locations – was causing long processing times and any discounts offered being lost. Consequently, the decision was taken to introduce a digital archive with a workflow for processing incoming invoices.

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It all started with a special type of document: the assembly order. These internal documents contain technical information relating to the products that are required for the assembly process. Back in 1993, around 1000 of these paper documents were handled every day and each of them had to be accessible at all times. So, to minimise the effort and expenditure involved in sorting, archiving and – above all – searching for the assembly orders, SEW-EURODRIVE made the decision to introduce an electronic archive from SER and has been a loyal customer of the ECM vendor ever since. In addition to the global roll-out of the DMS/archive solutions and the development of an internationally networked, high-availability storage infrastructure, the last two decades have seen the launch of increasing numbers of SER solutions for standardising and optimising processes, most notably for electronic records such as those in the field of industrial gear units. Just as they have from the outset, the solutions continue to be based on the latest software generation, which is currently Doxis4.

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Frankfurt Airport is a synonym for the superlative. As Germany's largest airport and one of the world's largest aviation hubs, it transports around 58 million passengers and 2.1 million tons of cargo every year. This is all made possible thanks to the 22,000 people who work for the operator of Frankfurt Airport – the Fraport Group.

16 years ago, Fraport decided to make fundamental changes to its document management system. Working with SER as its software partner, the company developed its first electronic archive, which initially was used to archive personnel and construction documents. Continuous expansion of the SER archive followed – incoming and outgoing invoices were integrated, as was SAP data. The individual archiving areas were implemented using sub-pools within the SER archive.

In 2012, the existing archive landscape was upgraded to the latest generation of SER software – Doxis4. The previously archived data pool – 8.7 million existing documents with a total volume of 1.3 terabytes – was migrated to Doxis4 during ongoing operations. At the same time, the storage infrastructure was also modernised, increasing the storage capacity by 600 per cent.

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A company-wide, standardised information management system was the objective that was set when Eissmann Group Automotive decided to opt for an ECM system in 2010. The key users were included as part of a several-stage evaluation process which resulted in the company choosing SER's Doxis4 iECM suite. Since then, Doxis4 modules ranging from an electronic archive and automated invoice processing with the InvoiceMaster right up to electronic records and workflows have been introduced. To date, electronic supplier records and automated processing of incoming invoices with workflow-managed auditing are just a few examples of the solutions that have been implemented in addition to the company-wide archiving process. Further projects such as electronic confirmation of receipt, contract management and a quality management handbook are also under way.

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When it decided to adopt a uniform, company-wide information management system based on the Doxis4 iECM Suite from SER at the end of 2011, Eissmann Group Automotive went far beyond its legal obligations to retain documents inhouse. The focus of the Eissmann ECM strategy was and is on designing integrated processes which can be traced and controlled transparently at any time and for any department. An important step in implementing this strategy was the automation of inbound invoice processing.

Customer: Eissmann Group Automotive

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Four years after concluding a framework agreement to introduce a Bahn content management platform (BCM) that could be used right across the Group, DB Systel, Deutsche Bahn's IT service provider, and enterprise content management (ECM) specialist SER are able to report positively on the progress that has been made to date: the BCM platform has been set up, tested by the accountancy firm PwC and a master template providing the basis for a quick roll-out in the Group has been developed. 22 Group areas of Deutsche Bahn and around 32,000 users are already using the BCM platform for their archiving, DMS, record and workflow projects. When the project is complete, up to 70,000 users are set to make use of the BCM solutions across the DB Group.

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“Think big, start small, act fast” our cover story tells us in the latest issue of the SER magazine. SER sheds light on the challenges of business transformation and digitalization and reveals why using a single document-based technological platform for ECM, BPM and collaboration gives mid-sized and large companies a crucial advantage.

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“Collaboration works: Perfectly orchestrating teamwork” – this is the focus of the latest issue of SER magazine, 01/2017. How can your company turn chaotic teamwork into effective collaboration? SER shows you how: ECM helps companies to effectively manage and share information and facilitates cross-team process management. Furthermore, this issue also introduces you to Prodea eAdministration with Doxis4, the new eGovernment suite by SER.

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SER is positioned among the best in Gartner’s Magic Quadrant for ECM – this is the focus of the recently published SER magazine and its cover story “Aiming high with Doxis4 and ECM Excellence”.

What’s more, Managing Partner Kurt-Werner Sikora talks in his article “SER’s agenda 2020” about the principles guiding SER’s further development and reports on the progress of this corporate strategy.

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Focus of this SER Magazine’s edition is the Doxis4 BPM product launch – from the cover story to impressions of the launch event in the Events section up to detailed product information in the Products & Solutions section.

What’s more, learn all about the worldwide activities of the SER Group in the new section “SER international” – for example SER’s participation in trade fairs and conferences from London to Moscow, new sales offices in Spain and China and new Territory Managers for Spain, Latin America and Benelux.

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The SER 2020 programme has started. Our focus here is on expanding the software with an integrated business process management, creating a sustainable international outlook and strengthening a network with science and research, to ensure we are in a position to meet the requirements of people and companies on the working environment in the future. Also in this edition: "SER goes international", Best practices, a look at succesful SER events of the last few months and part 2 of our professional article regarding the future of SharePoint.

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Con Doxis4 winCube, el cliente basado en Windows del paquete de Doxis4 iECM (sistema de gestión integrada de contenido empresarial) pueden gestionarse documentos, expedientes y procesos con una única y moderna interfaz para el usuario. Los documentos se pueden archivar y buscar en multitud de fuentes. Los documentos encontrados se pueden examinar y anotar con el visualizador integrado, se pueden editar por medio de la aplicación original y versionar en Doxis4.

La información gestionada puede relacionarse entre sí, pueden editarse expedientes, planes de clasificación y procesos. El usuario recibe las nuevas tareas directamente en la bandeja de entrada de correo.

Doxis4 winCube puede adaptarse tanto a las necesidades de la organización como a los requisitos del usuario. Los favoritos no solo están disponibles para los objetos individuales sino también para las búsquedas recurrentes.

El trabajo con plantillas de documentos, el modo fuera de línea y las funciones integradas de escaneado, OCR y código de barras para el registro de puestos de trabajo completan las funcionalidades.

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Con Doxis4 webCube, el cliente basado en web del paquete de Doxis4 iECM (sistema de gestión integrada del contenido empresarial) pueden gestionarse documentos, expedientes e instancias de proceso en una única y moderna interfaz para el usuario. Los documentos se pueden archivar y buscar en multitud de fuentes. Los documentos encontrados se pueden examinar y anotar con el visualizador integrado, se pueden editar por medio de la aplicación original y versionar en Doxis4.

La información gestionada puede relacionarse entre sí y pueden editarse expedientes, planes de expedientes e instancias de proceso. El usuario recibe las nuevas tareas directamente en la bandeja de entrada de correo.

Doxis4 webCube puede adaptarse tanto a las necesidades de la organización como a los requisitos del usuario. Los favoritos no solo están disponibles para los objetos individuales sino también para las búsquedas recurrentes. La utilización de modernas tecnologías de HTML5 y AJAX hace el trabajo con Doxis4 webCube tan cómodo como es posible dentro de las fronteras del navegador.

El control de Doxi4 webCube por URL y la integración de diferentes vistas en otras aplicaciones web y portales completan el ámbito de la funcionalidad. De esta forma el acceso y el intercambio de información en Doxis4 también es posible en todo momento para los socios.

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Con Doxis4 SmartOffice Plus se puede acceder a los contenidos del paquete de Doxis4 iECM (gestión integrada del contenido empresarial) desde las aplicaciones de Microsoft Office. El soporte es para los productos Word, Excel y PowerPoint de Microsoft Office .

Doxis4 SmartOffice Plus permite archivar documentos de Office directamente en Doxis4 iECM, de forma que dichos documentos estén disponibles de inmediato para todos los editores. Directamente desde las aplicaciones de MS Office se pueden buscar documentos archivados (también por otros usuarios), editarlos y volverlos a archivar.

Todas las funciones están integradas en las aplicaciones de MS Office y pueden utilizarse sin abandonar MS Office.

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Doxis4 safeLock es un software para el almacenamiento de documentos y datos con seguridad de revisión y derechos (cumplimiento) en discos duros. Doxis4 safeLock se distingue por su veloz acceso a los datos y un funcionamiento casi sin necesidad de administración, así como por su sencilla integración en las infraestructuras de IT actuales y futuras. Doxis4 safeLock es independiente del fabricante del hardware y garantiza por ello la más alta flexibilidad posible durante los cambios periódicos del sistema de almacenamiento.

Además, Doxis4 safeLock cumple con los requisitos legales vigentes.

El dispositivo Doxis4 safeLock puede funcionar como un dispositivo virtual en un VM-Ware ESX5 o un servidor HyperV y utilizarse al mismo tiempo para el almacenamiento de los discos duros disponibles en el sistema SAN (red de área de almacenamiento). Como dispositivo físico puede funcionar utilizando un hardware dedicado o como dispositivo de nube utilizando infraestructuras de nube.

Con este sistema de cumplimiento de almacenamiento, SER establece el principio para el almacenamiento centralizado y seguro con vistas al futuro de cualquier tipo documento y datos de la organización. Junto con la escalabilidad del volumen de almacenamiento, la ventaja decisiva es la seguridad de revisión que, entre otras cosas, se asegura mediante la protección de Soft-WORM (escritura única, lectura múltiple).

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El paquete de Doxis4 iECM (gestión integrada de contenido empresarial) pone a disposición servicios para la conversión de documentos de entrada y salida en formatos de larga duración con seguridad de revisión.

El componente del paquete de Doxis4 iECM necesario para ello es el programa Doxis4 Rendition Server que se ejecuta en el servidor. Este programa garantiza la conversión de documentos de entrada y salida en diferentes formatos de larga duración como PDF, PDF/A o TIFF. Gracias a la ejecución desde el servidor se obtiene un rendimiento más elevado del documento sin perturbar el trabajo del usuario con el sistema de gestión documental (DMS).

La conversión en un formato de larga duración asegura que se puedan archivar los documentos con seguridad de derechos y revisión, así como que con la tecnología actual sean legibles con vistas al futuro.

Otra aplicación más de Doxis4 Rendition Server es el reconocimiento OCR de documentos para la creación de un extracto de texto completo en la búsqueda y la exploración del contenido de un documento.

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Doxis4 mobileCube pone a disposición un cliente móvil para el acceso a los contenidos del paquete de Doxis4 iECM facilitando un acceso ágil a la información, los documentos y procesos.

La aplicación híbrida para teléfonos inteligentes y tabletas con los sistemas operativos Apple iOS o Google Android se integra armónicamente en la gestión de documentos Doxis4 y permite la participación en procesos de valor añadido desde cualquier lugar.

Además, el cliente Doxis4 mobileCube ofrece soporte en la diferenciación entre mandantes para poder acceder de forma flexible a la información correspondiente. La aplicación facilita el acceso directo a favoritos, directorios y a otras funciones permitiendo así al usuario un manejo sencillo del cliente móvil. Una gran ventaja es poder archivar directamente documentos a través del dispositivo móvil, también desde otras aplicaciones, en el repositorio de contenido del paquete de Doxis4 iECM.

Para acceder rápidamente a los documentos frecuentes, estos se pueden almacenar como favoritos y transferirse al dispositivo móvil. De este modo el usuario también puede acceder a ellos sin una conexión directa a Doxis4, p. ej., durante el uso en un avión sin una conexión de datos activa.

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El paquete de Doxis4 iECM satisface los extensos requisitos en todos los niveles dentro de una empresa respecto a la capacidad de integración de un sistema de gestión documental (DMS) o, mejor, de un sistema de gestión de contenido empresarial (ECM). La "i" del paquete Doxis4 significa "integrada". Es determinante para la integración de datos y documentos entre aplicaciones especializadas y para que las aplicaciones puedan intercambiarse de forma segura, rápida y cómoda. La arquitectura subyacente de Doxis4, y por encima de todo la concepción de las interfaces, ofrece por lo tanto muchas posibilidades, tanto para poder acceder desde Doxis4 a múltiples sistemas como también para poder acceder desde las aplicaciones de un cliente directamente a Doxis4. Doxis4 cuenta con numerosos conectores estándar para una conexión rápida y sencilla a las aplicaciones de SAP, Microsoft, Lotus y muchas más. Requisitos de más profundidad o más específicos también pueden satisfacerse a través de las API de Doxis4. Además, en los niveles del cliente de Doxis4 están disponibles eficientes herramientas de script, Java Servlets y plantillas web para la realización de los requisitos en una integración de Doxis4.

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El paquete de Doxis4 iECM (gestión integrada de contenido empresarial) pone a disposición para la administración centralizada de documentos digitales en una empresa. Como complemento pueden utilizarse funciones para la administración de expedientes, de otros documentos contenedores y de funciones de workflow. Doxis4 cubeDesigner, dentro del paquete de Doxis4 iECM, sirve para la administración especializada y la configuración de aplicaciones específicas del cliente. El alcance de este "customizing" no tiene precedentes.

Las funciones más importantes de Doxis4 cubeDesigner son:

  • la creación y administración de estructuras para la gestión documental y de expedientes
  • la creación y administración de estructuras para workflows (tipos de instancias de proceso, modelos de proceso)
  • el establecimiento de diálogos, listas de resultados, máscaras de búsqueda y mucho más
  • la administración de usuarios, grupos, roles y derechos de acceso
  • la traducción del customizing en diferentes idiomas
  • la administración de paquetes de transporte

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After leaving Shell, Raffinerie Heide GmbH changed from being a pure production location for diesel, heating oil and airplane fuel to being an independently operating company. Re-starting Raffinerie Heide as an independent company in the Klesch Group after the merger required it to have its own IT system landscape with an SAP system and ECM solution.

In our short best practices, read all about the successful collaboration between Raffinerie Heide GmbH and SER.

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The specialty areas required an internationally deployable document management system that effectively and quickly connects structured and unstructured data from various perspectives. Phoenix needed a DMS system that could be integrated into the technical and software-technical environment and that captured legacy data.

In our short best practices, read all about the successful collaboration between Phoenix Contact and SER.

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Due to its expansion and the significant increase in document volume, the archive system in use had reached its limits. That's why Duravit decided in 2011 to look for a more modern and sustainable alternative. Given SER’s many years of expertise in ECM, Doxis4 was chosen.

In our short best practices, read all about the successful collaboration between Duravit AG and SER.

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Raffinerie Heide GmbH utilizes its Doxis4 iECM solutions also as a platform for handling document-supported business processes. In this context, the project approval processes are designed effectively and securely with Doxis4 BPM.

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This SER white paper describes how the Doxis4 Consolidation Service and its underlying migration model help minimize the costs and risks involved in the migration of enterprise content management (ECM) systems.

It takes real expertise to migrate systems of this type, particularly because of the need to transfer not only data and documents but also contexts and relations from the source to the target system without any losses. Moreover, migration has to be carried out in an audit- compliant way. The Doxis4 Consolidation Service fully responds to these needs by enabling efficient, step-by- step data migration with no disruption to operations.

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We are delighted that you are interested in or have already decided to choose SER. Over the following pages we would love to give you a better understanding of our company, SER. We want to show you what makes us strong and how we differ from other developers and providers on the market.

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The next level of the digital business transformation is here: Learn more about the innovation potential that Doxis4 can unleash in your digital business process and information management. We are the first ECM vendor that joins together ECM and BPM on one service-oriented technology platform.

Agile business processes have dramatically changed business requirements. BPM solutions today need to be simple. Companies must be able to intuitively adjust solutions to their unique situations. With the newly developed Doxis4 BPM, we meet these demands. Of the many advantages Doxis4 BPM offers business processes, twelve are presented here.

 

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The Doxis4 iECM suite enables banks and credit institutes to practice efficient, transparent and economic document and business process management.

From inbound mail to application and case management to process optimization, compliance and audit-proof archiving — Doxis4 supports all document-based business processes of banks and financial service providers. The Doxis4 credit record guarantees high document quality and quick, uncomplicated processing.

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With the electronic Doxis4 contract management, you can manage all contract documents throughout your company in a compliant way. What's more, authorized employees can access these documents regardless of area, language or country. This is how you ensure transparency and accountability in your contract management.

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As Europe's largest independent vendor for ECM software we believe that ECM Excellence is the key to success. Working closely together with our business partners, we're able to deliver ECM Excellence across the world.

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If you want to protect sensitive information from theft, loss and manipulation, Doxis4 safeLock is the right hardware- and vendor-independent solution for compliant storage and deletion management. It allows you to store and delete documents according to legal retention periods in an audit-proof and traceable way. What's more, you can fulfill important requirements of EU General Data Protection Regulations (EU GDPR).

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High-performing ECM software and top service from one source: With the promise of excellent quality, SER has been supporting mid-sized companies, family-owned firms and public administrations for over 30 years now.

As an owner-run, mid-sized software vendor, we are a reliable partner, working together with you as equals and speaking your language. With a team of 550 employees, we handle all project phases based out of 22 international locations.

What counts for us is innovation, not imitation. SER has stayed true to this principle since its founding in 1984. Our software innovations have fundamentally shaped market segments, ranging from electronic archiving to document and business process management to enterprise content management (ECM).

 

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In retail, daily business evolves around the movement of goods. Countless documents are generated as a result. If you want to maintain an overview, you need a system that can manage everything. The decentralized organization of many retailers also makes it crucial that documents are accessible from several locations without any time delays.

Doxis4 brings together this vast array of documents that emerge along the supply chain. It puts them into context-related and structured digital records for suppliers, personnel and contracts. This covers everything from a contract with a supplier to correspondences, orders, the documentation of transportation and storage regulations, delivery notes and invoices, to the management of personnel and application documents.

 

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Technological advances come faster, production cycles are getting shorter, and people, machinery, products and business processes are becoming increasingly interconnected: Digitalization is clearly underway in the industrial sector.

Whether it's in the automotive, metal, plastics or timber industry, the requirements are the same: cut costs, boost productivity and improve service. What's important here is the constant flow of information that incorporates technical and business processes — from the first customer inquiry to production and, later, maintenance.

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Say goodbye to folders and filing cabinets with Doxis4: eRecord solutions with Doxis4 do a lot more than simply place documents in a record folder. In contrast to file directories, eRecords are not isolated; rather, they are integrated into business processes and teams.

Let us persuade you with 12 good reasons why the Doxis4 Digital Workspace is the workplace of the future.

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