SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Después de crear la aplicación de expedientes de forma sencilla y cómoda con el DOXiS4 Designer, ahora puede aprovechar todas las ventajas de la Gestión de Expedientes Electrónicos. A continuación se describen los casos más frecuentes.
Crear un Expediente
Para crear un expediente, o bien puede seleccionar el tipo de expediente más adecuado como plantilla o bien crearlo con sus propios criterios de definición. Con la elección de determinado tipo de expediente, p.ej. Expediente de Cliente, se crea una nueva “instancia” como objeto de archivo independiente la cual será gestionada de forma autónoma a partir de entonces y hasta el archivado final. Una clasificación inequívoca del expediente es posible gracias a la introducción de conceptos de índice que se definen a la hora de crear el expediente y que pueden ser completados posteriormente en cualquier momento. A parte de la creación de un nuevo expediente de forma manual, también existe la posibilidad de crearlo de modo automatizado con ayuda de los datos básicos de los sistemas ERP o CRM. Esto no sólo se puede realizar para la primera importación de datos, sino para cada nueva base de datos en estos sistemas, para obtener siempre el expediente adecuado en DOXiS4.
Archivar documentos entrantes y clasificarlos en los Expedientes
La captura de documentos dentro de un Expediente Electrónico parece ser una de las tareas más importantes que tiene que soportar un sistema ECM. Hay que diferenciar por una parte en el archivo los documentos entrantes, salientes e internos. Por otra parte, el archivado y la clasificación pueden realizarse de forma masiva por grupos o bien ad hoc e individual. Todos los escenarios posibles tienen el perfecto soporte por parte de la suite DOXiS4 iECM. La captura masiva por lotes de los documentos entrantes tiene lugar en un entorno de archivo en el que los documentos de papel se escanean y los electrónicos se importan. En el proceso de captura de documentos, la asignación al expediente y sus registros se realiza automáticamente. Esto es extremamente importante en el archivo masivo por lotes, ya que no hace falta buscar los expedientes para poder clasificar los documentos en ellos. La situación es bien distinta con los archivos individuales y su asignación. En este caso, el usuario tiene en general un expediente abierto delante para trabajar y puede archivar en él un documento mediante Drag&Drop. También es posible realizar esta operación directamente desde el buzón de correo electrónico que puede ser visualizado en DOXiS4 winCube (de igual modo que la bandeja de correo del DOXiS4 Workflow se ve en MS Outlook). También disponemos de la entrada de documentos completamente automatizada. Los resultados de clasificación y extracción se utilizan directamente para la asignación a los expedientes.
Archivar documentos salientes e internos y asignarlos al Expediente
El archivado ad hoc y la asignación de documentos salientes e internos corresponde principalmente con lo expuesto para los documentos entrantes. Aquí se añade la opción de poder generar nuevos documentos directamente dentro de un expediente, en base a las plantillas de documentos. Adicionalmente, se deben poder archivar y asignar a expedientes los documentos salientes, de forma masiva. En estos casos se trata por regla general del típico output desde los sistemas ERP o CRM que puede ser archivado mediante los conectores DOXiS4 adecuados. Para mayor facilidad, la asignación al expediente puede realizarse en estos casos a través de un registro dinámico que capta automáticamente los criterios definidos del registro (estafuncionalidad se puede utilizar también en el procesamiento automático de los documentos entrantes).
Archivar antiguos expedientes
El último escenario a destacar es el archivado de expedientes antiguos. Mientras en el caso de los lotes de documentos se han de asignar éstos a diferentes expedientes, en el archivado de expedientes antiguos se trata de la creación de un único expediente para la clasificación de una gran cantidad de documentos dentro del mismo. El entorno de archivo del DOXiS4 Clients también permite este escenario.
La gestión y el trabajo con Expedientes
Se dispone de una gran cantidad de funciones que facilitan el trabajo con los expedientes: incluir documentos en expedientes a través de las referencias, extraer documentos de un expediente o moverlos de un expediente a otro. Entre estos se encuentran, por ejemplo, documentos escaneados, correo postal, emails, documentos de Office o de web, pero también otros registros, URLs, notas, procesos, informes y mucho más. La información de negocio del cliente también se puede integrar. Según los permisos concedidos, incluso en los expedientes existentes se pueden adaptar y ampliar los registros de forma flexible, así como ampliar los derechos para los mismos. El usuario tiene además la posibilidad de adaptar las vistas de cada registro, para poder activar la vista preliminar a los documentos o agrupar listas de documentos.
Buscar Expedientes
DOXiS4 Gestión de Expedientes está dotada de múltiples funciones para la búsqueda de documentos y expedientes. Las operaciones de búsqueda se pueden aplicar a los campos (metadatos) previamente definidos. Además con DOXiS4 Gestión de Expedientes se puede hacer una búsqueda limitada a los documentos que se ajustan a unos criterios determinados. La búsqueda se puede realizar con más de un criterio (búsqueda multicampo). También es posible definir criterios para la búsqueda como p.ej. “de… - hasta…” para fechas, vencimientos, números de clientes, etc. Para los expedientes que se suelen usar más a menudo, el usuario puede fijar sus favoritos y acceder a ellos de forma directa.
Enviar e imprimir Expedientes y llevarse offline un Expediente
La oficina sin papel aún no se ha hecho realidad. Por ello, DOXiS4 permite imprimir los expedientes, desde expedientes completos hasta registros determinados o documentos especificos. A través del DOXiS4 PDF Producer, todo el contenido de un expediente puede ser resumido en un único PDF, para luego enviarlo por ejemplo por e- mail. Además, existe la posibilidad de enviar por mail referencias (links) a determinados expedientes, para que el destinatario del correo pueda acceder al expediente directamente desde su buzón. Este tipo de referencias (links) se pueden, por supuesto, utilizar también para documentos y procesos. Las referencias en forma de URL incluso pueden ser introducidos en la mayoría de sistemas de terceros. Finalmente, los documentos de un expediente incluidos sus metadatos o atributos así como su estructura de registros se pueden sacar offline fuera de la oficina. Con todas estas posibilidades, la oficina sin papel está a nuestro alcance. ¡El futuro ya está aquí!
Combinar y dividir Expedientes
El contenido de un Expediente Electrónico consiste principalmente en “simples” referencias, por ello usamos también la expresión “expediente virtual”. Este concepto básico facilita enormemente la combinación o división de expedientes, sobre todo por la posibilidad de definir la estructura de un expediente. Ya que el tipo de expediente en sí no cambia, los expedientes del mismo tipo se pueden combinar o dividir sin más problemas. La estructura del expediente se deja plasmar directamente y sólo hace falta unir o separar las referencias. Eso sí, a la hora de dividir expedientes, el usuario debe decidir qué referencias pertenecen a cuál de los expedientes. Para realizar una selección adecuada, puede hacer uso de todos los criterios existentes de indexación de los documentos. En el caso de los registros dinámicos se puede adaptar la búsqueda para que corresponda a la nueva clasificación deseada.
Borrar Expedientes
Al final del ciclo vital de un expediente está su destrucción, un proceso que queda estrictamente controlado por el Retention Management en la suite DOXiS4 iECM. Un expediente sólo se puede borrar, cuando haya transcurrido su plazo de conservación, el cual está regido por las normas de conservación previamente establecidas. Además, el usuario debe disponer del permiso de borrado. Se realiza en dos pasos: primero, el expediente se deposita en la papelera virtual, desde la cual puede ser recuperado. En un segundo paso se puede proceder a la destrucción definitiva del expediente. Mucho más que un Expediente: recordatorios, vencimientos y tareas De la Gestión de Expedientes a la Gestión de Procesos sólo hay un paso, por ello hablamos también del Expediente de Procesos. Para el arranque de un amplio y complejo proceso de gestión, siempre será necesario el uso de un sistema de workflow, como el DOXiS4 Workflow que permite cubrir todo el proceso. Aquí nos limitamos a nombrar sólo aquellas funciones que apoyan el proceso con un expediente, sin arrancar ya todo un proyecto de workflow completo. Disponemos por ejemplo de las funciones para la bandeja de correo, basadas técnicamente en el DOXiS4 Workflow Server dentro de la suite DOXiS4 iECM, que tanto el usuario final como los administradores de sistema pueden usar sin tener que preocuparse en ningún momento por el diseño y desarrollo de los procesos. Es un primer paso sencillo y rápido que posteriormente puede ampliarse hacia una auténtica y potente aplicación de workflow. Las funciones típicas de la bandeja de correo son los recordatorios, el control de vencimientos y la creación de tareas ad hoc. A parte de las bandejas de correo personales, también se puede trabajar con expedientes en bandejas compartidas, a las que varios usuarios tienen acceso a la vez. DOXiS4 coordina el acceso simultáneo de varias personas a las bandejas de correo compartidas.
“Mashup“: Expedientes como Portal de Información
Con todo lo expuesto es obvio que los Expedientes Electrónicos son mucho más que una simple reproducción virtual de un expediente de papel. Pero aún hay más: Los expedientes en DOXiS4 son capaces de visualizar y reunir informaciones desde los sistemas de terceros y sirven así como portal de información para todo tipo de objetos. Mientras los portales habituales ofrecen, como single-point-of-access, únicamente una superficie uniforme para el acceso a los diferentes sistemas IT y no son más que una especie de ventana en la web, el Expediente Electrónico presenta todas las informaciones relevantes acerca de un cliente, proveedor o empleado. La integración con sistemas de terceros es posible gracias a los conectores estándares (p.ej. ODBC, SAP, URLs,…) y un customizing individual. El Screenshot adjunto muestra por ejemplo el acceso al plano de localización de un cliente, una funcionalidad llamada hoy en día Mashup.
