SER Solutions Deutschland GmbH

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El Diseñador de Expedientes de DOXiS4

Paso 1: Determinar el tipo de expediente y la estructura del archivo

En el primer paso se determina con el DOXiS4 Designer el tipo de expediente que debe ser archivado en DOXiS4 y el cómo se realizará el archivado de los expedientes de este tipo. Imaginemos que creamos un tipo de Expediente de Cliente y otro de Expediente de Personal. Para el Expediente de Cliente elegimos criterios de indexación según nuestra libre definición como p.ej. el número de cliente, su nombre y el consultor asignado. Para el Expediente de Personal podemos definir otros atributos relevantes como el DNI, la fecha de alta, el tipo de contrato laboral, etc. Para el archivado se pueden usar naturalmente también valores jerárquicamente estructurados, p.ej. la clasificación según un esquema oficial de la Administración Pública o la asignación a un índice en el caso de los Expedientes de Siniestros. También podemos definir que los Expedientes de Clientes y de Personal sean archivados en diferentes repositorios, manteniendo así la habitual separación del mundo físico también en nuestro entorno virtual. La posibilidad de tener diferentes repositorios dentro de un mismo sistema ECM que ofrece DOXiS4 no suele ser el estándar, sin embargo facilita considerablemente la organización del sistema global y favorece la performance. Por supuesto, también es posible realizar una búsqueda avanzada en varios repositorios a la vez sin perder la visión global y siempre según los permisos de acceso establecidos.

Paso 2: Diseño de máscaras para la cubierta

Para poder introducir cómodamente los criterios de indexación y para presentar las informaciones de un expediente de forma estructurada como si de una cubierta se tratase, puede crear máscaras para la introducción de datos adaptadas exactamente a las necesidades de su empresa, mediante el diseñador de máscaras DOXiS4 Designer. Esta cubierta es a la vez el enlace entre la visión externa a un expediente y su contenido.

Paso 3: Definir la estructura de un Expediente

El próximo paso es la definición de la estructura del Expediente. Para ello, DOXiS4 muestra un concepto especialmente flexible ya que por una parte a nivel de tipo de expediente puede definir una estructura por registros que es válida para todos los expedientes de este tipo. Eso evitará estructuras caóticas e individuales como pueden ocurrir en un sistema de carpetas. Por otra parte, sí que es posible establecer estructuras individuales en los registros para determinados expedientes, por ejemplo para partes concretas de la estructura del expediente. ¡Pero aún hay más! Los Expedientes Electrónicos son llamados a menudo también expedientes “virtuales”, ya que los documentos no se encuentran directamente dentro del expediente sino que se relacionan con éste. De este modo, un documento puede estar relacionado con diferentes expedientes a la vez y el expediente se convierte así a un enfoque determinado de toda la información almacenada. Estos enfoques pueden determinarse no sólo a través de criterios estáticos sino también a través de un registro de búsqueda dinámico, de modo que el contenido de un registro se fija mediante una búsqueda determinada anteriormente que ofrece siempre los aciertos adecuados desde todos los datos almacenados. DOXiS diferencia entonces entre registros estáticos y dinámicos, y ambos tienen su razón de ser. En los registros estáticos, el usuario puede decidir, igual que en los archivadores de papel, qué documentos deben aparecer en los registros, independientemente de los criterios de indexación del documento. Hasta aquí hemos hablado siempre de que los documentos están contenidos en expedientes o los registros de ellos. Naturalmente, el expediente electrónico en DOXiS es mucho más flexible. Los contenidos de los registros pueden ser también procesos, bases de datos, URL, etc. Incluso más: un registro puede integrar también los componentes de otras aplicaciones (en el entorno web hablaríamos de Mashups) y se convierte así en un auténtico portal de información. Todas las posibilidades nombradas se pueden realizar muy fácilmente con el diseñador de expedientes de DOXiS4: la estructura de registros, el tipo de registro, su contenido y la forma de presentación.

Paso 4: Establecer permisos por tipos y registros de Expedientes

DOXiS4 Records Management amplía el concepto de autorizaciones de DOXiS4 Workflow y DOXiS4 Archiv con características adecuadas para la Gestión de Expedientes. Los permisos se definen según los diferentes tipos de expedientes y sus modelos, y son incluidos en las instancias creadas respectivamente (=expedientes). Además, es posible asignar autorizaciones también a carpetas y registros. Se hace de la misma manera como con las categorías de los documentos. Basado en las definiciones para expedientes y registros se puede determinar de forma muy concreta qué roles (=grupos), y con ello qué usuarios tienen derechos de lectura, edición y modificación. Autorizaciones o no a nivel de documentos no pueden nunca ser cambiadas a nivel de expediente, para garantizar de este modo siempre que un usuario que trabaja con un expediente sólo tiene acceso a aquellos documentos para los que tiene autorización a nivel de documento.

Paso 5: Definir la máscara de búsqueda para Expedientes

En DOXiS4, los expedientes se pueden archivar y buscar tan cómoda y flexiblemente como documentos u otros objetos de información. Los expedientes se pueden buscar de forma multidimensional según diferentes criterios, así que es posible también definir diferentes vistas y accesos a la información. No sólo es posible realizar diferentes búsquedas según el tipo de expediente, ya que se entiende que los criterios para buscar un Expediente de Cliente serán distintos a los de buscar un Expediente de Personal. También se pueden buscar y listar expedientes por otro tipo de criterio como vencimientos o fechas determinadas, p.ej. “todos los expedientes de renting que vencen al final del próximo mes”.

Paso 6: Definir tipos de documentos

El contenido más importante de los expedientes son los documentos. A la hora de establecer un sistema de registros, se ha de pensar en los diferentes tipos de documentos con los que nos podemos encontrar. Igual que en los tipos de expedientes, también los tipos de documentos se pueden definir libremente y estar relacionados con diferentes atributos y máscaras. En general, una máscara se utiliza para varios tipos de documentos, como p.ej. en el caso de los documentos contabilizados.

Paso 7: Relacionar documentos y Expedientes

El sistema de registros elegido para los expedientes no debe estar orientado necesariamente a la estructura establecida para los tipos de documentos. Sin embargo, una interrelación entre ambos tiene sentido y se emplea a menudo. En este caso, la asignación de los documentos a determinados registros de un expediente se realiza de forma automática cuando se trabaja con registros estáticos; en los registros dinámicos la asignación virtual se realiza en cada búsqueda siempre por defecto y de forma automática. También se pueden definir criterios específicos para crear expedientes electrónicos, por ejemplo a través del número de cliente para que todos los documentos, del tipo que sean, se muestren agrupados como un expediente.

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