SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
El adiós al papel es la clave para una mayor capacidad de respuesta en su empresa y una gestión más eficiente de toda su organización. Los Expedientes Electrónicos ofrecen a simple vista la información completa, uniendo datos de las fuentes más diversas: contratos de mantenimiento, correspondencia, confirmaciones de pedido, albaranes y facturas, datos de la aplicación e-mail, objetos multimedia, links, gráficos, datos extraídos del sistema ERP o informaciones de clientes desde el programa CRM. El Expediente Electrónico es el punto de partida central para la búsqueda global. Gracias a las probadas funciones DMS, el uso y manejo de los Expedientes Electrónicos es igual que en los archivadores de papel. Existe, incluso, una plantilla con las informaciones básicas más importantes, y es posible “llevarse” el expediente fuera de la oficina mediante exportación a PDF (PACK & GO).
Similitudes y diferencias entre Expedientes Electrónicos y expedientes de papel
Para encontrar rápidamente un archivador o una carpeta, éstos se guardan en una estantería o un armario con registros colgantes y están marcados por fuera con una etiqueta identificadora, según el sistema de organización de la información establecido dentro de la empresa. Cada sistema de archivado debería dar una clara respuesta a la pregunta: ¿Cómo archivar un expediente para volver a encontrar fácilmente determinada información? El archivado de un Expediente Electrónico se puede, por supuesto, realizar de manera mucho más flexible, ya que se pueden establecer diferentes criterios de indexación, y no existen las limitaciones de una estructura jerárquica rígida. El archivador de papel está en un único sitio físico, mientras que el Expediente Electrónico permite contextos e interrelaciones múltiples. Cuando se abre un archivador o una carpeta, uno encuentra su contenido que consiste, en general, en una gran cantidad de documentos, clasificados mediantes separadores. Esta clasificación se puede definir libremente, según diferentes asuntos o según los tipos de documentos. Es lo que llamamos la estructura del expediente, que resulta de la jerarquía de los diversos registros. A diferencia de los separadores en el mundo del papel, los registros de los Expedientes Electrónicos se pueden clasificar de forma múltiple y más detallada.
¿Qué informaciones contiene el Expediente Electrónico?
Los contenidos de un Expediente Electrónico no están limitados a unificar sólo documentos. El Expediente Electrónico puede contener también referencias a procesos de los sistemas de workflow u objetos en sistemas de terceros, bases de datos, URL, etc. Ofrece incluso una cubierta similar a la del mundo del papel. Los Expedientes Electrónicos son el acceso central hacia todas las informaciones y permiten una búsqueda global y extensa.
Cada tarea con su Expediente Electrónico apropiado
Uno de los puntos decisivos dentro del archivado es el tipo de expediente, es decir, la clasificación de los expedientes según concepto: Expediente de Cliente, de Proveedor, de Personal, etc. Para decirlo de manera simplificada, el tipo de expediente describe por una parte la visión externa del sistema de clasificación (qué criterios de indexación sigue el expediente, cómo se archiva) y por otra parte la estructura interna. A esto se añaden la creación de una máscara de cubierta y otros aspectos como las autorizaciones de acceso o la asignación a determinado repositorio, tal como se desprende también de los tipos de documentos.
