SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Hoy en día, la manipulación de documentos e imágenes de documentos electrónicos es cada vez más común dentro de las empresas y las organizaciones. Desde hace mucho tiempo las aplicaciones estándares de Office asumen muchas tareas que anteriormente se tenían que realizar mediante aplicaciones específicas de usuario y mediante clientes dedicados. Las plataformas de los sistemas operativos de Microsoft, Microsoft Explorer, la familia de productos de Microsoft Office y Microsoft SharePoint Portal Server desempeñan un papel central en este sentido y son herramientas que se usan a diario.
DOXiS4 tiene en cuenta esta tendencia. Con sus módulos para la integración en Microsoft, las funciones de archivo y flujo de trabajo se pueden integrar de forma sencilla en los entornos Windows. Pueden iniciarse directamente desde Windows Explorer, desde los productos de Office o desde SharePoint Portal, sin salir para ello de la aplicación respectiva.
Integración con MS Windows y MS Office
Allí donde no se necesita un cliente de archivo y flujo de trabajo totalmente funcional como, p.ej., DOXiS4 winCube, DOXiS4 SmartArchiver y DOXiS4 SmartOffice ofrecen al usuario la funcionalidad correspondiente mediante integración en las estructuras de menú de Microsoft. A la funcionalidad de DOXiS4 SmartArchiver se puede acceder dentro del Explorer de Windows a través del menú contextual (= botón derecho del ratón). DOXiS4 SmartOffice integra las funciones DOXiS4 en la estructura del menú de los programas de Office. Según la configuración y los derechos concedidos, con ambos módulos DOXiS4 se puede acceder a una selección de las opciones descritas a continuación, o a todas ellas, para el archivado en DOXiS4 Archivo y para la activación de procesos y procedimientos en DOXiS4 BPM. Además del acceso directo para el archivado, también se pueden seleccionar documentos mediante la utilización de reglas y archivarlos automáticamente en segundo plano. Con DOXiS4 SmartArchiver y DOXiS4 SmartOffice existen las siguientes funciones DOXiS disponibles en MS Office:
Archivado y recuperación de documentos:
Inicio de procesos con DOXiS4 BPM:
Archivado de correo electrónico para MS Outlook/Exchange
DOXiS4 eMail Center presenta amplias funciones para un procesamiento eficiente de mensajes de correo electrónico con MS Outlook/Exchange: la asignación, la respuesta, el archivado y la búsqueda constituyen los elementos centrales de una gestión amplia del ciclo de vida de la información para toda la correspondencia comercial electrónica. Además de una descarga directa del sistema de correo, DOXiS4 eMail Center garantiza que los mensajes de correo electrónico se clasifiquen de acuerdo con el contexto de procesos comerciales correspondiente y que se cumplan las exigencias legales en materia de conservación durante todo el ciclo de vida (Compliance).
DOXiS4 eMail Manager representa el eslabón de unión entre los servidores Microsoft Exchange y DOXiS4 Archivo. Para ello, DOXiS4 eMail Manager cuenta con las cuatro transacciones básicas siguientes:
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SharePoint Portal Server
SER realiza la integración de DOXiS4 en MS SharePoint como integración de portal sobre la base de WebParts que permiten acceder a las funcionalidades DOXiS4 - p.ej., para el acceso al archivo o para el procesamiento del flujo de trabajo - directamente en SharePoint Portal. De este modo, los usuarios de Sharepoint y DOXiS4 tienen un único punto de acceso. Asimismo, las funciones especiales - p.ej., para el archivado de mensajes de correo electrónico - se encargan de descargar la bandeja de documentos de Sharepoint y de asegurar la protección del almacenamiento. Esto se realiza de forma totalmente transparente para el usuario y se controla mediante reglas totalmente configurables.
Gracias a la amplia disponibilidad de funciones de la suite DOXiS4 iECM en Sharepoint Portal Server, la Gestión de Contenidos Empresariales integrada también está accesible para los usuarios de Sharepoint. Así, los usuarios se benefician, entre otras cosas, de las funciones disponibles de archivado seguro y que se puede consultar en toda la empresa, y de un sistema de almacenamiento económico y altamente eficiente y de amplias funcionalidades de flujo de trabajo. Mediante un punto de acceso único y una optimización de la descarga del sistema Sharepoint el trabajo diario se simplifica y se organiza de modo más eficiente.
La integración de DOXiS4 con Sharepoint Portal se implementa de forma específica en los proyectos. Para satisfacer los requerimientos concretos de los clientes, SER ha desarrollado, p. ej., un concepto para la gestión completa de los pedidos de una empresa distribuidora de muebles que utiliza Sharepoint Portal como base y que gestiona lo pedidos con funciones de flujo de trabajo DOXiS4.
Microsoft Dynamics NAV
La conexión mediante DOXiS4 Navision ofrece no sólo un amplio soporte para el archivado de los documentos, sino también la posibilidad de procesar documentos entrantes con el DOXiS4 Inbound Center. De esta forma, se puede realizar un verdadero Enterprise Content Management integrado con Navision, mediante la conexión con DOXiS4 y otros sistemas. DOXiS4 mismo interactúa a través de determinadas interfaces estándar tanto con la base de datos de Navision como con el Navision Application Server.
El archivo de documentos en Navision abarca tanto documentos entrantes como salientes. El conector DOXiS4 Navision sirve para todos los escenarios de archivo relevantes, es decir, tanto para el pre-archivo como el archivado posterior o de forma paralela. A través del DOXiS4 Archiv Service y la administración de los medios virtuales correspondiente, se realiza -de forma completamente transparente para Navision- la conexión con los sistemas de almacenamiento, el Caché Management para la optimización del rendimiento y la gestión de los plazos de conservación dentro del Retention Management.
El archivo y la búsqueda de documentos se ejecutan directamente desde la Navision GUI. Documentos, procesos y expedientes enlazados se pueden abrir de forma directa. También es posible utilizar todos los atributos de un objeto Navision para una búsqueda, p.ej. la presentación de todos los documentos de un cliente en una lista de resultados. Para la visualización de documentos, el DOXiS4 Viewer proporciona para Navision un gran número de formatos y funcionalidades de edición (marcadores, tampones, notas, firma digital, etc.).
Mediante la conexión de DOXiS4 InvoiceMaster con Navision, todos los valores capturados desde las facturas entrantes se compraran directamente con los datos básicos de la contabilidad financiera y con las informaciones disponibles de pedidos y albaranes. El conector DOXiS4 Navision ofrece las interfaces adicionales necesarios.
