SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
Motivación
La Gestión del Ciclo de Vida de la Información (Information Lifecycle Management) se ha convertido en un tema de destacada importancia para el archivado de datos digital. Hoy en día, nos enfrentamos con cada vez más grandes cantidades de datos digitales, una deficiente disponibilidad de toda esta información y un marco legal estricto para la protección y preservación de documentos y datos. Con ILM, las empresas se benefician por un lado de una eficiente y segura gestión de sus datos que se encuentran protegidos acorde con las exigencias impuestas por ley y, por otro lado, por una optimización de sus costes para el almacenamiento y la accesibilidad a la información.
Solución
DOXiS4 Information Lifecycle Management es un concepto de procesos y tecnologías con el que se puede gestionar de forma activa la información de una empresa según su valor en todo el ciclo de vida. Por medio de reglas que priorizan los documentos y los procesos comerciales y que tienen en cuenta las disposiciones legales y los aspectos relacionados con los costes, la información se guarda automáticamente y se mantienen en el medio de almacenamiento óptimo correspondiente.
Con ILM se pueden almacenar datos en distintos medios durante su ciclo de vida según su valor. El software ILM reconoce, mediante criterios y valores límite fijados previamente, cuándo se han de almacenar los datos y los transfiere, automáticamente y sin intervención del usuario, de forma gradual desde la memoria en disco a unas cintas más económicas o a medios magnético-ópticos más duraderos. Si se accede a los datos así almacenados en un momento posterior, el sistema activa automáticamente el medio adecuado.
Características del producto
En el marco de la gestión del ciclo de vida, DOXiS4 garantiza el archivado prolongado adecuado de cualquier tipo de documento estructurado o no estructurado, incluidos telefax, correo electrónico y datos COLD (Computer Output On Laserdisk) en distintos medios de almacenamiento durante un periodo de 10 años o más. Con DOXiS4 se pueden establecer y controlar plazos de conservación para datos y documentos archivados.
Con la solución de archivo de la suite DOXiS4 iECM los usuarios tienen a su disposición las tecnologías de almacenamiento de datos más diversas. El sistema basado en disco duro SER ArchiveStore se ha integrado recientemente para su utilización con DOXiS4 iECM. También soporta Content Addressed Storage (CAS) p.ej. EMC Centera y sistemas Totalstorage de IBM como el DR550. Asimismo, están disponibles los servidores de discos ópticos de SER con tecnología UDO (Ultra Density Optical), MO, PDD, la nueva generación de medios de ópticos de almacenamiento. Como sistema económico de copia de seguridad también son indicadas las cintas magnéticas AIT, que se utilizan en SER Tape Libraries. El medio de almacenamiento a utilizar depende de las exigencias específicas de la empresa y del budget.
El concepto de "Medios virtuales“ realizado en DOXiS4 Archiv permite alcanzar en todas las situaciones individuales del cliente un equilibrio óptimo entre exigencias de prestaciones y costes. Desde el punto de vista de la aplicación se recurre siempre a un medio "WORM virtual". La virtualización de las unidades de memoria viene determinada respectivamente por la capacidad de la unidad de memoria más pequeña utilizada. Si se utilizan, p.ej. medios MOD para los medios secundarios con 4,3 GB de capacidad cada uno, la memoria se divide también en un sistema RAID primario en unidades de 4,3 GB. La conversión al medio de memoria física correspondiente se realiza de forma transparente en segundo plano mediante DOXiS4 Virtual Storage Manager. Este software controla la división real de los "paquetes de datos" en los medios físicos.
El concepto de la virtualización hace que el archivado de datos sea independiente del medio de memoria realmente utilizado. Si el usuario se decide en el transcurso del tiempo por una nueva tecnología con mayor capacidad, los datos no han de migrarse de forma costosa del medio antiguo al nuevo, sino que se copian simplemente en el nuevo medio. No es necesario una revisión del índice. Mediante el "WORM virtual" se pueden implementar múltiples escenarios de almacenamiento y reserva. De este modo, los datos con una menor frecuencia de consulta pueden, p.ej. almacenarse en un medio más económico. Análogamente, se pueden implementar escenarios como el almacenamiento completo de la memoria primaria en una memoria secundaria o la implementación de una HSM (Hierarchical Storage Management) basada en medios.
La gestión de caché sirve para que los documentos individuales o expedientes archivados en memorias masivas para un archivado prolongado en el marco de la ILM se vuelvan a copiar cuando sea necesario en una memoria caché temporal rápida. Esto puede realizarse de forma automatizada, p.ej. cuando un paciente es ingresado por segunda vez en un hospital después de diez años. El registro de su número de paciente en el sistema de información del hospital activa la búsqueda de su Expediente de Paciente en el archivo permanente. Antes de arrancar la primera búsqueda, ya está de nuevo disponible en una memoria rápida.
La Gestión de conservación de la suite DOXiS4 iECM garantiza que los datos y los documentos archivados permanezcan en el archivo el tiempo exacto que exigen los plazos de conservación prescritos legalmente o las especificaciones internas de la empresa. Cuando se alcanza el final del ciclo de vida, pueden liberarse para su eliminación. Además, en cada inventario de datos y documentos del archivo DOXiS4 se incluye un "Repositorio de reglas de conservación" separado que sirve para gestionar los plazos de conservación.
