SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
A continuación vamos a explicar algunos conceptos fundamentales sobre los expedientes, unos conceptos que se utilizan en relación con DOXiS4 Gestión de registros.
Expediente
Un expediente es un objeto de almacenamiento autónomo y que gestiona de manera independiente a los documentos. Un expediente contiene referencias a otros expedientes y documentos. Los expedientes se pueden dotar de valores de atributos (valores de indexado) y se pueden aplicar los mismos operadores a los expedientes que a los documentos (crear, definir atributos, modificar, borrar, buscar expedientes, etc.).
Modelo de expediente
Todo expediente tiene un modelo de expediente como base. El modelo de expediente describe la estructura interna de distintos tipos de expediente (p.ej. expedientes personales, de cliente, inmoviliario, etc.) y sirve como patrón para la creación de nuevos expedientes. Los expedientes creados sobre la base de un modelo de expediente definido antes, se definen también como "instancias" del modelo correspondiente. El modelo de expediente define la forma en la que pueden crearse objetos en un expediente y sobre qué estructuras. Los modelos de expediente suelen representarse de forma jerárquica: en una estructura de árbol.
Registro
Un registro de un expediente suele denominarse carpeta. Los registros, al igual que los expedientes, pueden incluir atributos (p.ej. datos de contacto, dirección, etc.). En una jerarquía típica de tres niveles (Expediente -> Registro -> Documento) el registro incluye referencias a documento o a otros objetos, como, por ejemplo, URLs. Además, un registro pueden contener a su vez sub-registros (=sub-carpetas). De esta forma, dentro de los expedientes, se pueden definir estructuras de registro "a medida", con tantos niveles jerárquicos como se quiera.
Documentos y otros objetos de almacenamiento
Los documentos son los auténticos depósitos de la información contenida en los expedientes. En términos generales, dentro del concepto de "documento" habría que incluir, entre otras cosas: documentos digitalizados (p.ej. correo entrante), correos electrónicos, documentos Office, documentos Web. Se sumarían además objetos como, por ejemplo, URLs, anotaciones, procesos, informes, etc. Los objetos comerciales del cliente se pueden integrar también a través de una adecuada personalización. La complejidad de los modelos de expediente puede variar muchísimo. Algunos ejemplos, son los expedientes jurídicos o expedientes de amplios procesos de creación de proyectos o convocatorias.
El caso más sencillo de un modelo de expediente podría definirse "expediente de bolsillo", que no es sino una carpeta con un registro (fichero) para cualquier tipo de documento, sin más indicación del volumen o contenido y sin ninguna estructura.
Plan de almacenamiento
Con plan de almacenamiento (o plan de expediente) se hace referencia a un amplio conjunto de normas de almacenamiento para todos los expedientes de una organización. En aquellos casos en los que el trabajo con modelos de expediente no es suficiente y parece tener sentido una organización y procesamiento según un plan de almacenamiento, DOXiS4 Gestión de registros ofrece un soporte adecuado. Con él pueden aplicarse también varios planes de almacenamiento. La implantación del plan de almacenamiento no es totalmente necesaria para emprender una realización de expedientes electrónicos: es decir, pueden darse escenarios en los que se trabaje con distintos modelos de expediente sin que haya un almacenamiento según un plan de almacenamiento definido de antemano.
