Enterprise Content Management (ECM): tecnologías para la óptima disponibilidad de la información en todos los procesos de negocio
La asociación internacional AIIM (Association for Information and Image Management) ofrece una definición sencilla pero integral de lo que es ECM: “Enterprise Content Management is the strategies, methods and tools used to capture, manage, store, preserve, and deliver content and documents related to organizational processes. ECM tools and strategies allow management of an organization´s unstructured information, wherever that information exists.”
La concentración de Captura, Procesamiento de documentos entrantes, Archivo electrónico, Information-Lifecyle-Management, Gestión de Documentos, Workflow, Business Process Management y Knowledge Management permite obtener en la suma un considerable valor añadido frente a los elementos aislados y da respuesta a la necesidad imperativa de las empresas de hoy de ser más productivas y rentables.
Los componentes de ECM
- capture: preparación y conversión de los documentos en papel a formatos digitales (p. ej. Tif, pdf) para escenarios de escaneo locales y repartidos.
- extract: procesamiento del correo entrante con clasificación y extracción de datos automática, para la posterior asignación, distribución y edición de los documentos entrantes.
- manage: amplia gestión de Expedientes electrónicos y eficiente Business Process Management con funcionalidades DMS y Collaboration integradas, para el control de todos los procesos de negocio relacionados con documentos
- store: archivado de alto rendimiento, seguro contra revisión y según las normas legales vigentes compatible con las distintas tecnologías de almacenamiento del mercado y basado en un concepto de medios virtuales, como fundamento de un completo Information Lifecycle Management.
- deliver: procesamiento y archivado masivo de documentos, listados y flujos de datos creados por diferentes sistemas y aplicaciones a través de COLD (Computer Output on LaserDisk).
- integrate: perfecta integración con la mayoría de los sistemas ERP, Aplicaciones de Gestión, Groupware, BI y CRM del mercado, con APIs abiertos para cualquier integración y con conectores LDAP para la sincronización con los directorios LDAP.
- retrieve: recuperación inteligente de la información gracias a amplias funciones de búsqueda de texto completo asociativa y tolerante a erratas
