Su estrategia contra la avalancha de la información: aprovechar más informaciones de forma más eficiente
Los expertos estiman que un 80% de los datos que se generan y gestionan en la empresa hoy en día son informaciones no estructuradas. ECM se ocupa justamente de estos datos para garantizar el eficiente uso de todas las informaciones y documentos en toda la empresa.
Está demostrado que el acceso rápido y sencillo a la información permite ahorrar hasta un 30% del tiempo. La automatización de procesos y la transferencia integrada de información entre sistemas existentes aumenta además de forma considerable la productividad. Los procesos automatizados aseguran mayor calidad y el cumplimiento de los estándares y normativas regulativas y legales. Lo que muchos no saben: cada tres años se duplica la cantidad de datos en una empresa, ¡también en la suya!
El beneficio de ECM a nivel de organización, rentabilidad y tecnología
- Acceso directo y eficiente a la información
Un tercio del tiempo de trabajo en la oficina se emplea en buscar alguna información. La tradicional búsqueda y preparación de la información reduce notablemente nuestra eficacia y rentabilidad a costa de una pérdida de competitividad. Para aumentar la productividad es importante que la información precisa esté disponible en el momento justo, en el contexto idóneo y con los costes adecuados, y que se pueda integrar en los procesos empresariales de acuerdo a las necesidades. Por ello, la integración de las distintas fuentes de información desempeña un papel fundamental para evitar incoherencias en los datos almacenados y para garantizar la plena disponibilidad de la información en todo el sistema.
- Conservar datos, informaciones y documentos de forma segura y legal
La función de ECM siempre ha consistido en asegurar, preparar y gestionar la información con mayor rapidez y eficiencia. Hoy además nos enfrentamos con normativas regulatorias como Basel II o SOX, firma digital y requerimientos del Compliance Management. Esto significa que a la necesidad empresarial se añade ahora la exigencia legal.
Gracias a la digitalización de los documentos en papel, el almacenamiento unificado de los datos en repositorios centrales y el almacenamiento de la información según su valor durante todo su ciclo vital se pueden reducir notablemente los costes ligados a la conservación exigida por ley.
- Reducir costes gracias a la optimización y automatización de procesos
Los motivos estratégicos para la introducción de BPM y Workflow son la clara reducción de los tiempos de reacción y respuesta, así como el aumento de la flexibilidad de la empresa para conseguir un mejor Time-to-Market. Desde el punto de vista económico, BPM aporta mayor eficacia y rentabilidad, apoya el crecimiento y mejora el grado de aprovechamiento de los recursos.
- Mayor conformidad y continuidad en los procesos de negocio
En muchos procesos de negocio se producen notables "vacíos" porque la información relevante no está disponible allí donde se necesita. Asimismo falta continuidad en muchos procesos electrónicos. Uno de los ejemplos más evidentes en una empresa es la recepción de documentos. Donde entran documentos en forma de correo postal, fax o correo electrónico, se pueden causar retrasos significativos en la tramitación y respuesta si no hay procesos electrónicos automatizados. Cerrar estos "vacíos" y automatizar las tareas claves para reducir pasos y mejorar procesos entre departamentos y delegaciones conducirá a un claro aumento de la productividad y a una notable reducción de costes.
- Menos coste y trabajo de programación gracias a la integración
La suite DOXiS4 iECM garantiza a través de sus conectores una óptima integración de los distintos componentes de la suite a nivel funcional, organizativo y económico. Esto supone un considerable ahorro en tiempo y dinero frente a soluciones que requieren la implementación, la configuración y el mantenimiento de interfaces y aplicaciones de distintos fabricantes.
- Reducir costes operativos
La función clave del ECM es la consolidación del Information Management. El objetivo central consiste en optimizar las infraestructuras en cuestión de costes y recursos. De esta forma se pueden evitar excesos de capacidad y reducir gastos de implementación y mantenimiento.
- Consolidar la gestión de datos
La consolidación de la base de datos con formatos y repositorios unificados es otra cara más de la consolidación con la que se reducen costes, se garantiza la consistencia de los datos y se optimiza la disponibilidad de la información dentro de los procesos de negocio. Las consolidaciones no sólo repercutan positivamente en las mismas aplicaciones, sino también en los costes para servidores y sistemas de almacenamiento.
- Consolidar las aplicaciones operativas
La consolidación de las aplicaciones reduce los gastos administrativos, aumenta la productividad de los trabajadores y recorta gastos en los procesos empresariales. Especialmente la continuidad de los componentes de la suite DOXiS4 iECM así como la posibilidad de integración de sus funciones en los sistemas productivos existentes (ERP, CRM, etc.) reducen la complejidad para el usuario. Se ve además beneficiado de un aumento de eficiencia en su trabajo y una minimización de los costes de formación para aprender el manejo de nuevas funcionalidades.
