SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
El potencial decisivo para que las empresas de logística puedan diferenciarse con éxito en la competencia reside en el TI. No sólo incluye sistemas para el seguimiento de envíos, el procesamiento en línea de pedidos o la transmisión electrónica de facturas. Las tecnologías clave para una gestión, distribución y recogida centralizada de la información en los departamentos administrativos son sistemas de gestión de contenidos empresariales con gestión dinámica de expedientes y un procesamiento integrado y automatizado de documentos entrantes.
Hoy en día ya no puede concebirse una empresa logística sin una infraestructura TI inteligente. Las empresas que supieron dar a tiempo importancia estratégica a la tecnología de la información muestran y se distinguen por un desarrollo en cuestión de ingresos superior a la media. Sólo el 15 por cien de los costes de una empresa logística responden al transporte de bienes de A a B propiamente dicho. Los costes reales y con ello también los principales potenciales de ahorro descansan en otras áreas. Aquí es donde la implantación inteligente de logística de la información podría ayudar a reducir costes y procesos.
Borrar las desventajas del procesamiento de expedientes en papel
Transparencia y celeridad son factores clave de éxito en la logística. Los clientes esperan información en todo momento sobre el estado de sus pedidos y la ubicación de sus bienes. Esto exige una organización precisa en la trastienda, imposible hoy en día sin una gestión integrada e inteligente de contenidos empresariales. Las debilidades de los antiguos expedientes basados en papel son evidentes: los empleados no tienen ningún acceso inmediato al conjunto de expedientes y tampoco ninguna posibilidad de búsqueda directa. Cuando son necesarios, hay que solicitar y suministrar de forma extra los expedientes. Si los expedientes necesarios están en ese momento en manos de otro empleado no pueden evitarse los tiempos de espera porque varios empleados no pueden acceder al mismo tiempo a un expediente en papel. También hay molestias ligadas a las vías de transporte y procesamiento. Suele ser difícil dar con la ubicación de los expedientes si éstos son transferidos de un trabajador a otro sin que la oficina encargada de su administración tenga conocimiento de ello.
Gestión dinámica de expedientes en el sector logístico
Las empresas de logística logran superar las desventajas de un procesamiento de expedientes basado en papel gracias a la implantación de sistemas de gestión integrada de contenidos empresariales como la suite DOXiS4 iECM de SER que digitaliza el flujo documental a lo largo de la cadena de suministro, desde la entrada de correo, pasando por el procesamiento de documentos y gestión de expedientes hasta el archivado protegido para revisión. Los expedientes electrónicos son un medio de trabajo centralizado a disposición de los empleados. Documentos como cartas de porte aéreo, resguardos de entrega, documentos de aduana o talones de entrega se asignan a expedientes de cliente o de pedidos para que el empleado del departamento o los colaboradores de ventas no deban buscar en el archivo los documentos por separados sino que tengan a su disposición todos los objetos de información unidos en un expediente. Los modelos y planes electrónicos de expediente garantizan una estructura de almacenamiento clara y una correcta asignación de los nuevos documentos.
Las empresas de logística consiguen un enorme ahorro de tiempo por la implantación adicional de sistemas automatizados para el procesamiento de documentos entrantes como el DOXiS4 Inbound Center de SER. El InboundMaster analiza automáticamente los nuevos documentos entrantes y los clasifica y asigna a los expedientes adecuados. De esta forma pueden leerse datos relevantes a partir de documentos estructurados y no estructurados y pueden transmitirse a sistemas productivos encargados de su procesamiento posterior. Así, los expedientes y sistemas productivos están siempre al día. Los empleados autorizados consiguen una posibilidad de acceso y consulta centralizada a todos los documentos y expedientes necesarios. En pocos segundos tienen disponible en su pantalla toda la información. Desaparecen, por fin, las tediosas búsquedas de expedientes. De esta forma aumenta la capacidad de respuesta de los empleados en las consultas telefónicas, al poder acceder de forma inmediata a toda la información necesaria. El trabajo en equipo también ha dejado de ser un problema, porque varios trabajadores pueden consultar de forma simultánea un mismo expediente.
GL Kayser automatiza el procesamiento de las facturas de expediciones
Las empresas de logística han logrado un enorme potencial para la reducción de costes a través del procesamiento de sus facturas de expediciones. G.L. Kayser GmbH & Co. KG, número uno entre las empresas logísticas de la región del Rin-Meno, ya cuenta con expreiencias muy positivas con la solución TI inteligente DOXiS InvoiceMaster. Con la implantación del software de SER pudo simplificar significativamente la creación de este tipo de facturas. Gracias a esta solución especial para la extracción de datos, la empresa de logística puede crear y archivar de forma digital en tan solo cuatro horas toda la entrada documental diaria de sus cerca de 500 facturas, enviadas por más de 280 agencias de transporte de toda Europa. Antes se ocupaban de ello unos 25 trabajadores de la empresa (que tiene ya 200 años de antigüedad), encargados de seleccionar y procesar los documentos. Hoy en día éstos se digitalizan en pocos segundos, se clasifican por remitente, dirección o número de cliente y se transmiten al empleado adecuado. De esta forma se mejora también notablemente el flujo de trabajo. Al mismo tiempo, las facturas se almacenan automáticamente en el software de contabilidad financiera y en las aplicaciones expedicionarias prescritas de forma legal. Si antes los disquetes de mercancías debían ir en el camión, hoy en día, las empresas intercambian un flujo documental cada vez más automatizado. Esto no sólo ha permitido reducir el tiempo de procesamiento manual en casi un 40 por cien, también ha permitido mejorar el rendimiento del personal y optimizar los procesos de comprobación de facturas. Además, los resguardos se destruyen después de la digitalización, reduciendo claramente el tamaño del archivo en papel.
