SER ist Hersteller und größtes unabhängiges deutsches Systemhaus von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Damit steht der Name SER heute für mehr als nur elektronische Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management.
La infraestructura TI es la arteria vital de cada empresa, y de gran relevancia también en un gran consorcio de la construcción como la BAUHOLDING STRABAG Gruppe, que forma parte de las 10 empresas más grandes del sector en Europa. STRABAG, la marca operativa de la BAUHOLDING, opera en todos los ámbitos de la industria de la construcción y actúa a nivel mundial. Cerca de 33.000 empleados en más de 500 centros consiguieron en el 2003 obras por valor de alrededor de 5,6 mil millones de euros. STRABAG une competencia experta, Know-how orientado hacia el futuro y una infraestructura TI interna excelente para poder satisfacer los deseos más extravagantes de sus clientes de forma segura, económica, rápida y flexible.
El corazón de la infraestructura TI implementada a nivel de Europa es la solución de archivo DOXiS iECM de SER que se integra perfectamente en la aplicación comercial-administrativa específica de desarrollo propio de la empresa constructora. El objetivo central es el archivado de los ficheros Spool de la aplicación propia y el archivo de facturas entrantes, libros contables, expedientes de maquinaria y contratos. Desde 1.994 se han archivado electrónicamente alrededor de 34 millones de documentos. El enorme y costoso archivo de papel de antaño ya forma definitivamente parte del pasado.
La solución de SER: Complemento idóneo de la aplicación específica propia
El amplio parque de maquinaria y herramientas de la STRABAG está gestionado por una empresa de servicios propia, la BMTI Baumaschinen Technik International GmbH.
También la Gestión de Expedientes de Maquinaria forma parte de Archiv Management, debido a la distribución regional. En los Expedientes de Maquinaria se reúnen todos los documentos relevantes de un bien inmovilizado. A través del ID de Inventario asignado en Contabilidad, el responsable de la BMTI escanea los documentos necesarios, como p.ej. la petición de maquinaria, los documentos de la adquisición o los diferentes contratos. “un máquina de obras no tiene un lugar de actuación fijo. Hoy se utiliza en la ciudad X, mañana en la obra Y”, explica Alfred Altersberger, Gerente de INFOSYS. En un caso de avería es posible consultar los documentos necesarios, independientemente de la ubicación actual de la máquina. Todos los datos archivados como derechos de garantía, intervalos de reparación, incidencias repetidas, etc. se pueden consultar con un solo clic. Las ventajas son indiscutibles también en casos de siniestro y reclamaciones a la compañía de seguros. “Ya no se guardan los papeles en archivadores, si no se escanean y clasifican automáticamente según cada caso”.
La perfecta integración con la aplicación propia de STRABAG hace posible buscar y visualizar un documento original directamente desde el entorno del host, en el cual se procede también a la verificación del usuario. Mediante un clic, se activa el DOXiS iECM Archiv-Client. El empleado autorizado puede consultar rápidamente y en cada momento los documentos originales que necesita para su tarea. “Hemos acabado definitivamente con las búsquedas improductivas y la petición de documentos desde la central. Con ello, hemos conseguido mejorar considerablemente nuestra productividad y rentabilidad en todos los trámites y procesos. Además, con tantos documentos de papel como en nuestro caso, necesitaríamos un enorme espacio destinado exclusivamente al almacenamiento de archivadores, con lo horrendos costes que esto supone. En pocas palabras: la solución de SER es para nuestro sistema el complemento idóneo.” Así resume Alfons Marschnig, Responsable del Centro de Cálculo las principales ventajas del sistema.
